Kann ich das Formular nach dem Reduzieren erneut bearbeiten?

Nein, der Vorgang ist unumkehrbar. Weil die Formularfelder zu festem Seiteninhalt werden, sind sie keine anklickbaren, bearbeitbaren Felder mehr. Bewahren Sie deshalb vor dem Reduzieren unbedingt das ausfüllbare Original als eigene Kopie auf. Wird später eine Korrektur nötig, füllen Sie das Original erneut aus und reduzieren es abermals.

Kann ich ein digital signiertes Dokument reduzieren?

Sie sollten es nicht tun. Eine digitale Signatur beruht auf dem Byteinhalt des Dokuments zum Zeitpunkt der Signatur; weil das Reduzieren die Datei neu schreibt, wird die Signatur ungültig und die Prüfung schlägt fehl. Bei signierten Dokumenten muss das Reduzieren vor dem Signieren erfolgen. Handelt es sich um ein handgezeichnetes Unterschriftsbild (keine kryptografische Signatur), besteht dieses Problem nicht.

Verkleinert das Reduzieren die Datei?

Meist ein wenig. Weil Formularfelddefinitionen, JavaScript-Code und Anmerkungsobjekte entfernt werden, entsteht ein gewisser Gewinn. Der eigentliche Gewinn liegt jedoch nicht in der Dateigröße, sondern in Kompatibilität und Sicherheit. Wollen Sie eine deutliche Verkleinerung, müssen Sie nach dem Reduzieren ein Komprimierungswerkzeug einsetzen.

Ich habe das Formular ausgefüllt, doch beim Drucken kommt es leer heraus – hilft Reduzieren?

Ja, das ist der klassische Anwendungsfall des Reduzierens. Manche PDF-Betrachter und Druckertreiber drucken den Inhalt von Formularfeldern nicht – besonders, wenn Einstellungen wie 'Nur Felder drucken' falsch stehen. Das Reduzieren macht die eingetragenen Werte zu einem Teil des Seiteninhalts, und danach druckt sie jeder Drucker und zeigt sie jeder Betrachter.

Wie reduziert man ein PDF-Formular (Flatten)?

Sie haben ein PDF-Formular ausgefüllt. Beim Empfänger erscheinen die Felder leer, oder beim Drucken kommt der Inhalt nicht heraus, oder der Empfänger kann Ihre Eingaben ändern. Für alle drei Probleme gibt es dieselbe Lösung: das Reduzieren. Der Vorgang wandelt Formularfelder und Anmerkungen in festen Seiteninhalt um.

Was das Reduzieren tut

In einem PDF ist ein Formularfeld ein eigenständiges Objekt, das über der Seite liegt. Der Seiteninhalt ist eine Ebene, die Formularfelder sind eine andere. Ein Feld trägt einen Wert ("Anna Müller"), und es gibt einen Darstellungsstrom, der definiert, wie dieser Wert am Bildschirm erscheint.

Das Reduzieren führt diese beiden Ebenen zusammen. Es zeichnet die Darstellung des Feldes in den Seiteninhalt und löscht die interaktive Felddefinition. Am Ende gilt:

Der Text wird zu einem untrennbaren Teil der Seite.
Das Feld ist nicht mehr anklickbar und nicht mehr bearbeitbar.
Jeder Betrachter und jeder Drucker stellt den Inhalt gleich dar.

Dasselbe gilt für Anmerkungen (Annotations): Haftnotizen, Hervorhebungen, Zeichnungen, Stempel, Textfelder. Sie alle sind eigenständige Objekte über der Seite und werden beim Reduzieren zu festem Inhalt.

Schritt 1: Klären Sie, warum Sie reduzieren

Es gibt vier verbreitete Gründe für das Reduzieren, und welcher der Ihre ist, bestimmt, was Sie hinterher prüfen sollten:

Einheitliche Darstellung. Manche Betrachter zeichnen Formularfelder anders – andere Schrift, andere Umrandung, andere Ausrichtung. Mobile Anwendungen und in Browser eingebettete Betrachter sind darin besonders uneinheitlich. Nach dem Reduzieren sehen alle dasselbe.

Druckprobleme. Manche Druckertreiber und Betrachter drucken den Formularinhalt nicht. Das ist die Standardlösung für die Klage "Ich habe das Formular ausgefüllt, aber es kommt leer heraus."

