Warum liefert die eigene PDF-Speicherfunktion von Office das getreueste Ergebnis?

Weil das Programm, das das Dokument erstellt hat, vollen Zugriff auf dessen innere Struktur besitzt: welcher Stil eine Überschrift ist, wohin welcher Link führt, wie die logische Struktur der Tabellenzellen aussieht. Dank dieser Information kann es ein getaggtes PDF erzeugen, Lesezeichen anlegen und Hyperlinks bewahren. Ein externer Konverter muss einen Teil dieser Angaben durch Ableitung erraten.

Was ist das Problem an der Option 'Als PDF drucken'?

Der Druckweg verwandelt das Dokument in einen Druckauftrag, und dabei gehen Strukturinformationen verloren. Am Ende erhalten Sie ein optisch korrektes, innerlich aber 'flaches' PDF: Hyperlinks sind nicht anklickbar, die Verweise im Inhaltsverzeichnis funktionieren nicht, es entstehen keine Lesezeichen, und Tags für Barrierefreiheit fehlen. Der Text bleibt meist markierbar, doch die Dokumentstruktur ist verschwunden.

Welche Methode erfüllt Anforderungen an die Barrierefreiheit?

Der eigene Export von Office, wenn die Option 'Dokumentstrukturtags' aktiviert ist. Sie fügt dem PDF Überschriften, Listen, Tabellenzellen und die Lesereihenfolge als Strukturinformation hinzu und sorgt dafür, dass Screenreader das Dokument richtig vorlesen. Der Druckweg erzeugt diese Information überhaupt nicht; Online-Konverter unterstützen sie je nach Werkzeug unterschiedlich stark.

Von Office zu PDF: Aus dem Programm heraus, per Onlinewerkzeug oder über den Druckdialog?

Q: Wann ist ein Online-Konverter sinnvoll?

Wenn Sie keine Office-Lizenz haben, an einem anderen Rechner arbeiten oder schnell eine einzelne Datei umwandeln müssen. Zudem steht ein Werkzeug, das im Browser läuft und die Datei nicht an einen Server sendet, dem Datenschutz nach auf einer Stufe mit einem lokalen Programm. Entscheidend ist, zu prüfen, wo das Werkzeug die Datei verarbeitet.

Sie wollen eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei in ein PDF verwandeln. Es gibt drei Wege: die programmeigene Funktion "Als PDF speichern", einen Online-Konverter oder die Option "Als PDF drucken" im Druckdialog. Alle drei erzeugen ein PDF, doch zwischen den Ergebnissen bestehen unsichtbare, aber wichtige Unterschiede.

Was die drei Methoden tatsächlich tun

Der eigene Export von Office: Das Programm erzeugt das PDF mit vollem Zugriff auf die innere Struktur des Dokuments. Es weiß, welcher Stil eine Überschrift ist, wohin welcher Link führt und wie die logische Struktur der Tabellenzellen aussieht.

Der Online-Konverter: Er zerlegt die Datei und baut sie neu auf. Er liest Office-Dateiformate und wandelt sie nach PDF um; wie gut ihm das gelingt, hängt vom Werkzeug ab.

Als PDF drucken: Verwandelt das Dokument in einen Druckauftrag, der anschließend in ein PDF geschrieben wird. Sie geben also auf einem virtuellen Drucker aus.

Vergleichstabelle

| Kriterium | Office-Export | Online-Konverter | Als PDF drucken | |---|---|---|---| | Optische Treue | Am höchsten | Hoch | Hoch | | Hyperlinks anklickbar | Ja | Meist | Nein | | Lesezeichen | Ja | Manchmal | Nein | | Verweise im Inhaltsverzeichnis | Ja | Meist | Nein | | Tags für Barrierefreiheit | Ja (bei aktivierter Option) | Wechselhaft | Nein | | Text markierbar | Ja | Ja | Meist ja | | Office-Lizenz nötig | Ja | Nein | Ja (zum Öffnen der Datei) | | PDF/A-Option | Ja | Manchmal | Nein | | Kontrolle über die Dateigröße | Ja (Qualitätseinstellung) | Eingeschränkt | Eingeschränkt | | Stapelverarbeitung | Per Makro | Eingeschränkt | Schwierig |

Die fett gesetzten "Nein" in der Tabelle fallen auf: Der Druckweg lässt den gesamten strukturellen Reichtum des Dokuments verloren gehen.

