لماذا يهم تضمين الخطوط عند التحويل من Word إلى PDF؟

الملف نفسه بمظهرين مختلفين

تُعدّ مستندًا بعناية، وتحاذي العناوين، وتُجلس الجدول في الصفحة تمامًا. ثم ترسل الملف فتصلك من الطرف الآخر لقطة شاشة مصحوبة بسؤال: «هل يظهر عندك هكذا أيضًا؟». فالأسطر قد انزاحت، والعنوان انقسم إلى سطرين، والجدول تجاوز حدوده.

وراء هذا الموقف تكمن دائمًا تقريبًا آلية واحدة: استبدال الخطوط. يوضّح هذا المقال سبب حدوث الاستبدال، وكيف يمنعه التضمين، وأي الخيارات تحدد النتيجة عند الانتقال من Word إلى PDF.

مستند Word لا يحمل خطوطه

النقطة الجوهرية التي ينبغي فهمها هي: ملف ‎.docx لا يحمل بداخله الخطوط التي يستخدمها، بل يحمل أسماءها فحسب.

فحين يشير مستندك إلى «Calibri بحجم 11»، فإن ما يُخزَّن داخل الملف هو هذا الاسم وهذا الحجم. أما المعلومات عن كيفية رسم الحروف فعليًا فليست في الملف، بل في ملف الخط المثبّت على نظام تشغيل الحاسوب الذي يفتح المستند. وعندما يفتح Word المستند، يبحث عن ذلك الاسم في النظام، فيجده، ويرسم الحروف بناءً عليه.

ولهذا الاختيار التصميمي سبب وجيه: فالخطوط منتجات برمجية محمية بحقوق التأليف، ونسخها في كل مستند سيكون إشكاليًا من ناحية التراخيص ومُبدّدًا من ناحية حجم الملف. لكن هذا الاختيار يجعل قابلية نقل المستند مرهونة مباشرة بتوفر الخط في كل مكان.

كيف يحدث الاستبدال ولماذا يفسد التنسيق؟

حين لا يجد النظام الذي يفتح المستند الخط المطلوب، فإنه لا يُصدر خطأ؛ بل يستخدم بصمت أقرب بديل يجده. ويبدو هذا السلوك معقولًا من زاوية تجربة المستخدم — فعرض شيء ما أفضل من عرض صفحة فارغة في نهاية المطاف. غير أنه يجعل النتيجة غير قابلة للتنبؤ.

والمشكلة ليست مجرد أن «الحروف تبدو مختلفة». إنما القضية الحقيقية هي المقاييس. ففي كل خط لكل حرف عرض خاص به. فإذا كان حرف «m» يبلغ 12 وحدة في خط ما، فقد يبلغ 13 وحدة في الخط البديل. وفي حرف واحد يكون هذا الفارق تافهًا؛ لكن الفقرة الواحدة تضم آلاف الحروف.

وبتراكم هذه الفوارق يتغير الطول الإجمالي للسطر. وبتغير طول السطر يتغير الموضع الذي ينتقل عنده النص إلى السطر التالي. وبتغير نهايات الأسطر يتغير عدد الأسطر التي تشغلها الفقرة. وبتغير عدد الأسطر تنزاح فواصل الصفحات. وهكذا قد يفسد خط واحد غير موجود التنسيق الكامل لمستند من ثلاثين صفحة بأثر متسلسل.

والجداول معرّضة لهذا الأثر بوجه خاص. فإذا لم يعد نص خلية ما يتسع بسبب اتساع حروف الخط البديل، انتقل إلى سطر جديد، فارتفعت الخلية، فارتفع الصف، ولم يعد الجدول يتسع في الصفحة.

حل PDF: التضمين

يحل PDF هذه المشكلة بأن يفعل ما لا يفعله Word — إذ يضع الخط داخل الملف.

فحين يُنفَّذ التضمين، يحمل ملف PDF بداخله تعريفات الحروف اللازمة لرسم النص. ولم يعد البرنامج الذي يفتح الملف يبحث في النظام؛ بل يستخدم التعريفات الموجودة داخل الملف مباشرة. ونتيجة لذلك يبدو المستند متطابقًا تمامًا حتى على حاسوب لا يكون الخط مثبّتًا عليه إطلاقًا.

وهذا هو الأساس التقني لوعد PDF بأنه «يبدو واحدًا في كل مكان». ولا يسري هذا الوعد إلا إذا كانت الخطوط مضمَّنة فعلًا؛ أما ملف PDF غير المضمَّن فيظل يحمل الهشاشة ذاتها التي يحملها مستند Word. والواقع أن معظم حالات «ظهر مشوّهًا حتى بصيغة PDF» التي تُصادَف عمليًا هي ملفات PDF بلا تضمين.

التضمين الكامل والتضمين بالمجموعة الجزئية

للتضمين صورتان شائعتان، والفرق بينهما يظهر في حجم الملف.

التضمين الكامل يضع في الملف مجموعة حروف الخط بأكملها. وقد يحتوي الخط على آلاف الحروف تشمل الأبجدية اللاتينية والسيريلية والحروف اليونانية والرموز الرياضية وعلامات الترقيم. وحتى لو لم يستخدم مستندك سوى واحد بالمئة منها، فإنها تدخل جميعًا في الملف.

