Die Druckereinstellung ist kostenlos und schon da – warum sollte ich eine eigene Datei erzeugen?

Aus zwei Gründen: Weitergabe und Kontrolle. Die Druckereinstellung gilt nur für diesen Druck an diesem Rechner; wenn Sie die Datei jemandem senden, sieht die Person ein normales PDF mit einzelnen Seiten. Eine N-up-Datei dagegen trägt das Layout dauerhaft in sich. Zudem setzen manche Druckertreiber Seitenreihenfolge oder Skalierung anders um als erwartet; erledigen Sie es in der Datei, sehen Sie das Ergebnis vorab.

Was passiert, wenn ich beides gleichzeitig anwende?

Es kommt zu einer doppelten Verkleinerung, und das Ergebnis ist fast sicher unlesbar. Drucken Sie ein 4-up-PDF mit der Einstellung 2 Seiten pro Blatt, erhalten Sie tatsächlich 8-up. Das ist der häufigste Unfall im Zusammenhang mit N-up. Vergewissern Sie sich vor dem Druck einer N-up-Datei unbedingt, dass im Druckertreiber 'Seiten pro Blatt' auf 1 steht.

Welche Methode liefert die bessere Druckqualität?

Hinsichtlich der Druckqualität sollten beide dasselbe Ergebnis liefern – denn beide drucken dieselben Vektor- und Bilddaten skaliert und kodieren nichts neu. In der Praxis rührt der Unterschied vom Skalierungsalgorithmus des Druckertreibers und dem zusätzlich angewandten 'An Seite anpassen' her. Manche Treiber lassen einen zusätzlichen Sicherheitsrand und drucken dadurch etwas kleiner.

Ich möchte meine Präsentationsnotizen als 3-up drucken – was ist richtig?

Die eigene Handzettelausgabe der Präsentationssoftware ist meist am besten; PowerPoint und ähnliche Programme setzen im 3-up-Layout Notizzeilen neben die Folien. Dieses Layout kann weder ein N-up-Werkzeug noch eine Druckereinstellung erzeugen – denn die Notizzeilen stehen nicht auf den Folien, sondern werden bei der Ausgabe hinzugefügt. Liegt die Präsentation bereits als PDF vor, entscheidet zwischen N-up-Werkzeug und Druckereinstellung der Unterschied bei der Weitergabe.

N-up-Werkzeug oder Druckereinstellung? Wege, mehrere Seiten auf ein Blatt zu drucken

Sie wollen eine Präsentation mit dreißig Folien mit vier Seiten pro Blatt drucken. Dafür gibt es zwei Wege: die Datei selbst mit einem Werkzeug ins N-up-Layout umwandeln oder beim Drucken die Einstellung "Seiten pro Blatt" im Druckertreiber nutzen. Auf dem Papier sieht das Ergebnis ähnlich aus, doch die beiden Methoden tun Unterschiedliches und gewinnen in unterschiedlichen Situationen.

Was die beiden Methoden tatsächlich tun

Das N-up-Werkzeug erzeugt ein neues PDF. Diese Datei enthält tatsächlich weniger Seiten, und jede Seite enthält verkleinerte Quellseiten. Das Layout ist eine dauerhafte Eigenschaft der Datei.

Die Einstellung im Druckertreiber rührt die Datei überhaupt nicht an. Beim Senden des Druckauftrags gruppiert der Treiber die Seiten intern und ordnet sie auf dem Blatt an. Das PDF hat weiterhin 30 Seiten; nur bei diesem einen Druck kommen 8 Blätter heraus.

Dieser grundlegende Unterschied bestimmt sämtliche folgenden Szenarien.

Vergleichstabelle

| Kriterium | N-up-Werkzeug (Datei) | Einstellung im Druckertreiber | |---|---|---| | Ergebnis vorab sehen | Ja, Sie öffnen die Datei | Nur in der Vorschau | | An andere weitergebbar | Ja, das Layout steckt in der Datei | Nein | | Gleiches Ergebnis auf jedem Drucker | Ja | Nein, hängt vom Treiber ab | | Zusätzliche Software nötig | Ein Webwerkzeug genügt | Gar keine | | Kontrolle über die Ausrichtung | Vollständig | Vom Treiber abhängig, eingeschränkt | | Kontrolle über die Seitenreihenfolge | Vollständig | Meist fest vorgegeben | | Zum Lesen am Bildschirm geeignet | Ja (nachteilig, wenn nicht gewünscht) | Die Originaldatei bleibt unangetastet | | Risiko der versehentlichen Doppelanwendung | Ja | Nein | | Bläht das Dateiarchiv auf | Ja, eine zweite Datei | Nein |

Szenario 1: Ich verteile die Präsentation an 20 Personen

Sie senden den Teilnehmenden vor der Sitzung per E-Mail eine kompakte Fassung der Präsentation, und jeder druckt sie selbst aus.