Szenario 1: Ein offizieller Bericht mit Inhaltsverzeichnis

Ein Bericht mit 50 Seiten, Überschriftenhierarchie und Inhaltsverzeichnis.

Sieger: Office-Export.

Der Grund ist der Erhalt der Strukturinformationen:

Lesezeichen. Word erzeugt aus den Überschriftenstilen PDF-Lesezeichen. Der Leser kann über die Seitenleiste des PDF-Betrachters direkt zu den Abschnitten springen. Bei einem Dokument mit 50 Seiten steigert das die Benutzbarkeit erheblich.

Verweise im Inhaltsverzeichnis. Die Einträge eines automatischen Inhaltsverzeichnisses bleiben anklickbar.

Barrierefreiheit. Ein PDF, das mit aktivierter Option "Dokumentstrukturtags" erzeugt wurde, wird von Screenreadern in der richtigen Reihenfolge und mit der richtigen Struktur vorgelesen. Für Behörden und große Unternehmen ist das oft eine Verpflichtung.

Der Druckweg lässt alle drei verloren gehen. Sie erhalten ein PDF, das optisch identisch aussieht, innerlich aber "leer" ist.

Szenario 2: Ich habe keine Office-Lizenz

Die Datei kam von jemandem, und bei Ihnen ist Office nicht installiert.

Sieger: Online-Konverter.

In diesem Szenario sind die beiden anderen Methoden ohnehin nicht möglich – Sie haben kein Programm, das die Datei öffnet.

Worauf Sie achten sollten: Prüfen Sie, wo das Werkzeug die Datei verarbeitet. Ein Werkzeug, das im Browser läuft und die Datei nicht an einen Server sendet, steht dem Datenschutz nach auf einer Stufe mit einem lokalen Programm. Werkzeuge, die auf einen Server hochladen, sind bei sensiblen Dokumenten eine andere Kategorie.

Auch kostenlose Bürosuiten (LibreOffice, WPS Office) sind eine Alternative und verfügen über eigene PDF-Exportfunktionen. Beim Lesen von Microsoft-Formaten können jedoch kleine Layoutunterschiede auftreten – besonders bei komplexen Word-Dokumenten und fortgeschrittenen Excel-Funktionen.

Szenario 3: Ich brauche nur eine optische Ausgabe

Sie wollen jemandem eine Tabelle oder Präsentation zeigen, Links und Struktur spielen keine Rolle.

Sieger: alle funktionieren – wählen Sie die schnellste.

In diesem Szenario sind die Nachteile des Druckwegs unerheblich. Strg+P, "Als PDF speichern", fertig.

Der Druckweg hat sogar einen Vorteil: volle Kontrolle über die Druckeinstellungen. Sie können einen Seitenbereich wählen, eine Skalierung anwenden und mehrere Seiten pro Blatt drucken. Das ist in der Exportoption nicht immer vorhanden.

Szenario 4: Excel-Tabelle mit komplexem Seitenlayout

Eine breite Tabelle, Drucktitel, Skalierungseinstellungen.

Sieger: Office-Export oder Druckweg.

Der entscheidende Punkt: Beide Methoden nutzen die Druckeinstellungen von Excel. Druckbereich, Skalierung, Ausrichtung und wiederholte Überschriften werden unverändert angewendet.

Online-Konverter können diese Einstellungen zwar lesen, doch die Qualität der Umsetzung schwankt je nach Werkzeug. Bei einer komplexen Excel-Ausgabe ist es sicherer, direkt aus Excel heraus auszugeben, um sicherzugehen, dass die Einstellungen exakt greifen.

Ein allgemeiner Hinweis zu Excel: Nahezu alle Probleme rühren von den Druckeinstellungen der Quelldatei her. Bevor Sie den Konverter beschuldigen, sehen Sie sich in Excel die Druckvorschau an – was Sie dort sehen, sehen Sie auch im PDF.

Szenario 5: Für die Archivierung wird PDF/A benötigt

Langfristige Aufbewahrung, ein Archivsystem der Organisation.

Sieger: Office-Export.

Im PDF-Exportfenster von Word und Excel findet sich unter "Optionen" die Möglichkeit, eine PDF/A-konforme Datei zu erzeugen. Diese entspricht dem Archivstandard: Alle Schriften werden eingebettet, es bleiben keine externen Abhängigkeiten, und XMP-Metadaten werden ergänzt.