التضمين بالمجموعة الجزئية يأخذ الحروف الواردة فعليًا في المستند فقط. فإذا كتبت نصًا بالعربية ولم تستخدم قط حرفًا سيريليًا، لم تُوضع الحروف السيريلية في الملف. وهذا يخفض الحجم خفضًا كبيرًا، ولا سيما في المستندات التي تستعمل خطوطًا كثيرة مختلفة.

ومن الناحية البصرية لا فرق بين الاثنين — فالمستند يبدو صحيحًا في الحالتين. والعيب العملي الوحيد للمجموعة الجزئية أنك إن حاولت لاحقًا تحرير نص في ذلك الملف، فقد تواجه مشكلة عند كتابة حرف غير موجود فيه. ولما كان PDF أصلًا صيغة غير مصممة للتحرير، فإن هذا قيد نظري لدى معظم المستخدمين.

إذن، ما الذي قد يسير على نحو خاطئ؟

بصراحة، التضمين ليس مضمونًا دائمًا.

قيود الترخيص. توجد داخل ملفات الخطوط راية تحدد ما إذا كان يجوز تضمين الخط في المستندات. وبعض الخطوط التجارية مُعلَّمة بأنها غير مسموح بها. فإن كنت قد استخدمت خطًا كهذا، تُخطي عملية التحويل التضمين ويتولى الاستبدال المهمة. ويحدث ذلك بصمت، دون أن يُعرض عليك أي تحذير.

خط غير موجود في النظام. إذا كانت عملية التحويل تجري على خادم لا على حاسوبك، فقد لا يكون الخط الخاص الذي استخدمته مثبّتًا هناك أيضًا. وفي هذه الحالة لا يوجد ما يُضمَّن؛ إذ يكون الاستبدال قد وقع أصلًا في مرحلة التحويل، ويُثبَّت ملف PDF على حالته المستبدَلة.

وهذه النقطة الثانية مهمة لأنها كثيرًا ما يُساء فهمها: فالتحويل إلى PDF لا يعيد خطًا مفقودًا. فإذا غاب الخط لحظة التحويل، جعل PDF ذلك المظهر المشوَّه دائمًا. ولذلك، إن كنت تستعمل خطًا نادرًا، فأسلم الطرق أن تُجري التحويل على حاسوبك الذي يكون الخط مثبّتًا عليه ثم تشارك الناتج.

ماذا تفعل عمليًا؟

فضّل الخطوط واسعة الانتشار. إن استخدام خطوط متوفرة في كل مكان مثل Arial أو Times New Roman أو Calibri في متن النص يلغي خطر الاستبدال إلى حد بعيد. وإن كانت الهوية المؤسسية تفرض خطًا خاصًا، فإن قصره على العناوين يقلّل الضرر.

افحص الناتج على جهاز مختلف. كل شيء يبدو صحيحًا على حاسوبك لأن الخط مثبّت عليه. أما الاختبار الحقيقي فهو فتح ملف PDF على هاتفك أو على حاسوب آخر. فإن تطابقت نهايات الأسطر وأرقام الصفحات، فقد نجح التضمين.

اعتبر الزيادة في حجم الملف أمرًا طبيعيًا. فالتضمين يكبّر ملف PDF. وفي مستند يستخدم عدة خطوط قد تبلغ هذه الزيادة بضع مئات من الكيلوبايتات. وهذا ثمن معقول مقابل ظهور المستند صحيحًا في كل مكان.

إن الوعي بهذه الآلية عند تحويل مستند Word إلى PDF يزيل سؤال «لماذا يظهر سليمًا عندي ومشوَّهًا عنده» قبل أن ينشأ أصلًا.

حالة مستندات الأرشيف

في المستندات التي ستُحفظ سنوات، يتحول التضمين من كونه تسهيلًا إلى كونه شرطًا. ولهذا السبب بالذات يشترط ملف الأرشفة PDF/A تضمين الخطوط. والمنطق بسيط: فالخط الشائع اليوم قد لا يكون متوفرًا على أي نظام بعد عشرين سنة. والمستند المضمَّن يبقى مقروءًا حينها؛ أما غير المضمَّن فيُفتح مستبدَلًا وبتنسيق مفسود.

وفي المستندات ذات صفة السجل الرسمي أو العقود أو الأرشيف المؤسسي طويل الأمد، فإن مراعاة هذا التمييز تعني حل مشكلة اليوم قبل أن تُصادَف بعد عقد من الزمن.

خلاصة

مستند Word لا يحمل خطوطه بل أسماءها فقط؛ ولذلك قد يبدو الملف نفسه مختلفًا على حواسيب مختلفة. ويزيل PDF هذا الارتهان بتضمين الخط داخل الملف، فيضمن ظهور المستند متطابقًا في كل مكان. غير أن التضمين لا يتحقق أحيانًا بسبب قيود الترخيص أو لعدم وجود الخط في بيئة التحويل. وأمتن المقاربات هي استخدام خطوط واسعة الانتشار وفحص الناتج مرة واحدة على جهاز لا يكون الخط مثبّتًا عليه.