Sieger: N-up-Werkzeug. Die Druckereinstellung hilft hier überhaupt nicht – sie gilt auf Ihrem Rechner für Ihren Druck. Wer die von Ihnen gesendete Datei öffnet, sieht die normale Präsentation mit 30 Seiten und druckt höchstwahrscheinlich 30 Blätter.

Senden Sie eine mit einem N-up-Werkzeug erzeugte Datei, steckt das Layout in der Datei; wer sie auch öffnet und auf welchem Drucker auch immer ausgibt, erhält dasselbe Ergebnis.

Eine kleine Höflichkeit in diesem Szenario: Schreiben Sie das Layout in den Dateinamen (etwa "praesentation-4up.pdf"). Der Empfänger weiß dann, was er bekommen hat, und kann bei Bedarf nach der Fassung in voller Größe fragen.

Szenario 2: Ein schneller Entwurfsausdruck für mich selbst

Sie wollen einen Bericht durchsehen, lesen lieber auf Papier, und der Ausdruck ist vorübergehend.

Sieger: Einstellung im Druckertreiber. Hier wäre das Erzeugen einer N-up-Datei ein überflüssiger Schritt und eine überflüssige Datei. Strg+P, "2 Seiten pro Blatt", drucken, fertig.

Die Druckereinstellung hat einen weiteren Vorteil: Die Originaldatei bleibt unangetastet. Sie lesen dieselbe Datei am Bildschirm weiterhin im normalen Layout. Erzeugen Sie eine N-up-Datei, verschlechtert sich das Leseerlebnis am Bildschirm – vier Miniseiten erscheinen gleichzeitig, und Sie müssen hineinzoomen.

Szenario 3: Ich muss die Ausrichtung steuern

Ihre Folien sind im Querformat 16:9 und Sie drucken 2-up. Es ist wichtig, dass das Ergebnis groß und lesbar ist.

Sieger: N-up-Werkzeug. Hier wird der Unterschied bei der Kontrolle deutlich.

Beim 2-up-Druck von 16:9-Folien ist die richtige Wahl, das Ausgabeblatt hochkant zu halten und die beiden Folien untereinander zu setzen. So nutzt jede Folie die gesamte Blattbreite und kommt so groß wie möglich heraus.

Druckertreiber treffen diese Entscheidung meist selbst und hören nicht auf Sie. Viele Treiber setzen die Seiten bei 2-up nebeneinander; bei Querformatfolien bedeutet das, dass jede Folie auf die halbe Breite gequetscht wird und deutlich schrumpft. Und Sie merken es erst, wenn Sie den Ausdruck in der Hand halten.

Im N-up-Werkzeug wählen Sie Ausrichtung und Rasteranordnung selbst und sehen das Ergebnis, indem Sie die Datei öffnen.

Szenario 4: Ich nutze im Büro einen gemeinsamen Drucker

Die Druckaufträge laufen über einen Server, es gibt Geräte verschiedener Hersteller, und es ist unklar, wer auf welcher Maschine druckt.

Sieger: N-up-Werkzeug. Die Einstellungen der Druckertreiber sind von Gerät zu Gerät uneinheitlich. Wählen Sie in einem Treiber "2 Seiten pro Blatt", ordnet er von links nach rechts an, in einem anderen von oben nach unten. Manche lassen einen Rand, manche nicht. Manche wenden zusätzlich "An Seite anpassen" an und verkleinern den Inhalt weiter.

Wenn Sie überall dasselbe Ergebnis wollen, betten Sie das Layout in die Datei ein.

Szenario 5: Ich möchte Handzettel (Folie plus Notizzeilen)

Sie möchten neben den Folien leere Zeilen zum Mitschreiben haben.

Sieger: keine der Methoden – die eigene Ausgabe der Präsentationssoftware. Die Handzettelausgabe von PowerPoint, Keynote, Google Slides und LibreOffice Impress setzt die Folien im 3-up-Layout auf die linke Seite und ergänzt rechts einen linierten Notizbereich.

Dieses Layout kann weder ein N-up-Werkzeug noch ein Druckertreiber erzeugen, denn die Notizzeilen stehen nicht auf den Folien – sie werden bei der Ausgabe hinzugefügt. Haben Sie die Quelldatei der Präsentation, drucken Sie von dort.

Liegt die Präsentation bereits als PDF vor und Sie haben keinen Zugriff auf die Quelle, gilt der übliche Vergleich zwischen N-up-Werkzeug und Druckereinstellung.

