Ist eine gezeichnete elektronische Unterschrift (SES) rechtlich gültig?

Die Einfache Elektronische Signatur gilt bei vielen alltäglichen Vorgängen, die auf gegenseitiger Zustimmung der Parteien beruhen, als gültig – etwa interne Korrespondenz, Angebotsbestätigung, Lieferantenvertrag. Bei Vorgängen, die eine qualifizierte Signatur erfordern, etwa offizielle Behördenanträge oder notarielle Beurkundungen, reicht sie jedoch nicht aus; in solchen Fällen müssen Sie das System für qualifizierte elektronische Signaturen Ihres Landes verwenden.

Wie wird die Reihenfolge festgelegt, wenn mehrere Personen das Dokument unterschreiben sollen?

Beim Hinzufügen der Unterzeichner können Sie zwischen sequenziellem und parallelem Modus wählen. Im sequenziellen Modus geht das Dokument erst dann an die nächste Person weiter, wenn eine Person unterschrieben hat – geeignet für Situationen mit einer Genehmigungshierarchie. Im parallelen Modus erhalten alle Unterzeichner gleichzeitig eine Benachrichtigung, und jeder unterschreibt zu seiner eigenen Zeit.

Muss ich meine Unterschrift jedes Mal neu zeichnen?

Nein, nachdem Sie Ihre Unterschrift einmal per Handzeichnung, Texteingabe oder Foto-Upload erstellt haben, können Sie sie im selben Dokument auf mehreren Seiten oder an mehreren Stellen platzieren. Für andere Dokumente müssen Sie Ihre Unterschrift erneut erstellen, da die Signaturaufzeichnung dokumentspezifisch geführt wird.

Wie signiert man ein PDF? Ratgeber zur elektronischen Signatur (Schritt für Schritt)

Sie müssen einen Vertrag unterschreiben und versenden, haben aber keinen Drucker, keinen Scanner, nur Computer oder Smartphone zur Hand. Diese Situation betrifft mittlerweile fast jeden, und die Lösung ist oft überraschend einfach: statt das Dokument auszudrucken, zu unterschreiben und erneut einzuscannen, das PDF direkt am Bildschirm signieren.

In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt, wie PDF-Dokumente mit einer gezeichneten elektronischen Unterschrift signiert werden, wie der Prozess bei mehreren Unterzeichnern abläuft und wo dabei am häufigsten Fehler passieren.

Was genau ist eine elektronische Signatur (SES)?

Zunächst muss der Begriff geklärt werden, denn hier entsteht oft Verwirrung. "Elektronische Signatur" ist ein Oberbegriff, unter dem verschiedene Vertrauensstufen existieren. Eine gezeichnete Unterschrift – also eine handschriftliche Unterschrift, die mit Maus, Touchscreen oder Trackpad geleistet wird – gilt als Einfache Elektronische Signatur (SES).

Die SES bietet ein visuelles und protokolliertes Zeichen dafür, dass die unterschreibende Person das Dokument bestätigt hat. Für Vorgänge, die wie bei einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES/vergleichbare Systeme) eine offizielle Erklärung gegenüber einer Behörde, Ausschreibungsunterlagen oder notarielle Gültigkeit erfordern, reicht sie nicht aus. Aber für den Großteil des alltäglichen Geschäftslebens – Angebotsbestätigung, interner Vertrag, Lieferantenvereinbarung, Formularbestätigung, Protokollunterschrift – ist die SES eine praktische und ausreichende Lösung.

Kurz gesagt: Reicht es, wenn die Gegenpartei sagt "Ich habe dieses Dokument bestätigt", können Sie die SES verwenden. Handelt es sich um einen Vorgang, für den gesetzlich eine qualifizierte Signatur vorgeschrieben ist (z. B. offizielle Behördenanträge), müssen Sie statt dieses Tools das System für qualifizierte elektronische Signaturen Ihres Landes nutzen.

Was vor dem Signieren eines PDFs geprüft werden sollte

Bevor Sie mit den Schritten beginnen, prüfen Sie zwei Dinge:

Ist das Dokument die finale Version? Änderungen am Text nach der Signierung können die Unterschrift ungültig machen oder eine verwirrende Dokumentenkette erzeugen. Legen Sie zuerst den Inhalt fest, dann unterschreiben Sie.
Wie viele Personen werden unterschreiben? Wird nur ein Unterzeichner das Dokument bestätigen oder mehrere Parteien? Das beeinflusst den unten beschriebenen Prozess direkt.

Schritt für Schritt: PDF mit elektronischer Signatur unterschreiben

Schritt 1 – Laden Sie das Dokument hoch

Laden Sie Ihre PDF-Datei in das System hoch. Die Datei öffnet sich im Browser und wird seitenweise angezeigt; Sie können scrollen, um die Seite zu finden, auf der Sie unterschreiben möchten.

