Kann ich die Reihenfolge meiner Dateien beim Zusammenführen von PDFs nachträglich ändern?

Ja, solange Sie das Zusammenführen noch nicht gestartet haben. Mit den Pfeilen nach oben (↑) und nach unten (↓) neben jeder Datei ändern Sie die Reihenfolge, und eine Datei, die Sie nicht brauchen, nehmen Sie mit „Entfernen“ aus der Liste. Sobald das Zusammenführen begonnen hat, steht die Reihenfolge fest; für eine andere Reihenfolge ordnen Sie die Dateien neu und starten den Vorgang noch einmal.

Bricht der Zusammenführungsvorgang ab, wenn meine Internetverbindung unterbrochen wird?

Das hängt davon ab, wann die Verbindung abbricht. Reißt sie ab, während die Dateien hochgeladen werden, startet der Vorgang nicht, und Sie müssen es erneut versuchen. Sind die Dateien hochgeladen und hat der Auftrag begonnen, läuft das Zusammenführen auf dem Server weiter. Solange die Seite geöffnet bleibt, fragt sie den Status erneut ab, sobald Ihre Verbindung wieder steht, und ist das Ergebnis fertig, erscheint der Download-Link.

Verlangsamt das Zusammenführen vieler oder sehr großer PDF-Dateien mein Gerät?

Da das Zusammenführen selbst auf dem Server stattfindet, werden Arbeitsspeicher und Prozessor Ihres Geräts dafür nicht beansprucht. Die Wartezeit hängt vor allem vom Upload ab: Je größer die Dateien und je langsamer die Upload-Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung, desto länger dauert dieser Schritt.

So funktioniert das Zusammenführen von PDFs: Wohin gehen Ihre Dateien, und wann werden sie gelöscht?

Sie haben fünf separate PDFs vorliegen: ein Angebotsdokument, zwei Rechnungen, einen Vertragsanhang und eine Unterschriftsseite. Diese müssen Sie in der richtigen Reihenfolge zu einer einzigen Datei zusammenführen und dem Kunden als einen einzigen E-Mail-Anhang schicken. Oder für eine Universitätsbewerbung sollen Sie Transkript, Empfehlungsschreiben und Motivationsschreiben zu einer einzigen PDF zusammenfassen. Das ist eines der häufigsten kleinen, aber lästigen Probleme im Büroalltag und bei der digitalen Dokumentenarbeit.

Das Tool zum Zusammenführen von PDFs löst genau diesen Bedarf: Es fasst mehrere PDF-Dateien in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge in einer einzigen Datei zusammen. Das eigentliche Thema dieses Artikels ist aber nicht nur, „was“ es tut, sondern „wie“ es das tut: wohin Ihre Dateien gehen, was dort mit ihnen geschieht und wann sie gelöscht werden. Wer mit sensiblen Dokumenten arbeitet, sollte das wissen.

Wofür ist das PDF-Zusammenführungstool gedacht?

In seiner einfachsten Form nimmt es mehrere PDF-Dateien entgegen und erzeugt daraus eine einzige PDF. In der Praxis gibt es dafür jedoch mehrere typische Einsatzszenarien:

Dokumentenpakete: Separat gescannte oder erstellte Dateien wie Vertrag, Anhang oder Ausweiskopie als ein einziges Paket einreichen.
Berichtszusammenführung: Berichtsteile, die von verschiedenen Teams oder Abteilungen erstellt wurden, zu einem finalen Bericht zusammenführen.
Rechnungs-/Buchhaltungsarchivierung: Monatliche Rechnungen oder Quittungen in einer einzigen Jahresdatei sammeln, um die Archivierung zu erleichtern.
Zusammenführen gescannter Seiten: Wenn Sie ein mehrseitiges Dokument durch den Scanner laufen lassen, kann jede Seite als eigene PDF herauskommen; diese müssen in einer einzigen Datei gesammelt werden.
Bewerbungsunterlagen: Dokumente wie Lebenslauf, Anschreiben und Portfolio in das von Institutionen geforderte Format „eine einzige Datei“ bringen.

Die Seitenreihenfolge ist dabei entscheidend. Ein gutes Zusammenführungstool hängt Dateien nicht einfach aneinander, sondern lässt Sie bequem festlegen, welche Datei zuerst und welche danach kommt. Bei PDF Move geschieht das mit den Pfeilen nach oben (↑) und nach unten (↓) neben jeder Datei in der Liste. Stimmt die Reihenfolge nicht, wird aus Ihrer „zusammengeführten“ Datei ein Durcheinander, das erst wieder geordnet werden muss.

