Schrift- und Seitenlogik bei der Umwandlung von Office nach PDF

Wenn Sie ein Word-Dokument in ein PDF umwandeln, kann sich die Seitenzahl ändern, Tabellen können verrutschen und Schriften anders aussehen. Das sind keine zufälligen Fehler, sondern die natürlichen Folgen des Übergangs zwischen zwei verschiedenen Dokumentmodellen. In diesem Beitrag erklären wir diese Modelle und was sich bei der Umwandlung warum ändert.

Zwei verschiedene Dokumentmodelle

Das Modell des fließenden Dokuments (Flow Document): die Arbeitsweise von Word. Das Dokument ist ein Fluss aus Text und Objekten. Das Seitenlayout wird zur Laufzeit berechnet: Wörter werden auf Zeilen verteilt, Zeilen auf Seiten, solange der Fluss anhält. Fügen Sie ein Wort ein, fließt alles neu um.

Das Modell des festen Layouts (Fixed Layout): die Arbeitsweise von PDF. Jede Seite hat eine feste Größe, und jedes Element ist an bestimmten Koordinaten platziert. Die Berechnung erfolgt einmal, und das Ergebnis wird eingefroren.

Die Umwandlung ist der Übergang vom ersten zum zweiten Modell: Der Fluss wird einmal berechnet und das Ergebnis festgeschrieben.

Der große Vorteil davon ist, dass das Dokument überall gleich aussieht. Der Preis besteht darin, dass diese Berechnung unter den Bedingungen zum Zeitpunkt der Umwandlung erfolgt.

Schriftmetriken: die Quelle der Verschiebung

Wie ein Text in Zeilen zerlegt wird, hängt von den Breiten der Zeichen ab. Jede Schrift trägt ihre eigenen Metriken: wie viel Platz jedes Zeichen beansprucht, die Abstände zwischen den Buchstaben, die Zeilenhöhe.

Öffnet Word ein Dokument, berechnet es anhand dieser Metriken die Zeilenumbrüche. Ist die im Dokument verwendete Schrift auf dem System nicht vorhanden, wählt Word die nächstliegende Alternative – und deren Metriken weichen ab.

Die Folgenkette:

1. Die Zeichenbreiten ändern sich.
2. Die Umbruchstellen verschieben sich.
3. Absätze nehmen eine andere Zeilenzahl ein.
4. Die Seitenumbrüche verschieben sich.
5. Die Seitenzahl ändert sich.

Eine zusätzliche Seite, eine in zwei Teile getrennte Tabelle oder eine allein am Seitenende stehende Überschrift sind das Ergebnis dieser Kette.

Ein Beispiel: Wird in einem Bericht mit 40 Seiten statt Calibri die Schrift Arial verwendet, kann das Dokument wegen der breiteren Zeichen von Arial 43 Seiten umfassen, und jede Tabelle wird an einer anderen Stelle als zuvor getrennt.

Das Einbetten von Schriften

Die Lösung dieses Problems ist das Einbetten: die Zeichendaten der Schrift in das Dokument zu kopieren.

PDF tut das standardmäßig. Genau darin liegt der Daseinsgrund des Formats – um zu garantieren, dass das Dokument überall gleich aussieht, trägt es die verwendeten Schriften in der Datei mit.

In Word ist das Einbetten optional und standardmäßig ausgeschaltet, weil es die Dateigröße erhöht. Unter Datei > Optionen > Speichern findet sich die Option "Schriftarten in der Datei einbetten".

Es gibt zwei Unteroptionen:

• Nur die im Dokument verwendeten Zeichen einbetten: Die Datei bleibt klein, doch es entstehen Probleme, wenn Sie das Dokument bearbeiten und neue Zeichen hinzufügen.
• Alle Zeichen einbetten: Die Datei wird größer, ist aber vollständig sicher.

Lizenzbeschränkung: Manche kommerziellen Schriften erlauben das Einbetten nicht. In der Schriftdatei steckt ein Berechtigungskennzeichen, an das sich Programme halten. Verwenden Sie eine solche Schrift, schlägt das Einbetten fehl, und es wird auf eine Alternative zurückgegriffen.

