Warum ändern sich die Schriftarten nach der Umwandlung in PDF?

Weil auf eine möglichst ähnliche Alternative zurückgegriffen wird, wenn die in Ihrem Dokument verwendete Schrift in der Umwandlungsumgebung nicht vorhanden ist. Weil die Zeichenbreiten abweichen, verschieben sich Zeilenumbrüche, Tabellen geraten durcheinander, und sogar die Seitenzahl kann sich ändern. Um das Risiko zu senken, verwenden Sie verbreitete Schriften (Arial, Times New Roman, Calibri) oder aktivieren Sie im Quelldokument die Option zum Einbetten von Schriften.

Meine Excel-Tabelle passt nicht auf die Seite – was soll ich tun?

Das ist ein Problem der Quelldatei, nicht des Konverters. Die PDF-Ausgabe aus Excel richtet sich nach Ihren Seitenlayout-Einstellungen. Stellen Sie in Excel vor der Umwandlung unter 'Seite einrichten' das Querformat ein, setzen Sie die Skalierung auf 'Alle Spalten auf einer Seite darstellen' und definieren Sie den Druckbereich. Diese Einstellungen schlagen unverändert auf die Umwandlung durch.

Was passiert mit PowerPoint-Animationen?

Sie gehen verloren. PDF ist ein statisches Dokumentformat; es kann keine Animationen, Übergangseffekte, Töne oder eingebetteten Videos tragen. Jede Folie wird zu einer Seite, und alle Elemente der Folie erscheinen in ihrem Endzustand. Punkte, die per Animation nacheinander erscheinen, sind im PDF alle gleichzeitig sichtbar – wollen Sie eine Präsentation schrittweise zeigen, müssen Sie jeden Schritt als eigene Folie anlegen.

Funktionieren Hyperlinks und das Inhaltsverzeichnis weiterhin?

Meistens ja. Hyperlinks auf Webadressen bleiben im PDF als anklickbare Verweise erhalten. Auch dokumentinterne Verweise und ein automatisches Inhaltsverzeichnis bleiben bei den meisten Konvertern funktionsfähig. Das hängt jedoch von den Fähigkeiten des Konverters ab; bei einem wichtigen Dokument sollten Sie die Ausgabe öffnen und einige Links testen.

Wie wandelt man Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien in PDF um?

Sie müssen einen Bericht, ein Angebot, eine Tabelle oder eine Präsentation versenden und wollen, dass der Empfänger sie genau so sieht, wie sie ist. Office-Dateien können auf verschiedenen Rechnern unterschiedlich aussehen – wegen Schriftarten, Versionsunterschieden und Seiteneinstellungen. PDF beseitigt diese Unsicherheit, doch bei der Umwandlung gibt es einige Punkte zu beachten.

Warum man nach PDF umwandeln sollte

Garantierte Darstellung. Ein Word-Dokument kann je nach den Schriften, der Word-Version und den Einstellungen auf dem Rechner des Empfängers anders aussehen. Seitenumbrüche können verrutschen, Tabellen durcheinandergeraten. PDF schreibt das Dokument so fest, wie es ist.

Unveränderbarkeit. Wenn der Empfänger die Zahlen in Ihrem Angebot nicht ändern können soll, ist PDF das richtige Format.

Universelle Öffenbarkeit. Der Empfänger hat womöglich keine Office-Lizenz. PDF öffnet sich auf jedem Gerät und in jedem Betriebssystem.

Offizielle Verfahren. Behörden und offizielle Anträge verlangen in der Regel PDF.

Archivierung. Office-Dateiformate sind von Versionswechseln betroffen; PDF (insbesondere PDF/A) wurde für die langfristige Aufbewahrung entworfen.

Schritt 1: Bereiten Sie das Quelldokument auf die Umwandlung vor

Dieser Schritt ist der Schlüssel dazu, nach der Umwandlung nicht überrascht zu werden. Der Konverter folgt den Einstellungen des Quelldokuments – Korrekturen müssen daher in der Quelle erfolgen.

Für Word-Dokumente

Schriftwahl. Ist die in Ihrem Dokument verwendete Schrift in der Umwandlungsumgebung nicht vorhanden, wird auf die nächstliegende Alternative zurückgegriffen, und das Layout verschiebt sich. Um das Risiko zu senken:

Verwenden Sie verbreitete Schriften: Arial, Times New Roman, Calibri, Verdana.
Nutzen Sie eine besondere Schrift, aktivieren Sie in Word unter Datei > Optionen > Speichern die Option "Schriftarten in der Datei einbetten".