Was im Hintergrund passiert: der Weg Ihrer Dateien

Wie die meisten Online-Datei-Tools erledigt auch das Zusammenführungstool von PDF Move die Arbeit auf dem Server; Ihre Dateien verlassen Ihr Gerät also für kurze Zeit. Schritt für Schritt passiert Folgendes:

Die Auswahl findet auf Ihrem Gerät statt. Während Sie Dateien auswählen und sortieren, wird nichts hochgeladen; die Liste existiert nur in Ihrem Browser. Sobald Sie mindestens zwei PDFs ausgewählt haben, wird die Schaltfläche „Ausführen“ aktiv.
Der Upload läuft über eine verschlüsselte Verbindung. Wenn Sie auf „Ausführen“ klicken, werden die Dateien per HTTPS (verschlüsselte Verbindung) in den Speicher auf unserem Server hochgeladen. Jede Datei wird unter einem zufällig erzeugten Namen abgelegt; Ihr ursprünglicher Dateiname wird dafür nicht verwendet. Dazu kommt nur eine kleine Liste, die die Reihenfolge festhält.
Der Auftrag kommt in eine Warteschlange. Der Server legt einen Zusammenführungsauftrag an und reiht ihn in die Auftragswarteschlange ein. Währenddessen fragt Ihre Seite im Abstand von ein bis zwei Sekunden den Status ab, und auf dem Bildschirm steht „Wird verarbeitet...“.
Seiten werden kopiert, nicht umgewandelt. Der Server erstellt eine leere PDF und fügt alle Seiten Ihrer Dateien in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge ein; innerhalb jeder Datei bleibt deren eigene Seitenreihenfolge erhalten. Die Seiten werden nicht in Bilder umgewandelt, und enthaltene Bilder werden nicht neu komprimiert. Markierbarer Text bleibt deshalb markierbar, und Hoch- und Querformatseiten oder unterschiedliche Papierformate behalten ihre ursprünglichen Maße.
Das Ergebnis kommt über einen signierten Link. Ist die Datei fertig, erscheint auf dem Bildschirm der Link „Ergebnis herunterladen“. Das ist keine dauerhafte, öffentlich erreichbare Adresse, sondern ein kurzlebiger, signierter Link.
Die Dateien werden automatisch gelöscht. Mit dem Anlegen des Auftrags beginnt eine Aufbewahrungsfrist von 2 Stunden. Ist sie abgelaufen, löscht ein regelmäßig auf dem Server laufender Bereinigungsprozess die hochgeladenen PDFs, die Reihenfolgeliste und das zusammengeführte Ergebnis.

Für keinen dieser Schritte brauchen Sie ein Konto; das Tool funktioniert auch ohne Anmeldung.

Was ist WASM, und wird es bei diesem Tool verwendet?

WebAssembly (kurz WASM) ist eine Technologie, mit der sich Code im Browser nahezu so schnell wie eine installierte Anwendung ausführen lässt. Bibliotheken, die in Sprachen wie C/C++ oder Rust geschrieben sind, können nach WASM kompiliert und direkt im Browser-Tab ausgeführt werden. So lassen sich manche Dateivorgänge komplett auf dem eigenen Gerät erledigen, ohne dass etwas an einen Server geht.

Das Zusammenführungstool von PDF Move arbeitet nicht auf diese Weise: Wie oben beschrieben, findet das Zusammenführen auf dem Server statt. In der ersten Fassung dieses Artikels hieß es, das Zusammenführen laufe per WASM im Browser und die Dateien erreichten nie einen Server; diese Angabe war falsch und wurde korrigiert.

Es gibt auf unserer Website aber auch Tools, bei denen das Dokument Ihr Gerät nie verlässt: PDF bearbeiten und PDF unterschreiben laufen vollständig in Ihrem Browser, Ihr Dokument wird nicht an den Server gesendet. Andere Tools wie Zusammenführen, Konvertieren, Komprimieren oder OCR verarbeiten die Datei dagegen auf dem Server. Der Unterschied zwischen beiden Ansätzen in Kürze:

Verarbeitung im Browser: Die Datei verlässt Ihr Gerät nicht; wie schnell die Verarbeitung ist und wie viel sie bewältigt, hängt jedoch vom Arbeitsspeicher und Prozessor Ihres Geräts ab.
Verarbeitung auf dem Server: Die Datei wird über eine verschlüsselte Verbindung hochgeladen und bleibt bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist auf dem Server; dafür hängt die Verarbeitung nicht von der Leistung Ihres Geräts ab.

Warum und wann wird es benötigt?

Der Bedarf an PDF-Zusammenführung entsteht in der Regel in zwei Situationen. Erstens: Die vorhandenen Dokumentquellen sind bereits verstreut – ein Teil ist ein E-Mail-Anhang, ein Teil kommt aus dem Scanner, ein Teil ist ein von Word in PDF umgewandelter Bericht. Zweitens: eine unternehmensinterne oder bürokratische Vorgabe – viele Bewerbungssysteme, Ausschreibungsplattformen oder Behörden verlangen „eine einzige PDF-Datei“ und akzeptieren keine separaten Dateien.

Auch mit Desktop-Office-Software lassen sich PDFs zusammenführen, das erfordert jedoch meist eine zusätzliche Softwareinstallation, manchmal auch ein kostenpflichtiges Plugin. Der Reiz eines Online-Tools liegt genau hier: keine Installation, sofortiger Zugriff, unabhängig vom Betriebssystem (ob Windows, Mac oder sogar Tablet). Da das Zusammenführen auf dem Server stattfindet, ist auch ein leistungsschwacher Computer oder ein Smartphone kein Problem.