Teilmengen-Einbettung in PDF

PDFs betten meist nicht die vollständige Schrift ein, sondern nur die im Dokument vorkommenden Zeichen. Das nennt man "Teilmengen-Einbettung" (Subsetting).

Der Vorteil ist die Dateigröße: Während eine vollständige Schriftfamilie mit umfassender Zeichenunterstützung mehrere Megabyte beansprucht, kann die Teilmenge nur einige Hundert Kilobyte groß sein.

Der Nebeneffekt: Versuchen Sie das PDF später zu bearbeiten, können Sie kein Zeichen einfügen, das im Dokument nicht vorkommt (etwa ein "ß", wenn keines vorhanden ist) – die Zeichendaten dafür stecken nicht in der Datei.

Excel: das Format ohne Seitenkonzept

Excel ist das Format mit den meisten Überraschungen, und der Grund ist struktureller Natur: Ein Arbeitsblatt hat kein natürliches Seitenkonzept.

Theoretisch ist es ein Raster von unbegrenzter Breite und Höhe. Die Vorstellung einer "Seite" entsteht erst durch die Druckeinstellungen:

| Einstellung | Wirkung | |---|---| | Druckbereich | Welcher Zellbereich einbezogen wird | | Ausrichtung | Hoch- oder Querformat | | Skalierung | Prozentwert oder "auf so viele Seiten anpassen" | | Ränder | Die nutzbare Fläche | | Seitenumbrüche | Von Hand eingefügte Trennstellen | | Drucktitel | Auf jeder Seite zu wiederholende Zeilen/Spalten |

Die PDF-Umwandlung nutzt diese Einstellungen. Sind sie nicht definiert, wendet Excel seine Voreinstellungen an, und das Ergebnis entspricht meist nicht den Erwartungen.

Klassische Probleme:

Hunderte leerer Seiten. Wurde versehentlich ein Leerzeichen in eine Zelle eingegeben, betrachtet Excel diese Zelle als "benutzt", und der Druckbereich reicht bis dorthin. Das Ergebnis: Dutzende leerer Seiten. Lösung: den Druckbereich ausdrücklich definieren.

Beschnitt auf der rechten Seite. Passt die Tabelle nicht auf die Seitenbreite, trennt Excel die Spalten und setzt den Rest auf die Folgeseiten. Es entsteht eine unlesbare Ausgabe. Lösung: die Skalierung "Alle Spalten auf einer Seite darstellen".

Unlesbar kleiner Text. Eine zu starke Skalierung macht den Text unlesbar. Prüfen Sie den Skalierungsprozentsatz; Werte unter 50 % sind meist problematisch.

Fehlende Überschriften. Bei einer mehrseitigen Tabelle sind ab der zweiten Seite die Spaltenüberschriften nicht mehr sichtbar. Lösung: Seitenlayout > Drucktitel.

Der entscheidende Punkt: Keines dieser Probleme ist die Schuld des Konverters. Der Konverter folgt den Druckeinstellungen von Excel. Die Korrektur muss in der Quelle erfolgen.

PowerPoint: der Verlust der Zeitachse

Eine Präsentation ist eine Folge von Zuständen über die Zeit: Punkte erscheinen nacheinander, Objekte bewegen sich, Folien wechseln mit Übergangseffekten.

Im Inhaltsmodell von PDF gibt es keine Zeitachse. Jede Seite definiert eine einzige feste Ansicht.

Der Konverter zeichnet den Endzustand der Folie – den Zustand nach Abschluss aller Animationen – als eine einzige Seite.

Die Folgen:

| PowerPoint-Funktion | Im PDF | |---|---| | Objektanimation | Der Endzustand wird gezeigt | | Folienübergang | Geht verloren | | Eingebettetes Video | Ein statisches Einzelbild oder eine leere Fläche | | Ton | Geht verloren | | Interaktive Schaltflächen | Gehen meist verloren | | Hyperlinks | Bleiben meist erhalten | | Sprechernotizen | Erfordern ein besonderes Layout |

Praktische Folge: Punkte, die per Animation nacheinander erscheinen, sind im PDF alle gleichzeitig sichtbar. Wollen Sie eine schrittweise Darstellung, müssen Sie jeden Schritt als eigene Folie anlegen – statt Animation also Folien duplizieren.

