Warum erscheinen nach der Umwandlung von PDF zu Word manche Zeilen in einzelne Kästchen zerlegt?

Der Grund liegt meist darin, dass die Quell-PDF keinen Textfluss, sondern absolute Positionen speichert. Das PDF-Format hält als Koordinaten fest, wo jeder Textbaustein auf der Seite gezeichnet werden soll, und speichert logische Strukturen wie Absätze, Spalten oder Tabellen häufig überhaupt nicht. Der Konverter muss die Struktur anhand dieser Koordinaten erraten, und nebeneinanderstehende Textblöcke werden dabei manchmal als separate Textfelder oder Tabellenzellen interpretiert. Um das in Word zu korrigieren, markieren Sie das betreffende Feld und wandeln den Text über die Registerkarte Start in einen normalen Absatz um; wurde er als Tabelle interpretiert, verwenden Sie unter den Tabellentools die Option In Text umwandeln.

Kann ich eine gescannte (fotografierte) PDF in Word umwandeln?

Bei einer direkten Umwandlung öffnet sich zwar ein Word-Dokument, es enthält aber keine bearbeitbaren Texte, sondern lediglich Seitenbilder. In einer gescannten PDF sind die Seiten im Grunde Bilder, in denen keine maschinenlesbare Textebene steckt. Um den Inhalt bearbeitbar zu machen, müssen Sie zunächst OCR anwenden, also eine optische Zeichenerkennung, die die Buchstaben im Bild in echten Text überführt. Wandeln Sie die PDF nach dem OCR-Durchlauf in Word um, ist der Text bearbeitbar, allerdings übertragen sich auch die Erkennungsfehler der OCR in den Text, sodass Sie das Ergebnis unbedingt durchsehen müssen.

Nach der Umwandlung ändern sich die Schriftarten. Wie verhindere ich das?

PDF-Dateien führen ihre Schriftarten in der Regel eingebettet mit, betten aber manchmal nur eine Teilmenge der tatsächlich verwendeten Zeichen ein. Word wiederum möchte die Schriftarten verwenden, die auf dem Rechner installiert sind, der das Dokument öffnet. Ist die in der Quell-PDF verwendete Schrift bei Ihnen nicht installiert, setzt Word die nächstliegende Alternative ein, wodurch sich Zeilenbreiten verschieben können. Als Lösung können Sie entweder diese Schriftart auf Ihrem System installieren oder nach der Umwandlung das gesamte Dokument markieren und auf eine Standardschrift umstellen, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu erhalten.

Kann ich eine kennwortgeschützte PDF umwandeln?

PDFs mit einem Öffnungskennwort, die also schon zum Betrachten ein Kennwort verlangen, lassen sich nicht umwandeln, weil der Inhalt verschlüsselt vorliegt und der Konverter überhaupt nicht an den Text herankommt. In diesem Fall müssen Sie die PDF zunächst mit dem Kennwort öffnen und die Sperre aufheben. Bei PDFs, die lediglich Bearbeitungs- oder Druckbeschränkungen haben und beim Öffnen kein Kennwort verlangen, ist der Inhalt lesbar, sodass die Umwandlung im Allgemeinen problemlos funktioniert. Bedenken Sie außerdem, dass der Versuch, den Schutz eines fremden Dokuments aufzuheben, rechtliche Folgen haben kann.

PDF in Word umwandeln: Eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung

Warum überhaupt eine PDF in Word umwandeln?

PDF ist ein Format, das dafür entwickelt wurde, dass alle ein Dokument exakt gleich sehen. Genau deshalb ist es für die Bearbeitung verschlossen: Alles auf der Seite ist in einem festen Layout eingefroren. Im Arbeitsalltag geraten Sie jedoch häufig in folgende Lage: Sie haben einen Vertrag, einen Bericht oder ein Antragsformular, das nur als PDF vorliegt, und müssen darin einige Sätze ändern, einen Abschnitt in ein neues Dokument übernehmen oder den gesamten Text an eine andere Vorlage anpassen.