Was bedeutet das für Sicherheit und Datenschutz?

Das ist ein wichtiges Thema, besonders für alle, die mit sensiblen Dokumenten arbeiten. PDFs mit persönlich oder geschäftlich sensiblem Inhalt wie Rechnungen, Verträge, Ausweisdokumente oder Arztberichte ungeprüft auf irgendeine Website mit „kostenlosem Online-Tool“ hochzuladen, weckt bei vielen Nutzern zu Recht Bedenken: Wie lange bleibt die Datei auf dem Server, wer hat Zugriff darauf, und wird sie garantiert gelöscht?

Für das Zusammenführen bei PDF Move lauten die Antworten auf diese Fragen:

Verschlüsselte Übertragung: Dateien werden ausschließlich über HTTPS hoch- und heruntergeladen.
Begrenzte Aufbewahrung: Die hochgeladenen Dateien und das zusammengeführte Ergebnis werden nach etwa 2 Stunden automatisch gelöscht und nicht dauerhaft gespeichert.
Nicht erratbare Adressen: Dateien werden unter zufälligen Namen gespeichert; das Ergebnis erhalten Sie über einen kurzlebigen, signierten Link.
Kein Konto erforderlich: Zum Zusammenführen müssen Sie sich weder registrieren noch persönliche Daten angeben.
Keine Weitergabe an Dritte: Wie in unserer Datenschutzerklärung beschrieben, werden Ihre Dateien ausschließlich für die von Ihnen gewünschte Verarbeitung verwendet.

Offen gesagt: In diesem Modell liegt Ihre Datei während der Verarbeitung und bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist auf unserem Server. Schreibt die Richtlinie Ihres Unternehmens vor, „Kundendokumente nicht auf externe Server hochzuladen“, ist es besser, solche Dateien mit einem auf Ihrem Computer installierten PDF-Programm zusammenzuführen. Bei Dokumenten mit personenbezogenen Daten (etwa Informationen, die unter die DSGVO fallen) empfehlen wir außerdem, vor dem Hochladen die Datenschutzvorgaben Ihrer Organisation zu prüfen.

Was Sie vor dem Zusammenführen wissen sollten

Beim Zusammenführen werden alle Seiten vollständig übernommen, einige Eigenschaften der Dokumente gehen jedoch nicht in die zusammengeführte Datei über:

Lesezeichen werden nicht übernommen. Die Lesezeichen der Quelldateien (das Inhaltsverzeichnis in der Seitenleiste des PDF-Readers) werden nicht in die zusammengeführte Datei übertragen; die Seiten selbst kommen vollständig an.
Formularfelder bleiben möglicherweise nicht ausfüllbar. Die Felder eines PDF-Formulars und ihre Werte können auf der Seite weiterhin sichtbar sein, funktionieren in der zusammengeführten Datei aber unter Umständen nicht mehr als ausfüllbare Felder. Am sichersten ist es, das Formular zuerst auszufüllen, es mit dem Tool Formular reduzieren in festen Inhalt umzuwandeln und erst dann zusammenzuführen.
Verschlüsselte PDFs lassen sich nicht zusammenführen. Enthält die Liste eine Datei mit Öffnungspasswort oder Nutzungsbeschränkungen (Verschlüsselung), schlägt der Vorgang fehl. Wenn Sie das Passwort kennen, entfernen Sie den Schutz zuerst mit PDF-Passwort entfernen.
Die Reihenfolge gilt pro Datei. Die Seiten innerhalb einer Datei bleiben in ihrer eigenen Reihenfolge. Um einzelne Seiten neu anzuordnen oder einige davon zu entfernen, können Sie nach dem Zusammenführen das Tool Seiten organisieren verwenden.

Wie wird es in der Praxis genutzt?

Der Ablauf sieht so aus: Auf der Seite PDF zusammenführen wählen Sie Ihre Dateien über das Feld „Klicken, um PDF-Dateien hinzuzufügen“ aus; wenn Sie diesen Schritt wiederholen, kommen weitere Dateien zur Liste hinzu. Die Dateien erscheinen mit ihren Namen in einer Liste. Mit den Pfeilen legen Sie die Reihenfolge fest, und eine überflüssige Datei nehmen Sie mit „Entfernen“ heraus. Danach klicken Sie auf „Ausführen“ und laden die fertige PDF nach Abschluss des Vorgangs über den Link „Ergebnis herunterladen“ herunter. Wie lange das insgesamt dauert, hängt vor allem von der Dateigröße und der Upload-Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung ab.

Kurz gesagt: Das Zusammenführen von PDFs ist eine scheinbar einfache Aufgabe, die im Arbeitsalltag aber ständig wiederkehrt. Egal, welches Tool Sie verwenden: Zu wissen, wohin Ihre Datei geht, wie lange sie dort bleibt und wer darauf zugreifen kann, ist genauso wichtig wie ein Ergebnis in der richtigen Reihenfolge.