Welche Informationen stecken in einem PDF – was gebe ich unbemerkt weiter?

Typischerweise Titel, Autorenname, Thema, Stichwörter, das erzeugende Programm sowie Erstellungs- und Änderungsdatum. Das Autorenfeld wird häufig automatisch aus Ihrem Benutzernamen in Word oder im Betriebssystem gefüllt; das kann Ihr persönlicher Name oder Ihr Firmen-Benutzername sein. Die Angabe zum erzeugenden Programm verrät zudem, welche Software und Version Sie verwenden.

Löscht das Bereinigen der Metadaten auch Informationen im Dokumentinhalt?

Nein. Metadaten sind Informationen über das Dokument – sie sind nicht Teil des Seiteninhalts. Namen, Daten und vertrauliche Angaben, die auf der Seite sichtbar sind, werden durch eine Metadatenbereinigung nicht entfernt. Um Informationen aus dem Seiteninhalt zu entfernen, ist ein Schwärzungswerkzeug nötig; das sind zwei völlig verschiedene Aufgaben, und meist müssen beide erledigt werden.

Worin unterscheiden sich Dokumentinformationen und XMP?

Das Wörterbuch der Dokumentinformationen (Document Info) ist die alte, einfache Metadatenstruktur von PDF; es enthält einige wenige Schlüssel wie Titel und Autor. XMP ist dagegen ein XML-basierter, weit reicherer und erweiterbarer Standard und liegt als eingebetteter Textblock in der Datei. Viele PDFs tragen beides, und die Werte können sich widersprechen. Beim Bereinigen muss man sicherstellen, dass beide behandelt werden.

Hilft das Bearbeiten der Metadaten bei der Suchmaschinenoptimierung?

Bei im Web veröffentlichten PDFs kann das Titelfeld den in den Suchergebnissen angezeigten Titel beeinflussen, und es erscheint im Browser-Tab. In diesem Umfang ist es nützlich. Die Wirkung des Stichwortfeldes auf Suchmaschinen ist dagegen seit Langem verschwindend gering. Ausschlaggebend sind der Textinhalt des Dokuments, der Dateiname und die darauf verweisenden Links.

Wie bearbeitet und bereinigt man PDF-Metadaten?

Wenn Sie ein PDF an jemanden senden, senden Sie nicht nur die Seiten, die Sie sehen. In der Datei steckt eine Informationsschicht, die auf den Seiten nicht sichtbar ist: wer es erstellt hat, mit welchem Programm es erzeugt wurde, wann es geändert wurde, mit welchen Stichwörtern es versehen ist. Diese Angaben sind mal nützlich, mal völlig überflüssig – und mal von der Sorte, die Sie nicht weitergeben möchten.

Was in einem PDF gespeichert wird

Metadaten sind Informationen über das Dokument – nicht der Inhalt des Dokuments. In einem typischen PDF finden sich:

| Feld | Typischer Inhalt | Woher es stammt | |---|---|---| | Titel (Title) | Der Name des Dokuments | Meist leer oder der Dateiname | | Autor (Author) | Name einer Person oder Organisation | Benutzername aus Word/Betriebssystem | | Thema (Subject) | Kurze Beschreibung | Meist leer | | Stichwörter | Schlagworte | Meist leer | | Producer | Die Bibliothek, die das PDF erzeugt hat | Automatisch | | Creator | Die Quellanwendung | Automatisch ("Microsoft Word") | | Erstellungsdatum | Zeitpunkt der ersten Erzeugung | Automatisch | | Änderungsdatum | Zeitpunkt des letzten Speicherns | Automatisch |

Die meisten davon werden automatisch gefüllt, ohne dass Sie es bemerken. Das Autorenfeld macht am häufigsten Probleme: Word trägt beim Erstellen des Dokuments Ihren Betriebssystem-Benutzernamen dort ein. Das kann Ihr vollständiger Name, Ihr Firmen-Benutzername oder der Name der Person sein, die Ihren Rechner eingerichtet hat.

Was Metadaten verraten

An konkreten Beispielen:

Ein Autorenname in einem anonym versandten Dokument. Versenden Sie eine Meldung, eine Bewertung oder eine anonyme Rückmeldung, kann das Autorenfeld Ihre Identität unmittelbar preisgeben.