Das ist bei der Verteilung von Präsentationen gängige Praxis: Die Präsentationsdatei enthält Animationen, die PDF-Fassung wird mit schrittweisen Folien erstellt.

Was erhalten bleibt und was verloren geht

Strukturen, die sich bei der Umwandlung übertragen lassen und solche, die es nicht tun:

Erhalten bleiben:

• Text (als echter Text, markier- und durchsuchbar)
• Vektorgrafiken (Formen, Linien, SmartArt)
• Bilder
• Tabellen (optisch)
• Hyperlinks (bei den meisten Konvertern)
• Dokumentinterne Verweise und das Inhaltsverzeichnis
• Lesezeichen (lassen sich aus der Überschriftenstruktur erzeugen)
• Seitengröße und Ausrichtung
• Metadaten (Autor, Titel)

Verloren gehen:

• Formeln (in Excel bleiben nur die Ergebnisse)
• Animationen und Übergänge
• Ton und Video
• Makros
• Die Logik nachverfolgter Änderungen (optisch übertragbar)
• Live-Datenverbindungen
• Die Logik bedingter Formatierung (das optische Ergebnis bleibt)

Sich ändern können:

• Die Seitenzahl (durch Schriftverschiebungen)
• Die Bildauflösung (je nach Komprimierungseinstellung)
• Farbwerte (durch Farbraumumwandlung)

Getaggtes PDF und Barrierefreiheit

Moderne Office-Versionen können beim Erzeugen eines PDFs ein getaggtes (tagged) PDF anlegen. Dabei werden die Strukturinformationen des Dokuments – Überschriften, Absätze, Listen, Tabellenzellen, Lesereihenfolge – dem PDF hinzugefügt.

Die Vorteile:

• Screenreader lesen das Dokument in der richtigen Reihenfolge und mit der richtigen Struktur vor.
• Textextraktion und Neuumbruch werden zuverlässiger.
• Standards zur Barrierefreiheit werden eingehalten.

Für Behörden und große Unternehmen ist das oft eine Verpflichtung. Vergewissern Sie sich beim Speichern als PDF in Word, dass die Option "Dokumentstrukturtags" aktiviert ist.

Echte Überschriftenstile im Quelldokument zu verwenden (Überschrift 1, Überschrift 2) bestimmt unmittelbar die Qualität dieser Struktur. Text nur groß und fett zu setzen erzeugt keine strukturelle Überschrift.

Bildverarbeitung

Bilder in Office-Dokumenten sind bei der Übertragung ins PDF von den Komprimierungseinstellungen betroffen.

Die Einstellung "Bilder komprimieren" in Word kann Bilder beim Speichern des Dokuments auf eine bestimmte Auflösung reduzieren. Die Voreinstellung liegt meist bei 220 DPI und genügt für die meisten Zwecke; wollen Sie jedoch hochwertig drucken, müssen Sie diese Komprimierung abschalten.

Unter Datei > Optionen > Erweitert > Bildgröße und -qualität findet sich die Option "Bilder in Datei nicht komprimieren".

Zusammengefasst

Die Umwandlung von Office nach PDF ist der Übergang vom Modell des fließenden Dokuments zum Modell der festen Seite: Das Seitenlayout wird einmal berechnet und eingefroren. Weil diese Berechnung von den zum Zeitpunkt der Umwandlung verfügbaren Schriften abhängt, ändern sich bei einer fehlenden Schrift die Zeichenbreiten, und alles von den Zeilenumbrüchen bis zur Seitenzahl verschiebt sich – die Lösung besteht darin, verbreitete Schriften zu verwenden oder sie einzubetten. In Excel existiert das Seitenkonzept nur über die Druckeinstellungen, weshalb Ausgabeprobleme nahezu immer von den Einstellungen der Quelldatei herrühren. In PowerPoint geht die Zeitachse verloren, und Animationen werden in ihrem Endzustand festgeschrieben. Wer diese Grenzen kennt und das Quelldokument entsprechend vorbereitet, vermeidet die meisten Überraschungen nach der Umwandlung.