Schritt 2 – Wählen Sie den Signaturtyp

Im Modus für gezeichnete Unterschriften stehen Ihnen in der Regel drei Optionen zur Verfügung:

Handzeichnung: Sie zeichnen Ihre Unterschrift direkt mit Maus oder Touchscreen. Erfordert am Trackpad etwas Übung, liefert aber das authentischste Ergebnis.
Texteingabe: Sie schreiben Ihren Namen, das System wandelt ihn in eine der handschriftlichen Schriftarten um.
Upload: Sie fotografieren eine auf Papier geleistete Unterschrift, machen den Hintergrund transparent und platzieren sie auf dem PDF.

Am Smartphone liefert das Zeichnen mit dem Finger meist das natürlichste Ergebnis; am Desktop wirkt die Upload-Option für die meisten sauberer.

Schritt 3 – Platzieren Sie die Unterschrift im Dokument

Ziehen Sie die erstellte Unterschrift an die Stelle im Dokument, an der sie stehen soll. Passen Sie die Größe an, fügen Sie bei Bedarf auch ein Datums- und Namensfeld hinzu. Gibt es mehrere Unterschriftsfelder (z. B. wenn am Ende jeder Seite eine Paraphe erforderlich ist), wiederholen Sie diesen Schritt.

Schritt 4 – Legen Sie bei mehreren Unterzeichnern die Reihenfolge fest

Sollen mehrere Personen das Dokument unterschreiben, fügen Sie die Unterzeichner mit ihren E-Mail-Adressen hinzu und legen Sie die Signaturreihenfolge fest. Es gibt zwei Ansätze:

Sequenzielle Signatur: Bevor Person A unterschrieben hat, geht das Dokument nicht an Person B. Sinnvoll bei Verträgen mit einer Genehmigungshierarchie (z. B. zuerst Abteilungsleiter, dann Geschäftsführer).
Parallele Signatur: Alle erhalten gleichzeitig eine Benachrichtigung, wer zuerst unterschreibt, unterschreibt zuerst. Spart Zeit, sollte aber nicht verwendet werden, wenn die Reihenfolge der Genehmigung wichtig ist.

Jeder Unterzeichner sollte im Dokument sein eigenes Unterschriftsfeld haben – das ist der sicherste Weg, Verwechslungen zu vermeiden.

Schritt 5 – Senden und auf Abschluss warten

Das Dokument erreicht die von Ihnen festgelegten Unterzeichner nacheinander oder gleichzeitig. Bei jeder geleisteten Unterschrift erhalten Sie eine Benachrichtigung. Sobald auch der letzte Unterzeichner unterschrieben hat, wird das signierte, vollständige PDF automatisch an alle Parteien übermittelt.

Häufige Fehler und praktische Tipps

Die Unterschrift zu klein oder zu groß lassen. Prüfen Sie das Verhältnis des Unterschriftsfelds zum Dokument mit bloßem Auge; zu klein für Lesbarkeit oder so groß, dass sie die Seite verzerrt, wirkt nicht professionell.

Die Unterschrift auf der falschen Seite platzieren. Besonders bei mehrseitigen Verträgen ist es ein häufiger Fehler, die Paraphe jeder Seite nicht an der gewünschten Stelle, sondern an einer ähnlich aussehenden anderen Stelle zu hinterlassen. Prüfen Sie die Seitenzahl vor dem Platzieren zweimal.

Die Reihenfolge der Unterzeichner falsch konfigurieren. Muss die Genehmigung einer bestimmten Hierarchie folgen, wird aber der parallele Modus gewählt, kann der Eindruck entstehen, das Dokument "hänge" bei der falschen Person fest. Klären Sie vor Beginn des Prozesses, wer nach wem unterschreibt.

Die E-Mail-Adresse falsch eingeben. Das ist bei einem Prozess mit mehreren Unterzeichnern der ärgerlichste Fehler – das Dokument geht an eine nie erreichte Adresse, und niemand versteht, was passiert ist. Überprüfen Sie die Adressen vor dem Senden einzeln.

Ohne Prüfung der Endfassung senden. Gehen Sie das Dokument nach dem Platzieren der Unterschriften einmal von Anfang bis Ende durch. Text, Datum, Position der Unterschrift – all das zu prüfen kostet Sie ein paar Sekunden, erspart Ihnen aber nachträglichen Korrekturstress.

Fazit

Der Prozess der PDF-Signierung wird mit dem richtigen Tool zu einem Vorgang, der in wenigen Minuten erledigt ist. Wichtig ist, zu wissen, welches Signaturniveau Sie benötigen, das Dokument vor dem Unterschreiben fertigzustellen und bei mehreren Unterzeichnern die richtige Reihenfolge festzulegen. Beachten Sie diese drei Punkte, können Sie Ihre Verträge ohne Drucker-Scanner-Aufwand noch am selben Tag abschließen.