Szenario 6: Eine Archivkopie erstellen

Sie wollen eine kompakte Fassung eines Dokuments langfristig aufbewahren.

Sieger: N-up-Werkzeug – aber überlegen Sie zuerst gut.

Die Druckereinstellung scheidet hier vollständig aus; es gibt keinen physischen Druck, sondern eine aufzubewahrende Datei.

Doch in diesem Szenario sollte die eigentliche Frage lauten: Ist N-up überhaupt das richtige Werkzeug? Archivierung zielt in der Regel darauf, dass Inhalte künftig lesbar und durchsuchbar bleiben. Der N-up-Vorgang:

verkleinert die Datei nicht (er komprimiert nicht),
lässt den Text durchsuchbar, zerstört aber die Seitenstruktur,
erschwert das Extrahieren von Seiten und das Zitieren – eine "Seite" enthält nun vier logische Seiten,
macht Lesezeichen und interne Verweise ungültig.

Wollen Sie zu Archivzwecken die Datei verkleinern, ist ein Komprimierungswerkzeug das richtige Mittel; wollen Sie langfristig aufbewahren, ist es die Umwandlung nach PDF/A. N-up ist für den Druck gedacht.

Szenario 7: Ich sehe ein Dokument mit 200 Seiten durch

Sie wollen einen Bericht auf Papier lesen und mit Anmerkungen versehen.

Sieger: Einstellung im Druckertreiber, 2-up plus beidseitig.

Hier prallen zwei Anforderungen aufeinander: Papiersparen und Lesbarkeit.

Die Kombination aus 2-up und beidseitigem Druck bringt 200 Seiten auf 50 Blätter – ein Viertel. Und weil der Text bei 2-up auf etwa 71 % skaliert bleibt, wirkt eine Quelle mit 11 Punkt wie 7,8 Punkt; beim Anmerken liest sich das bequem.

Auf 4-up zu gehen wirkt verlockend (200 Seiten auf 25 Blätter), doch die Wirkung von 5,5 Punkt ermüdet beim längeren Lesen, und die Ränder reichen nicht zum Mitschreiben.

Der Grund, die Druckereinstellung zu bevorzugen, ist die Flüchtigkeit: Dieser Ausdruck wird einmal verwendet und dann weggeworfen. Eine dauerhafte Datei zu erzeugen ergibt keinen Sinn.

Ein Tipp: Bei Durchsichtsausdrucken sind Ränder wertvoll. Setzen Sie die Ränder im Druckertreiber nicht auf null – lassen Sie Platz für Notizen.

Wichtige Warnung: die Falle der Doppelanwendung

Das ist der häufigste Unfall im Zusammenhang mit N-up und verdient eine eigene Überschrift.

Sie haben Ihre Datei als 4-up erzeugt. Beim Drucken steht im Treiber noch die Einstellung "2 Seiten pro Blatt" vom vorherigen Auftrag. Das Ergebnis: In Wahrheit wird 8-up gedruckt, und nichts ist mehr lesbar.

Die Vermeidung ist einfach, wird aber vergessen: Vergewissern Sie sich vor dem Druck einer N-up-Datei, dass im Druckertreiber 'Seiten pro Blatt' auf 1 steht. Schalten Sie zudem die Option "An Seite anpassen" oder "Skalieren" aus – auch diese Einstellung verkleinert den Inhalt ein weiteres Mal.

Auch der umgekehrte Fall ist möglich: Wenn Sie die Druckereinstellung nutzen, vergewissern Sie sich, dass die Datei nicht bereits im N-up-Layout vorliegt. Steht im Dateinamen ein Hinweis wie "4up", seien Sie aufmerksam.

Die Entscheidung im Überblick

Wählen Sie das N-up-Werkzeug, wenn Sie die Datei an andere senden, auf jedem Drucker dasselbe Ergebnis erhalten, Ausrichtung und Layout steuern oder das Layout dauerhaft im Archiv bewahren wollen.

Wählen Sie die Einstellung im Druckertreiber, wenn der Ausdruck nur für Sie und vorübergehend ist, Sie die Originaldatei am Bildschirm weiterhin im normalen Layout lesen wollen oder es schnell gehen soll und die Feinheiten des Layouts unwichtig sind.

In beiden Fällen gilt: Sehen Sie sich vor dem Druck die Vorschau an und vergewissern Sie sich, dass Sie nicht in die Falle der Doppelanwendung getappt sind. Steht ein großer Auftrag an, testen Sie zuerst ein einzelnes Blatt – besonders ab 4-up kann ein Ausdruck, der am Bildschirm lesbar wirkt, auf Papier unlesbar sein.