Unveränderbarkeit. Wenn der Empfänger die eingetragenen Werte nicht ändern können soll, müssen Sie reduzieren. In einem nicht reduzierten Formular kann der Empfänger die Felder frei bearbeiten.

Kompatibilität. Manche Dokumentenmanagementsysteme, Archivsysteme und automatisierten Verarbeitungsstrecken verarbeiten interaktive Formularfelder nicht korrekt. Auch das Archivformat PDF/A schränkt einige Formularfunktionen ein.

Schritt 2: Sichern Sie das Original

Überspringen Sie diesen Schritt nicht, denn das Reduzieren ist unumkehrbar.

Bewahren Sie Ihre ausgefüllte, aber nicht reduzierte Datei unter einem eigenen Namen auf (etwa "angebot-ausgefuellt.pdf" und "angebot-reduziert.pdf"). Müssen Sie später eine Zahl korrigieren, geht das in der reduzierten Datei nicht; Sie müssen das Original öffnen, erneut ausfüllen und abermals reduzieren.

Haben Sie eine leere Formularvorlage, bewahren Sie auch diese auf. Wenn Sie dasselbe Formular erneut verwenden, ist sie die wertvollste Datei.

Schritt 3: Führen Sie das Reduzieren durch

Öffnen Sie das Werkzeug zum Reduzieren von Formularen und laden Sie Ihre Datei hoch. Die Verarbeitung läuft in Ihrem Browser; weil ausgefüllte Formulare meist personenbezogene Daten enthalten, ist es ein wichtiger Unterschied, dass die Datei keinen Server erreicht.

Während des Vorgangs geschieht Folgendes:

| Element | Nach dem Reduzieren | |---|---| | Textfelder | Der Wert wird zu festem Text | | Kontrollkästchen | Der Zustand (angekreuzt/leer) wird festgeschrieben | | Optionsfelder | Die getroffene Auswahl wird festgeschrieben | | Auswahllisten | Der gewählte Wert wird zu festem Text | | Signaturfeld (gezeichnet) | Das Bild wird festgeschrieben | | Haftnotizen | Der sichtbare Zustand wird auf die Seite gezeichnet oder entfernt | | Hervorhebungen | Werden zu festen farbigen Flächen | | Freihandzeichnungen | Werden zu festen Vektorzeichnungen | | Formular-JavaScript | Wird entfernt | | Hyperlinks | Bleiben meist erhalten |

Die letzten beiden Zeilen sind wichtig. In Formularen steckt häufig JavaScript-Code, der Berechnungen ausführt (Summenfelder, Datumsprüfung, Prüfung von Pflichtfeldern). Das Reduzieren entfernt ihn – weil die Werte bereits berechnet und festgeschrieben sind, hat er keine Funktion mehr.

Hyperlinks bleiben dagegen meist erhalten, weil sie keine Formularfelder, sondern Link-Anmerkungen sind, und Reduzierwerkzeuge sie in der Regel nicht antasten.

Schritt 4: Prüfen Sie das Ergebnis

Öffnen Sie die reduzierte Datei und vergewissern Sie sich:

Sind alle Werte sichtbar? Steht der Inhalt jedes von Ihnen ausgefüllten Feldes auf der Seite? Ein seltenes Problem: Ist der Darstellungsstrom mancher Felder nicht aktuell (hat die Formularsoftware den Wert geschrieben, aber die Darstellung nicht erneuert), kann beim Reduzieren eine alte oder leere Darstellung festgeschrieben werden. Öffnen Sie das Formular in einem solchen Fall in einem anderen Betrachter, speichern Sie es und versuchen Sie es erneut.

Sind Sonderzeichen korrekt? Prüfen Sie Zeichen wie ä, ö, ü und ß. Ist die Schrift des Formularfeldes nicht vollständig im Dokument eingebettet, kann es beim Reduzieren Probleme geben.

Ist Text aus dem Feld herausgelaufen? Haben Sie in ein Feld mehr Text eingegeben, als in den Kasten passt, ließ sich das Formularfeld am Bildschirm scrollen, doch beim Reduzieren wird nur der sichtbare Teil festgeschrieben. Prüfen Sie das bei langen Adress- und Bemerkungsfeldern unbedingt.

Stimmen die Kontrollkästchen? Sind die von Ihnen angekreuzten Kästchen markiert und die übrigen leer?

