Gelangen alle Blätter meiner Arbeitsmappe ins PDF?

Das hängt von Ihrer Vorbereitung vor der Umwandlung ab. Das voreingestellte Verhalten nimmt in der Regel alle Arbeitsblätter in die Ausgabe auf, was bedeutet, dass auch die im Hintergrund gehaltenen Register mit Rohdaten, Berechnungen oder Notizen in die geteilte Datei gelangen. Am zuverlässigsten verhindern Sie das, indem Sie die nicht zu teilenden Blätter vor der Umwandlung ausblenden oder einen Druckbereich nur für den betreffenden Bereich festlegen. Auch das Öffnen der Ausgabe und Prüfen der Seitenzahl vor dem Versand deckt diesen Fehler auf.

Muss ich die Seiteneinrichtung vor der Umwandlung unbedingt anpassen?

Zwingend ist es nicht, aber fast immer notwendig. Wandeln Sie ohne Anpassung um, arbeitet Excel mit voreingestelltem Hochformat und 100 % Skalierung; bei Tabellen mit vielen Spalten bedeutet das, dass die Tabelle in senkrechte Streifen zerlegt und über mehrere Seiten verteilt wird. Bei einer kleinen Liste mit wenigen Spalten liefern die Voreinstellungen ein einwandfreies Ergebnis. Überschreitet Ihre Tabelle die Seitenbreite, entscheiden Ausrichtung und Skalierung darüber, ob die Ausgabe überhaupt brauchbar ist.

Werden Diagramme und bedingte Formatierung ins PDF übernommen?

Ja, beides wird optisch übernommen. Diagramme erscheinen so, wie sie gezeichnet sind, und die von der bedingten Formatierung erzeugten Zellfarben und Datenbalken gelangen mit ihrem aktuellen Aussehen in die Ausgabe. Sie sind jedoch nicht mehr dynamisch — da sich der Wert einer Zelle im PDF nicht ändern lässt, wird die bedingte Formatierung nicht neu berechnet und Diagramme werden nicht aktualisiert. Das PDF liefert also eine Momentaufnahme der Tabelle zum Zeitpunkt der Umwandlung.

Gibt es einen Weg, eine sehr breite Tabelle als PDF lesbar zu machen?

Eine einzelne Zaubereinstellung gibt es nicht, doch mehrere Ansätze helfen. Der Wechsel ins Querformat bringt rund 40 % zusätzliche Breite und rettet die meisten mittelgroßen Tabellen. Das Ausblenden der für den Bericht unnötigen Zwischenrechnungsspalten verschmälert die Tabelle wirklich. Reicht das nicht, liefert das Aufteilen der Tabelle in sinnvolle Abschnitte mit je einer eigenen Seite ein weit besseres Ergebnis, als alles bis zur Unlesbarkeit zu verkleinern.

Excel-Datei in PDF umwandeln: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Was vor der Umwandlung zu verstehen ist

Eine Excel-Datei in PDF umzuwandeln ist technisch eine Sache weniger Klicks. Ob das Ergebnis brauchbar ist, hängt jedoch von der Vorbereitung ab, die Sie treffen, bevor Sie die Schaltfläche drücken.

Der Grund ist einfach: Ein Excel-Arbeitsblatt hat keine Seitengröße, ein PDF hat eine. Die unbegrenzte Fläche, die Sie am Bildschirm durch Scrollen durchwandern, muss in Seiten fester Größe zerlegt werden. Steuern Sie diese Zerlegung nicht, führt Excel sie nach eigenen Voreinstellungen aus, und das Ergebnis entspricht meist nicht Ihrer Erwartung.

Diese Anleitung behandelt zuerst die Seiteneinstellungen, dann die Umwandlungsschritte und zuletzt die Ausgabeprüfung.

Vier Einstellungen vor der Umwandlung

Diese Einstellungen finden sich auf der Registerkarte Seitenlayout in Excel und werden mit der Arbeitsmappe gespeichert — speichern Sie die Datei und wandeln sie um, schlagen sich diese Vorgaben in der Ausgabe nieder.

