منطق الخطوط والصفحات في التحويل من Office إلى PDF

حين تحوّل مستند Word إلى PDF قد يتغير عدد الصفحات، وتنزاح الجداول، وتبدو الخطوط مختلفة. وهذه ليست أخطاءً عشوائية؛ بل نتائج طبيعية للانتقال بين نموذجَي مستندات مختلفين. نشرح في هذا المقال هذين النموذجين وما الذي يتغير ولماذا في التحويل.

نموذجان مختلفان للمستندات

نموذج المستند المتدفق (flow document): وهو طريقة عمل Word. فالمستند تدفق مؤلف من نص وكائنات. ويُحسَب تخطيط الصفحات في زمن التشغيل: إذ تُوزَّع الكلمات على الأسطر، والأسطر على الصفحات، ما دام التدفق مستمراً. فحين تضيف كلمة يُعاد تدفق كل شيء.

نموذج التخطيط الثابت (fixed layout): وهو طريقة عمل PDF. فكل صفحة بأبعاد ثابتة وكل عنصر موضوع في إحداثيات محددة. ويُجرى الحساب مرة واحدة وتُجمَّد النتيجة.

والتحويل انتقال من النموذج الأول إلى الثاني: يُحسَب التدفق مرة واحدة وتُثبَّت النتيجة.

وميزته الكبرى أن المستند يبدو واحداً في كل مكان. وثمنه أن ذلك الحساب يجري وفق الظروف القائمة لحظة التحويل.

مقاييس الخطوط: منشأ الانزياح

كيفية تقسيم النص إلى أسطر متوقفة على عرض الحروف. ويحمل كل خط معلومات مقاييسه الخاصة: كم يشغل كل محرف، والمسافات بين الحروف، وارتفاع السطر.

وحين يفتح Word مستنداً يحسب كسر الأسطر باستخدام هذه المقاييس. فإن لم يكن الخط المستخدم في المستند موجوداً في النظام اختار Word أقرب بديل — ومقاييس البديل مختلفة.

وسلسلة النتائج:

1. تتغير عروض الحروف.
2. تنزاح نقاط كسر الأسطر.
3. تشغل الفقرات عدداً مختلفاً من الأسطر.
4. تنزاح فواصل الصفحات.
5. يتغير عدد الصفحات.

وزيادة صفحة، أو انقسام جدول إلى نصفين، أو بقاء عنوان وحيداً في أسفل الصفحة — كل ذلك نتيجة هذه السلسلة.

مثال: في تقرير من 40 صفحة، إذا استُخدم Arial بدل Calibri فقد يصير المستند 43 صفحة بسبب حروف Arial الأعرض، ويُقسَّم كل جدول في موضع مختلف عن سابقه.

تضمين الخطوط

حلّ هذه المشكلة هو التضمين: أي نسخ بيانات رسم حروف الخط إلى داخل المستند.

وPDF يفعل ذلك افتراضياً. فهذا سبب وجود الصيغة — إذ تحمل في الملف الخطوط المستخدمة لضمان ظهور المستند على الصورة نفسها في كل مكان.

أما التضمين في Word فاختياري ويأتي مغلقاً افتراضياً لأنه يزيد حجم الملف. ويوجد خيار «تضمين الخطوط في الملف» في ملف > خيارات > حفظ.

وله خياران فرعيان:

• تضمين المحارف المستخدمة فقط: فيبقى الملف صغيراً لكن تنشأ مشكلة إن حرّرت المستند وأضفت محارف جديدة.
• تضمين كل المحارف: فيكبر الملف لكنه آمن تماماً.

قيد الترخيص: بعض الخطوط التجارية لا تسمح بالتضمين. فثمة علَم أذونات في ملف الخط تلتزم به البرامج. فإن كنت تستخدم خطاً كهذا فشل التضمين وجرى التراجع إلى بديل.

تضمين المجموعة الجزئية في PDF

تضمّن ملفات PDF عادةً المحارف الواردة في المستند فقط لا الخط كاملاً. ويُسمى ذلك «تضمين المجموعة الجزئية (subset)».