Prüfen Sie die Seitenumbrüche. Sehen Sie sich in der Druckvorschau an, wie das Dokument aufgeteilt wird. Dass eine Tabelle mittendurch getrennt wird oder eine Überschrift ganz unten auf der Seite steht, schlägt unverändert auf das PDF durch.

Aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis. Ist ein automatisches Inhaltsverzeichnis veraltet, trägt es falsche Seitenzahlen.

Bereinigen Sie Kommentare und nachverfolgte Änderungen. Diese können bei der Umwandlung ins PDF übernommen werden. Nehmen Sie sie vor dem Versand an oder lehnen Sie sie ab.

Für Excel-Dateien

Excel ist das Format mit den meisten Überraschungen, weil eine Tabellenkalkulation von Natur aus keinen Seitenbegriff kennt.

Stellen Sie in Excel vor der Umwandlung Folgendes ein:

Druckbereich. Wollen Sie nur einen bestimmten Bereich, definieren Sie ihn über Seitenlayout > Druckbereich. Andernfalls können auch leere Zellen einbezogen werden.

Ausrichtung. Wählen Sie für breite Tabellen das Querformat (Landscape).

Skalierung. Die Option "Alle Spalten auf einer Seite darstellen" verhindert, dass die Tabelle rechts abgeschnitten wird. Doch eine zu starke Verkleinerung kann zu einem unlesbaren Ergebnis führen; prüfen Sie den Skalierungsprozentsatz.

Wiederholte Überschriften. Soll bei einer mehrseitigen Tabelle die Kopfzeile auf jeder Seite wiederholt werden, stellen Sie das über Seitenlayout > Drucktitel ein.

Gitternetzlinien. Sie werden standardmäßig nicht gedruckt. Wenn Sie sie wünschen, aktivieren Sie sie im Seitenlayout.

Sehen Sie nach, wie viele Seiten entstehen. Die Druckvorschau zeigt, wie viele Seiten das PDF haben wird. Erwarten Sie eine Ausgabe mit 200 Seiten, müssen Sie vermutlich die Einstellungen korrigieren.

Für PowerPoint-Präsentationen

Animationen gehen verloren. PDF ist ein statisches Format. Punkte, die per Animation nacheinander erscheinen, sind im PDF alle gleichzeitig sichtbar.

Wollen Sie die Präsentation schrittweise zeigen, müssen Sie jeden Schritt als eigene Folie anlegen – statt Animation also Folien duplizieren.

Übergangseffekte, Ton und Video gehen verloren.

Sprechernotizen. Wollen Sie diese einbeziehen, müssen Sie die Exportoption im Layout "Notizenseite" verwenden. Die Standardumwandlung übernimmt nur die Folien.

Ausgeblendete Folien. In der Präsentation ausgeblendete Folien können in die Umwandlung einbezogen werden. Prüfen Sie das.

Schritt 2: Wandeln Sie um

Öffnen Sie das Werkzeug zur Umwandlung von Office nach PDF und laden Sie Ihre Datei hoch.

Alternativ verfügen die Office-Programme über eine eigene Funktion "Als PDF speichern", die in der Regel die höchste Wiedergabetreue erreicht, weil sie unmittelbaren Zugriff auf die Quelldatei hat. Haben Sie jedoch keine Office-Lizenz oder sitzen an einem anderen Rechner, ist die Online-Umwandlung eine praktische Alternative.

Schritt 3: Prüfen Sie die Ausgabe

Öffnen Sie sie nach der Umwandlung unbedingt und sehen Sie hinein. Die Prüfliste:

Schriften. Sieht das Dokument genauso aus wie im Original? Werden Sonderzeichen und Umlaute (ä, ö, ü, ß) korrekt dargestellt?

Seitenzahl. Entspricht sie Ihrer Erwartung? Ein unerwarteter Anstieg deutet darauf hin, dass ein Schriftwechsel die Zeilenumbrüche verschoben hat.

Unversehrtheit der Tabellen. Sind die Tabellen an den Seitenumbrüchen sauber getrennt, sind die Spalten ausgerichtet?

Bilder. Sind sie richtig platziert und ausreichend hochwertig? Ist in Word die Einstellung "Bilder komprimieren" aktiviert, kann die Auflösung gesunken sein.