Wählen Sie die Ausrichtung passend zur Tabelle. Bei Tabellen mit vielen Spalten ist das Querformat nahezu zwingend. Ein A4-Blatt im Querformat ist deutlich breiter als im Hochformat und lässt die meisten mittelgroßen Tabellen auf eine einzige Seite passen.

Legen Sie einen Druckbereich fest. Markieren Sie den zu teilenden Zellbereich und bestimmen ihn als Druckbereich, gelangt nur diese Region in die Ausgabe. Halten Sie im Hintergrund Berechnungstabellen oder Hilfsspalten, verhindert diese Einstellung deren Austreten.

Lassen Sie die Kopfzeile wiederholen. Mit der Einstellung „Drucktitel" wiederholen Sie die erste Zeile oben auf jeder Seite. Bei über mehrere Seiten verteilten Tabellen ist das für sich genommen die wertvollste Einstellung — ohne sie ist nicht erkennbar, zu welcher Spalte eine Zahl auf der dritten Seite gehört.

Prüfen Sie die Skalierung. Die Option „Alle Spalten auf einer Seite darstellen" ist nützlich, doch Vorsicht: Um die Tabelle unterzubringen, verkleinert Excel die Schrift notfalls bis zur Unlesbarkeit — und fragt Sie nicht. Sinkt die Skalierung unter 60 %, muss der Ansatz geändert werden.

Schritt für Schritt: Excel-Datei in PDF umwandeln

1. Seiteneinrichtung anpassen und speichern

Gehen Sie die vier obigen Einstellungen durch. Wechseln Sie anschließend in Excel in die Ansicht „Seitenumbruchvorschau" und sehen Sie, wo die blauen Linien liegen — sie zeigen, wo die Seitenumbrüche fallen, und sind der zuverlässigste Weg, das Ergebnis vorab zu sehen. Durch Ziehen der Linien bestimmen Sie die Trennstellen selbst. Sind Sie zufrieden, speichern Sie die Datei; nicht gespeicherte Einstellungen stehen nicht in der Datei.

2. Datei hochladen

Ziehen Sie die gespeicherte .xls- oder .xlsx-Datei per Drag-and-drop auf das Werkzeug Excel → PDF oder wählen Sie sie über den Dateidialog. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig hochladen und im Stapel umwandeln, was bei vielen ähnlichen Dateien wie Monatsberichten erheblich Zeit spart.

3. Umwandlung starten

Nach dem Klick erfolgt die Verarbeitung serverseitig: Die Arbeitsmappe wird ausgewertet, die gespeicherten Seiteneinstellungen werden angewandt, die Seitenaufteilung wird berechnet und das PDF erzeugt. Die Dauer richtet sich nach Größe der Tabelle und Anzahl der enthaltenen Diagramme. Eine mittelgroße Tabelle mit reinen Daten ist in Sekunden fertig, eine große Arbeitsmappe mit vielen Diagrammen und bedingten Formatierungen kann länger dauern.

4. Ausgabe prüfen

Dieser Schritt darf nicht übersprungen werden. Öffnen Sie das heruntergeladene PDF und achten Sie auf Folgendes: Entspricht die Seitenzahl Ihrer Erwartung, oder hat sich die Tabelle über weit mehr Seiten verteilt als gedacht? Ist ein Blatt in die Ausgabe gelangt, das Sie nicht teilen wollten? Wiederholt sich die Kopfzeile auf jeder Seite? Sind die Zahlen in lesbarer Größe, oder wurden sie der Anpassung zuliebe übermäßig verkleinert? Wurden Spalten rechts abgeschnitten? Diese Prüfung dauert eine Minute und verhindert den Versand eines fehlerhaften Finanzberichts.

Dateien mit mehreren Arbeitsblättern

Enthält Ihre Arbeitsmappe mehrere Blätter, ist dies der Punkt, der vor der Umwandlung die größte Aufmerksamkeit verlangt. Voreingestellt gelangen in der Regel alle Blätter in die Ausgabe, sodass die im Hintergrund gehaltenen Register mit Rohdaten, Zwischenrechnungen oder persönlichen Notizen in die geteilte Datei geraten.