وميزته حجم الملف: فبينما تشغل عائلة خط كاملة عدة ميجابايتات، قد تكون المجموعة الجزئية بضع مئات الكيلوبايتات.

وأثره الجانبي: حين تحاول تحرير ملف PDF لاحقاً لا تستطيع كتابة حرف لم يرد في المستند — إذ لا توجد بيانات رسم ذلك الحرف في الملف.

Excel: صيغة بلا مفهوم للصفحة

Excel أكثر الصيغ إثارةً للمفاجآت وسبب ذلك بنيوي: فورقة العمل لا تملك مفهوماً طبيعياً للصفحة.

فهي نظرياً شبكة بعرض وارتفاع بلا حدود. ولا تنشأ فكرة «الصفحة» إلا بإعدادات الطباعة:

| الإعداد | أثره | |---|---| | منطقة الطباعة | أي نطاق خلايا سيُدرَج | | الاتجاه | عمودي / أفقي | | التحجيم | نسبة مئوية أو «الملاءمة في كذا صفحة» | | الهوامش | المساحة القابلة للاستخدام | | فواصل الصفحات | نقاط تقسيم مضافة يدوياً | | عناوين الطباعة | الصف/العمود الذي سيتكرر في كل صفحة |

ويستخدم التحويل إلى PDF هذه الإعدادات. فإن لم تكن معرّفة طبّق Excel قيمه الافتراضية والنتيجة ليست المطلوبة عادةً.

المشكلات الكلاسيكية:

مئات الصفحات الفارغة. فإن أُدخل محرف مسافة في خلية بالخطأ عدّ Excel تلك الخلية «مستخدمة» وامتدت منطقة الطباعة إليها. والنتيجة: عشرات الصفحات الفارغة. والحل: تعريف منطقة الطباعة صراحةً.

الاقتطاع من الجانب. فإن لم يدخل الجدول في عرض الصفحة قسّم Excel الأعمدة ووضع الباقي في الصفحات التالية. فتخرج مخرجات غير مقروءة. والحل: تحجيم «ملاءمة كل الأعمدة في صفحة واحدة».

نص صغير غير مقروء. فالتحجيم المفرط يجعل النص غير مقروء. افحص نسبة التحجيم؛ فالقيم دون 50% إشكالية عادةً.

عناوين ضائعة. ففي جدول متعدد الصفحات لا تظهر عناوين الأعمدة ابتداءً من الصفحة الثانية. والحل: تخطيط الصفحة > عناوين الطباعة.

والنقطة الحاسمة: لا شيء من هذه المشكلات ذنب المحوّل. فالمحوّل يتبع إعدادات الطباعة في Excel. وينبغي إجراء التصحيح في المصدر.

PowerPoint: ضياع المحور الزمني

العرض التقديمي سلسلة حالات تتغير عبر الزمن: فالنقاط تظهر تباعاً، والكائنات تتحرك، والشرائح تتبدل بمؤثرات انتقال.

ولا يوجد محور زمني في نموذج محتوى PDF. فكل صفحة تعرّف مظهراً ثابتاً واحداً.

فيرسم المحوّل الحالة النهائية للشريحة — أي بعد اكتمال كل الحركات — كصفحة واحدة.

والنتائج:

| خاصية PowerPoint | في PDF | |---|---| | حركة الكائنات | تُعرَض الحالة النهائية | | انتقال الشرائح | يضيع | | الفيديو المضمّن | إطار ساكن أو مساحة فارغة | | الصوت | يضيع | | الأزرار التفاعلية | تضيع عادةً | | الروابط التشعبية | تُصان عادةً | | ملاحظات المتحدث | يلزم تخطيط خاص |

النتيجة العملية: النقاط التي تظهر تباعاً بالحركة تظهر كلها دفعة واحدة في PDF. فإن أردت عرضاً خطوة خطوة فعليك إعداد كل خطوة كشريحة منفصلة — استنساخ الشرائح بدل الحركة.