Drucktest. Sehen Sie sich mit Strg+P die Vorschau an. War ein Druckproblem ohnehin der Grund fürs Reduzieren, machen Sie einen echten Testdruck.

Sind die Felder wirklich gesperrt? Versuchen Sie, in ein Textfeld zu klicken. Lässt es sich noch bearbeiten, wurde der Vorgang nicht vollständig ausgeführt.

Vorsicht bei Signaturen

Das ist der heikelste Bereich des Reduzierens, und man muss zwei Fälle unterscheiden.

Ein handgezeichnetes Unterschriftsbild (mit Maus, Finger oder als gescanntes Unterschriftsbild): Das ist lediglich ein Bild und keine kryptografische Struktur. Es zu reduzieren macht keine Probleme und ist sogar nützlich, weil es Änderungen verhindert.

Eine digitale Signatur (elektronische Signatur, zertifikatsbasiert): Sie beruht auf der kryptografischen Prüfsumme des Byteinhalts zum Zeitpunkt der Signatur. Weil das Reduzieren die Datei neu schreibt, wird die Signatur ungültig, und die Prüfung meldet den Fehler "Das Dokument wurde nach der Signatur verändert".

Die richtige Reihenfolge: erst reduzieren, dann signieren. Wollen Sie ein Formular ausfüllen und digital signieren, reduzieren Sie es vor der Signatur. Ein signiertes Dokument zu reduzieren nimmt der Signatur jede Bedeutung.

Wann man nicht reduzieren sollte

Wenn die Gegenseite das Formular ausfüllen soll. Reduzieren Sie ein leeres Formular, ist es nicht mehr ausfüllbar. Das klingt selbstverständlich, ist bei Stapelverarbeitungen aber ein leicht gemachter Fehler.

Wenn das Dokument digital signiert ist. Wie oben erläutert.

Wenn Sie das Formular erneut verwenden wollen. Reduzieren Sie Ihre Vorlagendatei nicht.

Wenn spätere Korrekturen möglich sind. Verschieben Sie bei Angeboten, Rechnungen und Anträgen das Reduzieren bis zur endgültigen Freigabe.

Wenn Barrierefreiheit erforderlich ist. In getaggten PDFs sind Formularfelder Teil der Barrierefreiheitsstruktur. Das Reduzieren kann das Erlebnis mit einem Screenreader beeinträchtigen.

Reduzieren ist kein Werkzeug zum Verbergen

Klären wir ein wichtiges Missverständnis: Das Reduzieren entfernt keine vertraulichen Informationen.

Legen Sie einen schwarzen Kasten über ein Formularfeld und reduzieren die Datei, wird der Kasten zu festem Inhalt – doch auch der darunterliegende Text wird zu festem Inhalt und bleibt in der Datei. Er kann mit dem Textmarkierungswerkzeug oder per Textextraktion zutage treten.

Zum Entfernen vertraulicher Informationen ist ein Schwärzungswerkzeug nötig – dieses löscht den Inhalt physisch aus der Datei.

Zudem bereinigt das Reduzieren nicht immer die alten Werte von Formularfeldern. Manche PDFs tragen eine Historie inkrementeller Aktualisierungen, und frühere Zustände der Datei können darin verbleiben. Bevor Sie ein sensibles Dokument weitergeben, sollten Sie auch an eine Metadatenbereinigung und bei Bedarf an eine Schwärzung denken.

Zusammengefasst

Das Reduzieren wandelt Formularfelder und Anmerkungen in dauerhaften Seiteninhalt um. Das hat vier praktische Vorteile: gleiche Darstellung in jedem Betrachter, korrekter Druck auf jedem Drucker, Unveränderbarkeit für den Empfänger und Verträglichkeit mit Archivsystemen. Weil der Vorgang unumkehrbar ist, bewahren Sie das ausgefüllte Original unbedingt auf. Wenden Sie ihn nicht auf digital signierte Dokumente an – das Reduzieren muss vor der Signatur erfolgen. Und vergessen Sie nicht, dass das Reduzieren nichts verbirgt; für vertrauliche Informationen ist eine Schwärzung nötig. Nach der Anwendung vervollständigt es die Arbeit, zu prüfen, ob alle Werte sichtbar sind, Sonderzeichen korrekt gezeichnet wurden und lange Texte nicht abgeschnitten sind.