Word kann PDFs doch bereits öffnen, wozu also ein eigenes Werkzeug?

Die PDF-Öffnungsfunktion von Word reicht für viele Dokumente tatsächlich aus, und wenn Word installiert ist, sollte sie die erste Option sein, die Sie ausprobieren. Diese Funktion arbeitet allerdings nur mit textbasierten PDFs; öffnen Sie ein gescanntes Dokument, erhalten Sie nicht bearbeitbare Seitenbilder. Zudem geht Word beim Erhalt des Layouts vergleichsweise konservativ vor und kann bei mehrspaltigen Dokumenten oder solchen mit komplexen Tabellen eine in Textfelder zerlegte, schwer zu bearbeitende Ausgabe erzeugen. Und auf einem Rechner ohne installiertes Word oder am Telefon steht Ihnen diese Möglichkeit gar nicht zur Verfügung.

Ist die Nutzung eines Online-Tools aus Datenschutzsicht riskant?

Bei der Online-Umwandlung wird Ihre Datei zur Verarbeitung auf einen Server hochgeladen, der Inhalt des Dokuments verlässt also Ihr eigenes Gerät, wenn auch nur kurz. Bei gewöhnlichen Dokumenten ist das in der Regel vertretbar, bei Vertragsentwürfen, Gesundheitsakten, Ausweisdaten oder Dateien mit Geschäftsgeheimnissen ist es jedoch ein zu bedenkender Punkt. Es ist eine gute Angewohnheit, vor der Nutzung eines Dienstes zu prüfen, wie lange Dateien nach der Verarbeitung gespeichert bleiben und ob sie automatisch gelöscht werden. Sind Ihre Datenschutzanforderungen hoch, ist eine Desktop-Lösung, bei der nichts das Gerät verlässt, passender.

Liefern kostenpflichtige Desktop-Programme wirklich bessere Ergebnisse?

In manchen Fällen ja, doch der Unterschied ist nicht so groß, wie die meisten erwarten. Die deutlichsten Vorzüge kostenpflichtiger Profiprogramme sind fortgeschrittene OCR-Engines, mehrsprachige Erkennung und Stapelverarbeitung; wenn Sie regelmäßig mit gescannten Archivdokumenten arbeiten, zählt dieser Unterschied. Bei einer einfachen, textbasierten PDF sehen Sie zwischen der Ausgabe eines kostenpflichtigen Programms und der eines kostenlosen Online-Tools dagegen meist keinen nennenswerten Unterschied, weil beide dasselbe Grundproblem mit denselben Methoden lösen.

Wann ist manuelles Abtippen sinnvoller als die Umwandlung?

Ist das Dokument kurz und sein Layout komplex, ist Abtippen häufig schneller erledigt. Eine zweiseitige, grafiklastige Broschüre mit eigenem Layout umzuwandeln und anschließend aufzuräumen, kann länger dauern, als sie neu zu schreiben. Ebenso liefert es ein saubereres Ergebnis, den Text zu kopieren und in Ihre eigene Vorlage einzufügen, wenn die Ausgabe Ihrer Unternehmensvorlage entsprechen muss, statt sich mit den aus der Umwandlung stammenden Formatierungen herumzuschlagen. Bei langen Dokumenten mit einfachem Fließtext ist die Umwandlung dagegen unvergleichlich vorteilhafter.

Wege von PDF zu Word: Online-Tool, Word selbst oder Desktop-Programm?

Ein Bedarf, vier verschiedene Wege

Wer den Text in einer PDF bearbeitbar machen möchte, hat eigentlich vier Möglichkeiten, und keine davon ist den anderen absolut überlegen. Die richtige Wahl richtet sich nach der Art des Dokuments, danach, wie oft Sie diese Aufgabe erledigen, welche Software Ihnen zur Verfügung steht und wie sensibel der Inhalt ist. In diesem Beitrag nehmen wir die vier Wege einzeln durch und klären, welcher in welchem Szenario sinnvoll ist.

Weg 1: Die eigene PDF-Öffnungsfunktion von Word

Microsoft Word kann seit geraumer Zeit PDF-Dateien direkt öffnen und in bearbeitbare Dokumente überführen. Öffnen Sie die Datei in Word, weist das Programm Sie darauf hin, dass es eine Umwandlung vornimmt, und importiert das Dokument nach Ihrer Bestätigung in sein eigenes Format.