Die Verwendung einer Vorlage. Haben Sie ein Angebot aus einem Angebot für einen anderen Kunden kopiert, steht im Titelfeld womöglich noch der Name des früheren Kunden.

Die Zeitachse. Erstellungs- und Änderungsdatum zeigen, wann das Dokument entstanden ist. Wenn Sie sagen "Wir arbeiten seit drei Wochen an diesem Bericht", das Erstellungsdatum aber von gestern stammt, wird es unangenehm.

Die verwendete Software. Das Producer-Feld zeigt, welches Programm in welcher Version Sie verwenden. Aus Sicherheitssicht lässt sich diese Angabe bei gezielten Angriffen nutzen.

Betriebliche Spuren. Manche PDF-Erzeuger in Unternehmen ergänzen eigene Felder: Abteilungskürzel, Dokumentklassifizierung, interne Aktennummer.

Schritt 1: Sehen Sie sich die vorhandenen Metadaten an

Bevor Sie etwas ändern, müssen Sie wissen, was vorhanden ist.

Im PDF-Betrachter: In den meisten Programmen sehen Sie die grundlegenden Felder über Datei > Eigenschaften (oder Dokumenteigenschaften).

Unter Windows: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und öffnen Sie Eigenschaften > Details. Die dort gezeigten Felder sind allerdings begrenzt.

Im Werkzeug selbst: Öffnen Sie das Werkzeug zur Metadatenbearbeitung und laden Sie Ihre Datei hoch – die vorhandenen Werte erscheinen. Das liefert den umfassendsten Überblick.

Stellen Sie sich beim Ansehen drei Fragen: Stehen in diesen Feldern personenbezogene Angaben? Stehen dort falsche oder veraltete Angaben? Ist etwas gefüllt, das leer bleiben sollte?

Schritt 2: Entscheiden Sie, was Sie tun – bearbeiten oder löschen?

Es gibt zwei verschiedene Bedürfnisse, die nicht verwechselt werden dürfen.

Bearbeiten bedeutet, die Felder mit den richtigen Angaben zu füllen. Das ist bei Dokumenten sinnvoll, die Sie im Web veröffentlichen:

Der Titel erscheint im Browser-Tab und in manchen Suchergebnissen. Statt des Dateinamens einen echten Titel einzutragen wirkt professionell.
Der Autor lässt sich auf den Organisationsnamen setzen – statt eines Personennamens etwa "Stadtverwaltung Musterstadt".
Das Thema ist als kurze Beschreibung nützlich.

Löschen dient dagegen dem Datenschutz. Geben Sie das Dokument nach außen und soll keine Spur zurückbleiben, leeren Sie alle Felder.

Verwechseln Sie beides nicht: Bei einem im Web veröffentlichten Dokument ist es richtig, Metadaten zu füllen, bei einem sensiblen Dokument, das nach außen geht, sie zu löschen.

Schritt 3: Wenden Sie die Änderung an

Öffnen Sie das Werkzeug, laden Sie Ihre Datei hoch und bearbeiten oder bereinigen Sie die Felder. Die Verarbeitung läuft in Ihrem Browser – weil eine Metadatenbereinigung meist dem Datenschutz dient, ist es genau der Kern der Sache, dass die Datei keinen Server erreicht.

Ein technischer Punkt, auf den zu achten ist: PDFs können Metadaten an zwei verschiedenen Stellen speichern.

Das Wörterbuch der Dokumentinformationen (Document Info) ist die alte, einfache Struktur des Formats. Es enthält einige wenige Schlüssel wie Titel, Autor und Thema.

XMP (Extensible Metadata Platform) ist ein XML-basierter, weit reicherer Standard und liegt als eingebetteter Textblock in der Datei. Es kann dieselben Angaben tragen – und darüber hinaus noch viel mehr.

Viele PDFs enthalten beides, und die Werte können sich widersprechen: Ein in den Dokumentinformationen gelöschter Autorenname kann im XMP-Block weiterhin stehen. Eine verlässliche Bereinigung muss beide behandeln. Die Datei nach der Bereinigung in einem Texteditor zu öffnen (ohne zu speichern) und nach Ausdrücken wie <xmp oder dc:creator zu suchen, ist ein grober, aber wirksamer Weg, um zu überprüfen, dass die Arbeit wirklich erledigt wurde.