Der Druckweg kann das nicht. Bei Online-Konvertern hängt die PDF/A-Unterstützung vom Werkzeug ab.

Wird PDF/A benötigt und haben Sie nur ein PDF zur Hand, müssen Sie ein eigenes Werkzeug zur PDF/A-Umwandlung verwenden.

Szenario 6: 100 Dateien im Stapel umwandeln

Ein ganzer Ordner voller Word-Dokumente.

Sieger: ein Office-Makro oder ein Kommandozeilenwerkzeug.

Keine der drei Methoden wurde für Stapelarbeit entworfen. Die Möglichkeiten:

Office-Makro (VBA): Ein kurzes Skript, das alle Dateien im Ordner öffnet und als PDF speichert, lässt sich schreiben. Es erfordert eine Office-Lizenz, liefert aber Office-Qualität.
LibreOffice über die Kommandozeile: Mit dem Parameter --convert-to pdf lässt sich eine Stapelumwandlung durchführen. Das ist kostenlos, kann aber Layoutunterschiede erzeugen.
Spezielle Konvertierungssoftware: Serverbasierte Lösungen, wie sie in Unternehmensumgebungen eingesetzt werden.

Wandeln Sie gelegentlich 5 bis 10 Dateien um, ist es praktischer, das einzeln zu tun; verarbeiten Sie regelmäßig Hunderte Dateien, lohnt sich eine Investition in Automatisierung.

Die versteckten Kosten des Druckwegs

Weil diese Methode praktisch wirkt, wird sie oft genutzt – zählen wir deshalb klar auf, was dabei verloren geht:

Hyperlinks sterben. Enthält das Dokument einen Verweis auf eine Webadresse, erscheint dieser im PDF als Text, ist aber nicht anklickbar. Enthält ein langer Bericht Dutzende Links, ist das ein erheblicher Verlust.

Es entstehen keine Lesezeichen. In einem Dokument mit 100 Seiten wird die Navigation mühsam.

Das Inhaltsverzeichnis funktioniert nicht. Die Seitenzahlen sind sichtbar, aber nicht anklickbar.

Die Barrierefreiheit liegt bei null. Für jemanden mit Screenreader ist das Dokument ein strukturloser Texthaufen. Er kann nicht von Überschrift zu Überschrift springen und Tabellenzellen nicht zuordnen.

PDF/A lässt sich nicht erzeugen.

Diese Verluste sind unsichtbar – beim Öffnen des PDFs sieht optisch alles korrekt aus. Das Problem tritt erst zutage, wenn jemand versucht, einen Link anzuklicken, oder wenn eine Prüfung der Barrierefreiheit stattfindet.

Gemeinsame Vorbereitungsschritte

Ganz gleich, welche Methode Sie wählen – im Quelldokument ist Folgendes zu tun:

Schriften. Verwenden Sie verbreitete Schriften oder aktivieren Sie in Word die Einbettungsoption. Andernfalls kann das Layout verrutschen.

Verwenden Sie echte Überschriftenstile. Text nur groß und fett zu setzen erzeugt keine strukturelle Überschrift. Lesezeichen und Barrierefreiheits-Tags entstehen aus echten Stilen.

Aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis.

Bereinigen Sie Kommentare und nachverfolgte Änderungen.

Nehmen Sie in Excel die Druckeinstellungen vor. Bereich, Ausrichtung, Skalierung, wiederholte Überschriften.

Berücksichtigen Sie, dass in PowerPoint Animationen verloren gehen. Ist eine schrittweise Darstellung nötig, legen Sie jeden Schritt als eigene Folie an.

Die Entscheidung im Überblick

Struktureller Reichtum ist nötig (Lesezeichen, Hyperlinks, Barrierefreiheit, PDF/A) → Office-Export.
Keine Office-Lizenz vorhanden → Online-Konverter (prüfen Sie, wo die Datei verarbeitet wird).
Eine rein optische Ausgabe genügt und es soll schnell gehen → Druckweg.
Ein Seitenbereich oder besondere Druckeinstellungen sind nötig → Druckweg.
Stapelarbeit → Makro oder Automatisierung über die Kommandozeile.

Das allgemeine Prinzip lautet: Nutzen Sie den Druckweg nur dann, wenn die Struktur unwichtig ist. Soll das Dokument gelesen, durchblättert oder archiviert werden, liefert der eigene Export von Office ein deutlich besseres Ergebnis.