Zwei Wege verhindern das. Der erste besteht darin, die nicht zu teilenden Blätter vor der Umwandlung auszublenden. Der zweite und zuverlässigere ist, nur auf den zu teilenden Blättern einen Druckbereich festzulegen. Welchen Weg Sie auch wählen: Das Öffnen der Ausgabe und Zählen der Seiten sollte Ihre letzte Kontrolle sein — sind es mehr Seiten als erwartet, ist von irgendwoher zusätzlicher Inhalt eingedrungen.

Auch die Reihenfolge der Blätter in der Ausgabe folgt meist der Registerreihenfolge in der Arbeitsmappe. Soll sich der Bericht in einer sinnvollen Abfolge lesen, ist das Ziehen der Register in die richtige Reihenfolge vor der Umwandlung eine einfache, aber wirksame Vorbereitung.

Zusätzliche Einstellungen für eine lesbare Ausgabe

Über die Grundschritte hinaus machen einige kleine Einstellungen eine mehrseitige Tabellenausgabe wirklich brauchbar.

Gitternetzlinien. Die grauen Linien, die Sie am Bildschirm sehen, gelangen voreingestellt nicht in die Ausgabe. Haben Sie keine Zellrahmen gezogen, scheinen die Zahlen im PDF im Leeren zu schweben. Den Druck der Gitternetzlinien im Seitenlayout zu aktivieren oder echte Rahmen anzuwenden, verbessert die Lesbarkeit deutlich.

Seitenzahl und Datum. Eine Seitenzahl in Kopf- oder Fußzeile verhindert das Durcheinandergeraten mehrseitiger Ausgaben. Ein Datum erleichtert es, gerade bei regelmäßig erstellten Berichten, die vorliegende Fassung zu erkennen.

Spaltenbreiten. Passt eine lange Zahl nicht in eine schmale Spalte, zeigt Excel sie am Bildschirm als „#####", und dieses Bild wird unverändert ins PDF übernommen. Die Spaltenbreiten vor der Umwandlung durchzusehen, verhindert unlesbare Zellen in der Ausgabe.

Ein ehrlicher Hinweis: Nicht jede Tabelle passt auf eine Seite

Der Anpassungsoption sollte man nicht blind vertrauen. Eine Datentabelle mit fünfzig Spalten auf eine Seite zu zwingen, erzeugt ein technisch „erfolgreiches", praktisch aber nutzloses PDF: am Bildschirm beim Hineinzoomen lesbar, gedruckt nicht.

In dieser Lage gibt es drei vernünftige Wege: die Tabelle in sinnvolle Abschnitte teilen und jeden zu einer eigenen Seite machen, die Tabelle durch Ausblenden unnötiger Zwischenrechnungsspalten wirklich verschmälern, oder hinnehmen, dass sich die Tabelle über mehrere Seiten verteilt, und die Lesbarkeit durch wiederholte Kopfzeilen wahren. Alle drei sind besser, als alles auf mikroskopische Größe zu verkleinern.

Zu Formeln und dynamischen Inhalten

Ein PDF zeigt das berechnete Ergebnis der Formeln; die Formel selbst gelangt nicht in die Ausgabe. In den meisten Fällen ist das erwünscht — beim Weitergeben eines Finanzberichts bleibt Ihre Berechnungslogik verborgen.

Ebenso werden Diagramme und bedingte Formatierung optisch übernommen, verlieren aber ihre Dynamik. Das PDF ist eine Momentaufnahme der Tabelle zum Zeitpunkt der Umwandlung. Muss die Gegenseite mit den Zahlen arbeiten oder Szenarien durchspielen, ist PDF das falsche Format und Sie sollten die Arbeitsmappe weitergeben.

Zusammengefasst

Beim Weg von Excel zu PDF wird die eigentliche Arbeit vor dem Klick auf die Umwandlungsschaltfläche erledigt. Die Ausrichtung passend zur Tabelle wählen, einen Druckbereich festlegen, die Kopfzeile wiederholen lassen und die Skalierung in den Grenzen der Lesbarkeit halten — diese vier Einstellungen bestimmen die Ausgabequalität. Das Ergebnis einmal in der Seitenumbruchvorschau zu sehen und das heruntergeladene PDF vor dem Versand zu öffnen, sind die beiden praktischsten Gewohnheiten.