كيفية تحويل ملفات Word وExcel وPowerPoint إلى PDF

عليك إرسال تقرير أو عرض سعر أو جدول أو عرض تقديمي، وتريد أن يراه المستلم كما هو. فملفات Office قد تبدو مختلفة على حواسيب مختلفة — بسبب الخطوط وفروق الإصدارات وإعدادات الصفحة. وPDF يزيل هذا الالتباس، لكن ثمة نقاطاً ينبغي الانتباه إليها في التحويل.

لماذا يلزم التحويل إلى PDF

ضمانة المظهر. فقد يبدو مستند Word مختلفاً بحسب الخطوط المتوفرة على حاسوب المستلم وإصدار Word لديه وإعداداته. وقد تنزاح فواصل الصفحات وتختل الجداول. وPDF يثبّت المستند كما هو.

تعذّر التحرير. فإن كان يجب ألا يستطيع المستلم تغيير الأرقام في عرض سعرك فـ PDF هي الصيغة الصحيحة.

إمكان الفتح في كل مكان. فقد لا يكون لدى المستلم ترخيص Office. وPDF يُفتح على كل جهاز وكل نظام تشغيل.

المسارات الرسمية. فالمؤسسات والطلبات الرسمية تطلب PDF عادةً.

الأرشفة. فصيغ ملفات Office تتأثر بتغيّر الإصدارات؛ أما PDF (وخصوصاً PDF/A) فمصمم للحفظ الطويل الأمد.

الخطوة 1: هيّئ المستند المصدر للتحويل

هذه الخطوة مفتاح ألا تُفاجأ بعد التحويل. فـالمحوّل يتبع إعدادات المستند المصدر — ومن ثم ينبغي إجراء التصحيحات في المصدر.

لمستندات Word

اختيار الخط. فإن لم يكن الخط الذي استخدمته في المستند موجوداً في بيئة التحويل، جرى التراجع إلى أقرب بديل وانزاح التخطيط. وللحدّ من المخاطرة:

• استخدم خطوطاً شائعة: Arial، وTimes New Roman، وCalibri، وVerdana.
• وإن كنت تستخدم خطاً خاصاً ففعّل خيار «تضمين الخطوط في الملف» من ملف > خيارات > حفظ في Word.

افحص فواصل الصفحات. انظر في معاينة الطباعة كيف يُقسَّم المستند. فانقسام جدول من منتصفه أو بقاء عنوان في أسفل الصفحة ينعكس كما هو على PDF.

حدّث جدول المحتويات. فجدول المحتويات التلقائي القديم يحمل أرقام صفحات خاطئة.

نظّف التعليقات والتغييرات المتعقَّبة. فقد تنتقل إلى PDF في التحويل. اقبلها أو ارفضها قبل الإرسال.

لملفات Excel

Excel أكثر الصيغ إثارةً للمفاجآت لأن جدول البيانات لا يملك بطبيعته مفهوم «الصفحة».

اضبط ما يلي في Excel قبل التحويل:

منطقة الطباعة. إن أردت نطاقاً محدداً فقط فعرّفه من تخطيط الصفحة > منطقة الطباعة. وإلا فقد تُدرَج الخلايا الفارغة أيضاً.

الاتجاه. اختر الأفقي (landscape) للجداول العريضة.

التحجيم. فخيار «ملاءمة كل الأعمدة في صفحة واحدة» يمنع اقتطاع الجدول من الجانب. لكن التصغير المفرط قد يعطي نتيجة غير مقروءة؛ فافحص نسبة التحجيم.

تكرار العناوين. إن أردت تكرار صف العنوان في كل صفحة من جدول متعدد الصفحات فاضبط ذلك من تخطيط الصفحة > عناوين الطباعة.

خطوط الشبكة. لا تُطبع افتراضياً. فعّلها من تخطيط الصفحة إن أردتها.

انظر كم صفحة ستخرج. فمعاينة الطباعة تبيّن كم صفحة سيكون ملف PDF. فإن كنت تتوقع 200 صفحة فعلى الأرجح يلزمك تصحيح الإعدادات.

لعروض PowerPoint

تضيع الحركات. فـ PDF صيغة ساكنة. والنقاط التي تظهر تباعاً بالحركة تظهر كلها دفعة واحدة في PDF.

وإن أردت عرض التقديم خطوة خطوة فعليك جعل كل خطوة شريحة منفصلة — استنساخ الشرائح بدل الحركة.

تضيع مؤثرات الانتقال والصوت والفيديو.

ملاحظات المتحدث. إن أردت إدراجها فعليك استخدام خيار التصدير بتخطيط «صفحة الملاحظات». فالتحويل القياسي يأخذ الشرائح فقط.

الشرائح المخفية. فقد تُدرَج الشرائح التي أخفيتها في العرض ضمن التحويل. افحص ذلك.

الخطوة 2: نفّذ التحويل

افتح أداة التحويل من Office إلى PDF وارفع ملفك.