وهذه ممارسة شائعة في توزيع العروض: فيكون ملف العرض بالحركات، وتُعدّ نسخة PDF بشرائح خطوة خطوة.

ما يُصان وما يضيع

البنى التي يمكن نقلها والتي لا يمكن نقلها في التحويل:

ما يُصان:

• النص (كنص حقيقي، قابل للتحديد والبحث)
• الرسوم المتجهية (الأشكال، والخطوط، وSmartArt)
• الصور
• الجداول (بصرياً)
• الروابط التشعبية (في معظم المحوّلات)
• الروابط الداخلية وجدول المحتويات
• الإشارات المرجعية (يمكن إنتاجها من بنية العناوين)
• مقاس الصفحة واتجاهها
• البيانات الوصفية (المؤلف، العنوان)

ما يضيع:

• الصيغ (لا تبقى في Excel إلا النتائج)
• الحركات والانتقالات
• الصوت والفيديو
• وحدات الماكرو
• منطق التغييرات المتعقَّبة (قد يُنقل بصرياً)
• روابط البيانات الحية
• منطق التنسيق الشرطي (تبقى النتيجة البصرية)

ما قد يتغير:

• عدد الصفحات (بانزياح الخطوط)
• دقة الصور (بحسب إعداد الضغط)
• قيم الألوان (بتحويل فضاء الألوان)

PDF الموسوم وإتاحة الوصول

تستطيع إصدارات Office الحديثة إنشاء PDF موسوم (tagged) عند إنتاج الملف. وهذا يضيف المعلومات البنيوية للمستند — العناوين، والفقرات، والقوائم، وخلايا الجداول، وترتيب القراءة — إلى ملف PDF.

الفوائد:

• تقرأ قارئات الشاشة المستند بالترتيب الصحيح والبنية الصحيحة.
• يصير استخراج النص وإعادة تدفقه أوثق.
• يتحقق الالتزام بمعايير إتاحة الوصول.

وهذا التزام عادةً على المؤسسات العامة والشركات الكبرى. فتأكد عند الحفظ كـ PDF في Word من أن خيار «وسوم بنية المستند» مفعّل.

واستخدام أنماط عناوين حقيقية في المستند المصدر (عنوان 1، وعنوان 2) يحدد مباشرةً جودة هذه البنية. فجعل النص كبيراً وعريضاً فحسب لا ينشئ عنواناً بنيوياً.

معالجة الصور

تتأثر الصور في مستندات Office بإعدادات الضغط عند نقلها إلى PDF.

فإعداد «ضغط الصور» في Word قد يخفض الصور إلى دقة معينة عند حفظ المستند. والإعداد الافتراضي 220 نقطة/بوصة عادةً وهو كافٍ لمعظم الاستخدامات؛ لكن إن كنت ستجري طباعة عالية الجودة فعليك إغلاق هذا الضغط.

ويوجد خيار «عدم ضغط الصور في الملف» في ملف > خيارات > خيارات متقدمة > حجم الصورة وجودتها.

الخلاصة

التحويل من Office إلى PDF انتقال من نموذج المستند المتدفق إلى نموذج الصفحة الثابتة: إذ يُحسَب تخطيط الصفحات مرة واحدة ويُجمَّد. ولأن الحساب متوقف على الخطوط المتاحة لحظة التحويل، فحين لا يُعثر على الخط تتغير عروض الحروف وينزاح كل شيء من نهايات الأسطر إلى عدد الصفحات — والحل استخدام خطوط شائعة أو تضمينها. ولا يوجد مفهوم الصفحة في Excel إلا بإعدادات الطباعة، ومن ثم فمصدر مشكلات المخرجات هو إعدادات الملف المصدر دائماً تقريباً. ويضيع المحور الزمني في PowerPoint وتُثبَّت الحركات بحالاتها النهائية. وتحضير المستند المصدر مع معرفة هذه الحدود يزيل معظم مفاجآت ما بعد التحويل.