Stärken: Es sind weder zusätzliche Software noch eine Internetverbindung nötig. Die Datei verlässt Ihren Rechner nicht, was sie aus Datenschutzsicht zu einer der sichersten Optionen macht. Ist Word ohnehin installiert, verursacht dieser Weg keinerlei Zusatzkosten.

Schwächen: Er funktioniert nur bei textbasierten PDFs; bei einem gescannten Dokument erhalten Sie eine Datei, die nichts als Seitenbilder enthält. Bei komplexen Layouts kann Word den Text beim Versuch, die Seite nachzubilden, in zahlreiche Textfelder zerlegen, und das Ergebnis lässt sich womöglich schwerer bearbeiten als das Original. Für Nutzer ohne Word-Lizenz entfällt diese Option von vornherein.

Wann wählen: Wenn Word installiert ist, das Dokument textbasiert ist und Datenschutz für Sie hohe Priorität hat, sollte dies der erste Weg sein, den Sie versuchen.

Weg 2: Online-Umwandlungswerkzeuge

Werkzeuge, die im Browser laufen, führen die Umwandlung nach dem Hochladen serverseitig durch und stellen Ihnen die DOCX-Datei zum Download bereit.

Stärken: Sie erfordern keine Installation, und das Betriebssystem spielt keine Rolle; sie funktionieren vom Telefon, vom Tablet oder von einem Arbeitsrechner mit eingeschränkten Rechten aus. Da die Verarbeitung auf dem Server stattfindet, beeinflusst die Leistung Ihrer eigenen Hardware das Ergebnis nicht. Für gelegentliche Einzelaufgaben ist dies der Weg mit der geringsten Reibung.

Schwächen: Die Datei verlässt Ihr Gerät, wenn auch nur kurz; bei sensiblen Dokumenten ist das ein Thema. Eine Internetverbindung ist erforderlich, und bei sehr großen Dateien kann das Hochladen länger dauern als die Verarbeitung. Die meisten Dienste haben Grenzen für die Dateigröße oder die tägliche Nutzung.

Hier ist eine ehrliche Anmerkung angebracht: Ein erheblicher Teil der Online-Werkzeuge, unseres eingeschlossen, stützt sich als Umwandlungsmotor auf quelloffene Software wie LibreOffice. Das liefert bei einfachen und mittelkomplexen Dokumenten durchaus gute Ergebnisse; bei aufwendig gestalteten Seiten, verschachtelten Kästen und ungewöhnlichen Schriftarten sollten Sie jedoch kein identisches Resultat erwarten. Planen Sie das Prüfen des Ergebnisses und kleinere Korrekturen als normalen Teil des Vorgangs ein.

Weg 3: Desktop-PDF-Programme

Professionelle PDF-Software wie Adobe Acrobat und vergleichbare kostenpflichtige Alternativen führen die Umwandlung lokal durch und bringen meist fortgeschrittene OCR-Unterstützung mit.

Stärken: Die Datei verlässt das Gerät nicht. Bei gescannten Dokumenten erkennen die integrierten OCR-Engines den Text treffsicherer als die meisten kostenlosen Optionen und kommen mit mehrsprachigen Dokumenten besser zurecht. Funktionen zur Stapelumwandlung, die Dutzende Dateien auf einmal verarbeiten, sparen bei Archivarbeiten erheblich Zeit. Zudem bieten sie mehr Kontrolle über die Umwandlungseinstellungen.

Schwächen: Sie sind in der Regel kostenpflichtig, und die meisten werden inzwischen im Abomodell verkauft; für jemanden, der ein paar Mal im Jahr eine PDF umwandelt, ergibt dieser Aufwand keinen Sinn. Sie erfordern Installation und Lizenzverwaltung, was in Unternehmensumgebungen Rechteprobleme verursachen kann. Ein Programm zu öffnen und eine Datei zu importieren, ist bei einer einzelnen Datei langsamer, als sie in den Browser zu ziehen.

Wann wählen: Wenn Sie diese Arbeit regelmäßig und in großem Umfang erledigen; wenn Sie mit gescannten Archivdokumenten arbeiten; wenn es eine betriebliche Vorgabe ist, dass Daten das Gerät nicht verlassen.