Schritt 4: Überprüfen Sie das Ergebnis

Öffnen Sie die heruntergeladene Datei und sehen Sie sich die Dokumenteigenschaften an. Entsprechen die Felder Ihrer Erwartung?

Prüfen Sie zusätzlich:

Daten. Die Metadatenbereinigung setzt das Änderungsdatum meist auf den aktuellen Zeitpunkt – weil die Datei soeben neu geschrieben wurde. Wollen Sie auch das Erstellungsdatum bereinigen, denken Sie daran, dass es ein eigenes Feld ist.

Das Producer-Feld. Nach der Bereinigung kann in diesem Feld der Name des von Ihnen verwendeten Werkzeugs stehen. Wollen Sie vollständige Anonymität, leeren Sie auch dieses.

Eigene Felder. In Unternehmens-PDFs können nicht standardisierte, eigene Schlüssel stecken. Zeigt Ihr Werkzeug sie an, prüfen Sie sie.

Die Grenze der Metadatenbereinigung

Das ist der wichtigste Abschnitt, und er räumt mit einem verbreiteten Missverständnis auf.

Metadaten zu bereinigen löscht keine Informationen auf der Seite. Steht auf Seite 3 des Dokuments Ihr Name, bleibt dieser Name dort, so gründlich Sie die Metadaten auch bereinigen.

Metadaten zu bereinigen entfernt keine verborgenen Seiteninhalte. Haben Sie eine Angabe mit einem schwarzen Kasten überdeckt, bleibt der Text darunter in der Datei. Das ist Aufgabe des Schwärzungswerkzeugs.

Metadaten zu bereinigen entfernt keine eingebetteten Dateien. Manche PDFs tragen Anlagen (Excel-Tabellen, Quelldateien) eingebettet mit sich.

Metadaten zu bereinigen entfernt womöglich nicht die Versionsgeschichte. In einem PDF mit inkrementellen Aktualisierungen können frühere Fassungen in der Datei verbleiben. Die Datei durch einen Vorgang zu schicken, der sie vollständig neu schreibt (etwa eine Komprimierung), bereinigt das meist.

Wenn Sie ein wirklich sensibles Dokument nach außen geben, sollte Ihre Prüfliste so aussehen:

Gibt es im Seiteninhalt Angaben, die verborgen werden müssen? → Schwärzung
Gibt es Spuren in den Metadaten? → Metadatenbereinigung
Gibt es eingebettete Dateien? → Prüfen
Gibt es eine Versionsgeschichte? → Komprimierung oder Neuerzeugung
Sind in Formularfeldern Daten geblieben? → Reduzieren

Für im Web veröffentlichte PDFs

Das ist der Fall, in dem Sie Metadaten füllen statt löschen wollen:

Füllen Sie unbedingt das Titelfeld. Bleibt es leer, erscheint im Browser-Tab der Dateiname (etwa "bericht_final_v3.pdf"). Ein echter Titel wirkt professionell und macht sich in Suchergebnissen besser.

Setzen Sie als Autor den Organisationsnamen. Statt Ihres persönlichen Namens den Namen Ihrer Organisation einzutragen dient sowohl dem Datenschutz als auch der Einheitlichkeit.

Nutzen Sie das Themenfeld für eine kurze Beschreibung.

Investieren Sie nicht zu viel in Stichwörter. Die Wirkung dieses Feldes auf Suchmaschinen ist seit Langem verschwindend gering. Was ein Dokument auffindbar macht, sind sein Textinhalt, der Dateiname und die darauf verweisenden Links.

Zusammengefasst

PDF-Metadaten sind eine auf der Seite unsichtbare Informationsschicht, die dennoch mit der Datei mitwandert, und das Autorenfeld trägt häufig unbemerkt personenbezogene Angaben. Bei Dokumenten, die Sie im Web veröffentlichen, verleiht das Ausfüllen dieser Felder (besonders des Titels) Professionalität; bei sensiblen Dokumenten, die nach außen gehen, ist eine Bereinigung nötig. Vergewissern Sie sich beim Bereinigen, dass sowohl das alte Wörterbuch der Dokumentinformationen als auch der XMP-Block behandelt wurden. Und das Wichtigste: Eine Metadatenbereinigung entfernt keine Informationen aus dem Seiteninhalt – für verborgene Daten ist eine Schwärzung nötig, für Formulardaten das Reduzieren und für die Versionsgeschichte ein Neuschreiben.