Links. Klicken Sie einige Hyperlinks an und vergewissern Sie sich, dass sie funktionieren. Testen Sie auch die Links im Inhaltsverzeichnis.

Beschnitt in Excel. Ist die rechte Seite der Tabelle abgeschnitten? Stehen die Spaltenüberschriften auf jeder Seite?

Überlauf in PowerPoint. Wird an den Folienrändern etwas abgeschnitten?

Häufige Probleme und ihre Lösungen

| Problem | Ursache | Lösung | |---|---|---| | Schrift hat sich geändert | Schrift nicht gefunden | Verbreitete Schrift verwenden oder einbetten | | Seitenzahl gestiegen | Zeilenumbrüche verschoben | Das Schriftproblem beheben | | Excel rechts abgeschnitten | Skalierungseinstellung | "Auf eine Seite anpassen" wählen | | Excel mit Hunderten Seiten | Kein Druckbereich definiert | Den Bereich definieren | | In der Präsentation sind alle Punkte sichtbar | Animation verloren | Jeden Schritt als eigene Folie anlegen | | Bilder unscharf | Komprimierungseinstellung | Bildkomprimierung in Word abschalten | | Sonderzeichen verstümmelt | Fehlende Schriftunterstützung | Eine Schrift mit passender Zeichenunterstützung verwenden | | Kommentare im PDF sichtbar | Nicht bereinigt | In der Quelle annehmen oder löschen |

Zusätzliche Schritte nach der Umwandlung

Bevor Sie das Dokument versenden, sollten Sie folgende Schritte erwägen:

Metadatenbereinigung. Office-Dokumente tragen Autorenname, Organisationsname und Bearbeitungsverlauf, und diese wandern ins PDF. Versenden Sie ein vertrauliches Dokument, bereinigen Sie sie mit einem Werkzeug zur Metadatenbearbeitung.

Komprimierung. Bildreiche Dokumente können große PDFs erzeugen. Ein Komprimierungswerkzeug erleichtert den Versand per E-Mail.

Kennwortschutz. Soll das Öffnen oder Bearbeiten des Dokuments eingeschränkt werden, verwenden Sie ein Verschlüsselungswerkzeug.

Reduzieren. Enthält das Dokument Formularfelder und versenden Sie es im ausgefüllten Zustand, reduzieren Sie es.

Umwandlung nach PDF/A. Falls eine langfristige Archivierung erforderlich ist.

Zusammenführen. Sie können Word-Bericht, Excel-Anlage und PowerPoint-Präsentation in einer einzigen Datei zusammenführen.

Wann man nicht nach PDF umwandeln sollte

Wenn der Empfänger bearbeiten soll. Senden Sie ein Dokument zur gemeinsamen Bearbeitung, verschicken Sie es im Office-Format. Ein PDF wieder bearbeitbar zu machen ist mühsam und verlustbehaftet.

Wenn Berechnungen live bleiben müssen. Die Formeln einer Excel-Datei funktionieren im PDF nicht; nur die Ergebniswerte sind sichtbar.

Wenn Sie selbst präsentieren. Animationen und Übergänge gehen im PDF verloren. Präsentieren Sie selbst, verwenden Sie die PowerPoint-Datei; das PDF erzeugen Sie zur Verteilung an die Teilnehmenden.

Bei sehr großen Tabellen. Eine Excel-Tabelle mit 50 Spalten ist im PDF entweder unlesbar klein oder über Dutzende Seiten verteilt. In diesem Fall ist die Excel-Datei nützlicher.

Zusammengefasst

Der Schlüssel zum Erfolg bei der Umwandlung von Office nach PDF liegt darin, die Korrekturen im Quelldokument vorzunehmen – der Konverter folgt den Einstellungen der Quelle. Verwenden Sie in Word verbreitete Schriften oder betten Sie sie ein; stellen Sie in Excel Druckbereich, Ausrichtung und Skalierung ein; legen Sie in PowerPoint im Wissen um den Verlust der Animationen jeden Schritt als eigene Folie an. Prüfen Sie nach der Umwandlung Schriften, Seitenzahl, Unversehrtheit der Tabellen und Links. Und wägen Sie vor dem Versand ab, ob zusätzliche Schritte wie Metadatenbereinigung, Komprimierung oder Verschlüsselung nötig sind.