Weg 4: Manuelles Abtippen

Der Weg, der meist zuletzt in den Sinn kommt, in manchen Situationen aber wirklich der beste ist, besteht darin, den Text in Ihr eigenes Dokument zu kopieren oder ihn schlicht neu zu schreiben.

Stärken: Er gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über das Ergebnis. Die Ausgabe entspricht unmittelbar Ihrer Vorlage und Ihren Formatstandards; es bleiben keine Formatierungsreste zum Aufräumen. Er erfordert kein Werkzeug, keine Lizenz und keine Verbindung und ist aus Datenschutzsicht makellos.

Schwächen: Bei langen Dokumenten vervielfacht sich der Zeitaufwand rasch, und beim manuellen Übertragen besteht die Gefahr von Tippfehlern; besonders bei zahlenlastigen Inhalten ist das ein ernstes Risiko.

Wann wählen: Wenn das Dokument kurz ist; wenn Sie nur einige Absätze brauchen; wenn die Ausgabe exakt Ihrer Unternehmensvorlage entsprechen muss; oder wenn das Layout des Dokuments so komplex ist, dass das Aufräumen nach der Umwandlung länger dauern würde als das Neuschreiben.

Ein praktischer Entscheidungsleitfaden

Sie haben Word, und das Dokument ist textbasiert und einfach: Probieren Sie zuerst die PDF-Öffnungsfunktion von Word, sie wird wahrscheinlich genügen.
Kein Word oder ein anderes Gerät, und eine einzelne Datei umzuwandeln: Das Online-Tool PDF zu Word ist der schnellste Weg.
Sie müssen Hunderte gescannte Archivdokumente in Text überführen: Professionelle Desktop-Software mit starker OCR und Stapelverarbeitung ist die Investition wert.
Das Dokument enthält einen Vertragsentwurf, Gesundheitsdaten oder Geschäftsgeheimnisse: Bevorzugen Sie lokale Lösungen oder meiden Sie Dienste, bei denen Sie sich der Speicherdauer nicht sicher sind.
Sie brauchen nur zwei Absätze: Den Text im PDF-Betrachter zu markieren und zu kopieren ist weit schneller als eine Umwandlung.
Das Dokument ist eine gestaltungslastige zweiseitige Broschüre: Ziehen Sie ernsthaft in Betracht, sie neu zu schreiben, statt nach einer Umwandlung aufzuräumen.
Sie müssen in der PDF nur ein Datum korrigieren: Nutzen Sie direkt ein PDF-Bearbeitungswerkzeug, statt nach Word und zurück zu wandeln; das Layout bleibt vollständig unversehrt.

Was keine Methode lösen kann

Abschließend sei an eine Tatsache erinnert, die unabhängig vom gewählten Weg gilt. Absatz-, Spalten- und Tabellenstruktur wird in einer PDF-Datei häufig überhaupt nicht gespeichert; gespeichert wird nur, welches Zeichen wo gezeichnet wird. Folglich muss jeder Konverter eine nicht vorhandene Struktur anhand von Koordinaten erraten. Deshalb ist ein gewisses Maß an Brüchen bei komplexen Layouts allen Methoden gemeinsam, und ein teureres Werkzeug beseitigt das nicht, sondern verringert die Fehlerspanne lediglich etwas.

Mit dieser Realität im Blick zu arbeiten, hilft Ihnen zugleich, das richtige Werkzeug zu wählen und keine Zeit damit zu verlieren, beim Anblick des Ergebnisses unnötig das Werkzeug zu wechseln.

Zusammengefasst

Ist Word installiert und das Dokument einfach, genügt meist die Word-eigene Funktion. Für gelegentliche Einzelaufgaben sind Online-Tools der Weg mit der geringsten Reibung. Wer in großem Umfang mit gescannten Dokumenten arbeitet, für den macht professionelle Desktop-Software einen echten Unterschied. Und bei kurzen oder übermäßig komplexen Dokumenten liefert manuelles Abtippen nach wie vor das sauberste Ergebnis. Nach dem Dokument zu entscheiden, ist immer ergiebiger, als auf einer einzigen Methode zu beharren.