An diesem Punkt bleiben zwei Möglichkeiten: das Dokument von Grund auf neu schreiben oder die PDF in eine bearbeitbare Word-Datei umwandeln. In dieser Anleitung beschreiben wir die Schritte des zweiten Wegs, wie die Umwandlung tatsächlich funktioniert und was Sie tun können, um das Ergebnis zu verbessern.

Vorab: Bestimmen Sie, welche Art von PDF Sie vor sich haben

Der Erfolg der Umwandlung hängt stark von der Art Ihrer Datei ab, und diese Unterscheidung gleich zu Beginn zu treffen, erspart Ihnen viel verlorene Zeit.

Eine textbasierte PDF ist eine Datei, die direkt aus Word, Excel oder einem ähnlichen Programm als PDF gespeichert wurde. Sie enthält echte Textzeichen.

Eine gescannte PDF ist dagegen ein Papierdokument, das per Scanner oder Handykamera in ein Bild verwandelt wurde. Die Seite ist im Grunde eine Fotografie und enthält keinen maschinenlesbaren Text.

Am schnellsten unterscheiden Sie beides so: Öffnen Sie die PDF in einem beliebigen Betrachter und versuchen Sie, mit gedrückter Maustaste Text über einen Satz hinweg zu markieren. Lassen sich einzelne Zeichen markieren, liegt eine textbasierte Datei vor. Wird beim Ziehen die gesamte Seite wie ein Bild markiert oder lässt sich gar nichts markieren, ist Ihre Datei gescannt und muss zuerst durch die OCR-Stufe.

Schritt 1: Laden Sie die Datei in den Konverter

Öffnen Sie das Tool zur Umwandlung von PDF in Word und wählen Sie Ihre Datei aus oder ziehen Sie sie per Drag-and-drop hinein. Das Einzige, worauf Sie in dieser Phase achten sollten, ist, dass die hochgeladene Datei wirklich die Fassung ist, die Sie umwandeln möchten. Arbeiten Sie mit mehreren Versionen desselben Dokuments, vergewissern Sie sich, dass Sie die Kopie mit der richtigen Versionsangabe im Dateinamen gewählt haben; erst nach der Umwandlung zu bemerken, dass Sie die falsche Fassung bearbeitet haben, ist ein ärgerlicher Zeitverlust.

Schritt 2: Starten Sie die Umwandlung und warten Sie

Nachdem Sie auf die Schaltfläche zum Umwandeln geklickt haben, läuft die Verarbeitung auf der Serverseite. Die Dauer hängt vor allem von der Seitenzahl und der Komplexität der Seiten ab. Ein zehnseitiger Bericht aus reinem Text ist in wenigen Sekunden fertig, während ein bildreicher, mehrspaltiger Katalog deutlich länger dauern kann. Schließen Sie den Tab nicht, solange die Verarbeitung läuft.

Schritt 3: Laden Sie das Ergebnis herunter und öffnen Sie es in Word

Ist der Vorgang abgeschlossen, erhalten Sie eine DOCX-Datei. Sie können sie herunterladen und in Word, LibreOffice Writer, Google Docs oder einem beliebigen Programm öffnen, das DOCX lesen kann. Scrollen Sie beim ersten Öffnen zügig durch das gesamte Dokument und betrachten Sie das Gesamtlayout; dieser erste Blick zeigt Ihnen sofort, welche Abschnitte manuelle Korrekturen benötigen.

Schritt 4: Nehmen Sie die Korrekturen nach der Umwandlung vor

An dieser Stelle muss man ehrlich sein: Keine automatische Umwandlung liefert bei komplexen Layouts ein identisches Ergebnis. Der Grund ist nicht die Unzulänglichkeit des Konverters, sondern dass die beiden Formate grundsätzlich Verschiedenes tun. Eine PDF definiert ein festes Seitenbild, Word dagegen ein fließendes Textdokument. Ein festes Layout in ein fließendes Dokument zu überführen, ist zwangsläufig Auslegungssache.

In der Praxis begegnen Ihnen am häufigsten diese Punkte, die Sie korrigieren müssen:

Das Spaltenlayout kann brechen. Zeitschriftenartige Anordnungen mit zwei oder drei Spalten können in Word einspaltig untereinander oder in Textfelder zerlegt ankommen. Mit der Einstellung Spalten auf der Registerkarte Layout können Sie sie neu ordnen.