وكبديل، توجد في برامج Office خاصية «حفظ كـ PDF» الخاصة بها، وهي تحقق أعلى وفاء عادةً لأن لها وصولاً مباشراً إلى الملف المصدر. لكن إن لم يكن لديك ترخيص Office أو كنت على حاسوب آخر فالتحويل عبر الإنترنت بديل عملي.

الخطوة 3: افحص المخرجات

افتح الملف بعد التحويل وانظر فيه حتماً. وقائمة الفحص:

الخطوط. هل يبدو المستند كما في حالته المصدر؟ وهل الحروف الخاصة صحيحة؟

عدد الصفحات. هل هو كما توقعت؟ فالزيادة غير المتوقعة تدل على أن تبدّل الخط أزاح نهايات الأسطر.

سلامة الجداول. هل قُسّمت الجداول تقسيماً سليماً عند فواصل الصفحات، وهل الأعمدة محاذاة؟

الصور. هل مواضعها صحيحة، وهل جودتها كافية؟ فإن كان إعداد «ضغط الصور» مفعّلاً في Word فقد تكون الدقة قد انخفضت.

الروابط. انقر بضعة روابط تشعبية وتأكد أنها تعمل. واختبر روابط جدول المحتويات أيضاً.

الاقتطاع في Excel. هل اقتُطع الجانب الأيمن من الجدول؟ وهل عناوين الأعمدة موجودة في كل صفحة؟

التجاوز في PowerPoint. هل يوجد اقتطاع عند حواف الشرائح؟

المشكلات الشائعة وحلولها

| المشكلة | السبب | الحل | |---|---|---| | تبدّل الخط | لم يُعثر على الخط | استخدم خطاً شائعاً أو ضمّنه | | ازداد عدد الصفحات | انزاحت نهايات الأسطر | حلّ مشكلة الخط | | اقتُطع Excel من الجانب | إعداد التحجيم | اختر «الملاءمة في صفحة واحدة» | | Excel بمئات الصفحات | منطقة الطباعة غير معرّفة | عرّف المنطقة | | كل النقاط ظاهرة في العرض | ضاعت الحركة | اجعل كل خطوة شريحة منفصلة | | صور ضبابية | إعداد الضغط | أغلق ضغط الصور في Word | | حروف تالفة | دعم الخط | استخدم خطاً يدعم لغتك | | التعليقات ظاهرة في PDF | لم تُنظَّف | اقبلها/احذفها في المصدر |

خطوات إضافية بعد التحويل

عمليات ينبغي التفكير فيها قبل إرسال المستند:

تنظيف البيانات الوصفية. فمستندات Office تحمل اسم المؤلف واسم المؤسسة وتاريخ التحرير، وتنتقل هذه إلى PDF. فإن كنت ترسل مستنداً سرّياً فنظّفها بأداة تحرير البيانات الوصفية.

الضغط. فالمستندات كثيرة الصور قد تنتج ملف PDF كبيراً. وأداة الضغط تسهّل الإرسال بالبريد الإلكتروني.

الحماية بكلمة مرور. إن كان سيُقيَّد فتح المستند أو تحريره فاستخدم أداة التشفير.

التسطيح. إن وُجدت حقول نماذج في المستند وسترسله بحالته المعبّأة فسطّحه.

التحويل إلى PDF/A. إن لزمت الأرشفة الطويلة الأمد.

الدمج. يمكنك دمج تقرير Word ومرفق Excel وعرض PowerPoint في ملف واحد.

متى لا ينبغي التحويل إلى PDF

إذا كان المستلم سيحرّر. فإن كنت ترسل مستنداً للعمل عليه معاً فأرسله بصيغة Office. فإعادة PDF إلى حالة قابلة للتحرير مرهقة ومع فقد.

إذا وجب أن تبقى الحسابات حية. فصيغ ملف Excel لا تعمل في PDF؛ ولا تظهر إلا قيم النتائج.

إذا كنت ستقدّم العرض بنفسك. فالحركات والانتقالات تضيع في PDF. فإن كنت ستقدّم العرض بنفسك فاستخدم ملف PowerPoint؛ وأنتج PDF للتوزيع على المشاركين.

في الجداول الضخمة جداً. فجدول Excel من 50 عموداً يكون في PDF إما صغيراً لدرجة تمنع القراءة وإما ممتداً على عشرات الصفحات. وملف Excel أنفع في هذه الحالة.

الخلاصة

مفتاح النجاح في التحويل من Office إلى PDF هو إجراء التصحيحات في المستند المصدر — فالمحوّل يتبع إعدادات المصدر. استخدم خطوطاً شائعة في Word أو ضمّنها؛ واضبط في Excel منطقة الطباعة والاتجاه والتحجيم؛ واجعل كل خطوة شريحة منفصلة في PowerPoint مع علمك بأن الحركات ستضيع. وافحص بعد التحويل الخطوط وعدد الصفحات وسلامة الجداول والروابط. وقبل الإرسال قيّم ما إذا كانت تلزم خطوات إضافية مثل تنظيف البيانات الوصفية أو الضغط أو التشفير.