Tabellenrahmen können verrutschen. Das passiert vor allem dann, wenn die Tabellenlinien in der Quell-PDF keine echte Tabellenstruktur sind, sondern nur gezeichnete Linien; dann erkennt der Konverter sie womöglich nicht als Tabelle. In diesem Fall ist es am schnellsten, den Text zu markieren und ihn mit der Word-Funktion Text in Tabelle umwandeln neu zu strukturieren.

Bilder können verrutschen. Bilder, die in der PDF hinter oder neben dem Text verankert sind, können in Word als Inline-Objekte platziert werden und den Text verschieben. Sie beheben das, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken und die Einstellung Textumbruch ändern.

Zusätzliche Leerzeichen und Zeilenumbrüche können auftreten. Positionierungen, die in der PDF optische Abstände erzeugen, können in Word in echte Leerzeichen oder Zeilenumbrüche übersetzt werden. Mit der Funktion Suchen und Ersetzen können Sie aufeinanderfolgende Leerzeichen und überflüssige Absatzmarken gesammelt bereinigen.

Wie Sie das Ergebnis von vornherein verbessern

Was die Umwandlungsqualität am stärksten beeinflusst, sind nicht Ihre Einstellungen, sondern die Quelldatei selbst. Wenn Sie die Wahl haben, achten Sie auf Folgendes:

Suchen Sie nach Möglichkeit die Originalfassung des Dokuments. Statt die PDF eines Berichts umzuwandeln, ist es immer ein unvergleichlich besseres Ergebnis, die originale Word-Datei bei der Person anzufragen, die den Bericht erstellt hat. Die Umwandlung ist eine Lösung für die Fälle, in denen Sie nicht an das Original herankommen.

Dokumente mit einfachem Layout werden weitaus sauberer umgewandelt. Ein Dokument aus schlichten Absätzen, Überschriften und einfachen Tabellen kommt nahezu identisch an. Grafisch gestaltete Broschüren, ineinander verschachtelte Kästen und Seiten mit Hintergrundbildern sind dagegen die schwierigsten Fälle.

Bei gescannten Dokumenten entscheidet die Scanqualität. Wenn Sie in die OCR-Stufe gehen, wird eine gerade ausgerichtete, gut ausgeleuchtete und mit mindestens 300 dpi gescannte Seite mit deutlich weniger Fehlern erkannt als ein schief aufgenommenes Handyfoto.

Wann sollten Sie statt der Umwandlung einen anderen Weg wählen?

In manchen Fällen ist die Umwandlung nicht das richtige Werkzeug. Brauchen Sie nur ein bis zwei Absätze, ist es sehr viel schneller, den Text im PDF-Betrachter zu markieren, zu kopieren und in Word einzufügen. Nehmen Sie an der PDF nur eine kleine Korrektur vor, etwa die Änderung eines Datums oder einer Zahl, führt ein PDF-Bearbeitungswerkzeug direkt zum Ziel, ohne das Layout zu zerstören, statt das Dokument nach Word und wieder zurück zu wandeln. Und wenn das Erscheinungsbild unbedingt erhalten bleiben muss und Sie den Inhalt nur lesen möchten, ist eine Umwandlung überhaupt nicht nötig.

Zusammengefasst

Die Umwandlung von PDF zu Word ist eine praktische Lösung, die Text wieder verwendbar macht, wenn Ihnen die Originaldatei fehlt. Der Ablauf besteht aus vier Schritten: Datei hochladen, umwandeln, herunterladen und das Ergebnis durchsehen und korrigieren. Wichtig ist, die Erwartung richtig zu setzen; bei einfachen Dokumenten ist das Ergebnis nahezu fehlerfrei, bei aufwendig gestalteten Seiten ist etwas manuelle Nacharbeit nötig. Bei gescannten Dokumenten wiederum ist es der kritischste Punkt des gesamten Prozesses, den OCR-Schritt vor der Umwandlung nicht zu überspringen.