Welches Format liefert genauere Ergebnisse, wenn ich OCR durchführen will?

PNG ist meist die sicherere Wahl, denn es arbeitet verlustfrei und erhält die Kantenschärfe der Buchstaben unversehrt. OCR-Engines erkennen Zeichenformen anhand der Kanteninformation; die Ringing-Artefakte, die die JPG-Kompression rund um scharfe Kanten erzeugt, verwischen diese Information und können gerade bei kleiner Schrift die Erkennungsfehler erhöhen. Bei einem mit hoher Qualität gespeicherten JPG bleibt der Unterschied meist im akzeptablen Rahmen, bei niedriger Qualität verschlechtert er sich jedoch deutlich. Wo Genauigkeit entscheidend ist, bedeutet die Wahl von PNG, kein unnötiges Risiko einzugehen.

Ich habe farbig gescannt und die PNG-Datei ist sehr groß geworden. Was soll ich tun?

Das ist zu erwarten; da PNG verlustfrei ist, kann es bei ständig wechselnden Inhalten wie Papiertextur, Schattierungen und farbigem Hintergrund nicht effizient komprimieren. Enthält Ihr Dokument nur Text, verkleinert ein Scan in Graustufen oder Schwarz-Weiß die PNG-Datei dramatisch. Muss es farbig bleiben und ist die Größe ein Problem, ist ein JPG mit hoher Qualitätseinstellung die ausgewogenere Lösung. Verwenden Sie in Ihren Scannereinstellungen einen unnötig hohen DPI-Wert, bringt auch dessen Absenkung einen erheblichen Gewinn.

Welches soll ich bei einem Dokument mit rechtlicher Bedeutung verwenden?

Bei solchen Dokumenten lautet die eigentliche Regel, die ursprüngliche Scandatei, also das TIFF, unverändert aufzubewahren; die umgewandelte Datei ist immer eine Arbeitskopie. Für die Weitergabekopie ist PNG die besser vertretbare Wahl, weil es verlustfrei ist und das Bild in keiner Weise verändert. Müssen Sie JPG verwenden, halten Sie die Qualitätseinstellung hoch, denn die bei niedriger Qualität entstehenden Artefakte können feine Details wie Unterschriften oder Stempel beschädigen. Gibt es eine von Ihrer Organisation oder der zuständigen Stelle festgelegte Formatvorgabe, müssen Sie sich in jedem Fall daran halten.

Muss ich meinen mehrseitigen Scan zwingend in Dateien pro Seite aufteilen?

Wenn Sie in PNG oder JPG umwandeln, ja, denn beide Formate fassen genau ein Bild und können nicht mehrere Seiten in einer Datei halten. Wird ein mehrseitiges TIFF umgewandelt, wird entweder nur die erste Seite übernommen oder jede Seite kommt als eigene Datei heraus. Sollen die Seiten als ein Dokument zusammenbleiben, ist PDF das richtige Ziel; PDF unterstützt Mehrseitigkeit und lässt sich überall öffnen. Wenn Sie das Dokument weitergeben und die Gegenseite der Seitenreihenfolge folgen soll, ist PDF fast immer die bessere Wahl.

Gescanntes Dokument: TIFF in PNG oder in JPG umwandeln?

Ein gescanntes Dokument ist ein anderes Problem als andere Bilder

Für ein Foto ein Format zu wählen ist vergleichsweise einfach: JPG ist fast immer die richtige Antwort. Haben Sie aber einen gescannten Vertrag, eine Rechnung, ein Zeugnis oder ein Archivdokument vor sich, ändert sich die Gleichung. Hier geht es nicht um Ästhetik, sondern um Lesbarkeit und Genauigkeit.

Gescannte Dokumente entstehen meist als TIFF — Scanner und Dokumentenmanagementsysteme verwenden dieses Format standardmäßig. Doch ein TIFF können Sie nicht weitergeben: Es passt nicht in eine E-Mail, wird im Web nicht angezeigt, und das Programm der Gegenseite öffnet es womöglich nicht. Es muss umgewandelt werden.

Die Frage lautet: PNG oder JPG?

Der ausschlaggebende Faktor: der Inhalt des Scans

Es gibt nicht die eine Antwort, denn "gescanntes Dokument" ist keine einheitliche Sache. Es gibt drei verschiedene Typen, und jeder führt zu einer anderen Antwort.

Typ 1: sauberer Schwarz-Weiß-Textscan

Eine Seite, die nur Text und Linien enthält und einen sauberen Hintergrund hat. Ein typischer Vertrag, ein amtliches Schreiben oder ein Formular.

Sieger: PNG, mit deutlichem Abstand.

Der Grund liegt in Qualität und Größe zugleich. Da PNG verlustfrei ist, werden die Kanten der Buchstaben in keiner Weise beschädigt. JPG erzeugt an scharfen Schwarz-Weiß-Übergängen dagegen graue Schatten, die man Ringing nennt; rund um die Buchstaben entsteht ein schmutziger Schein. Bei niedrigen Qualitätseinstellungen ist das mit bloßem Auge gut zu sehen und lässt das Dokument amateurhaft wirken.

Auch bei der Größe gewinnt PNG. Verlustfreie Kompression ist in gleichmäßigen Flächen mit wenigen Farben außerordentlich effizient. Eine Seite aus schwarzem Text auf weißem Hintergrund fällt als PNG überraschend klein aus — meist sogar kleiner als ein JPG.

Hier gibt es also nicht einmal eine Abwägung: PNG ist zugleich sauberer und kleiner.

Typ 2: Scan mit Papiertextur, in Graustufen oder in Farbe

Ein altes Dokument, vergilbtes Papier, ein Scan mit Schattierungen, ein Formular mit farbigem Hintergrund.

Sieger: meist ein hochwertiges JPG.

Hier kehrt sich die Gleichung um. Papiertextur und Schattierungen sind die Inhaltsart, mit der verlustfreie Kompression am meisten kämpft — jedes Pixel unterscheidet sich ein wenig von seinem Nachbarn, und PNG kann das nicht effizient codieren. Das Ergebnis ist eine unnötig große Datei.

JPG wurde für solche Inhalte mit kontinuierlichen Tonwerten entworfen und erzeugt weit vernünftigere Größen. Sofern Sie die Qualitätseinstellung hoch halten, bleibt die Lesbarkeit erhalten.

Wichtiger Hinweis: Die Betonung auf "hohe Qualität" ist hier ernst gemeint. Bei einem gescannten Dokument die Qualität abzusenken führt zu einem weit schlechteren Ergebnis als bei einem Foto. Im Foto mischen sich Artefakte in die Textur und verstecken sich dort; im Text legen sie sich direkt über die Buchstaben.

Typ 3: gemischter Inhalt — Text plus Foto

Ein Ausweisdokument, ein Antragsformular mit Lichtbild, eine bebilderte Katalogseite.

Je nach Fall. Liegt das Gewicht beim Text, PNG; liegt es beim Foto, JPG. Haben Sie keine Größenbeschränkung, ist PNG die sichere Wahl, denn es erzeugt in keinem Bereich Störungen.

Wenn Sie OCR durchführen wollen

Wenn Sie planen, das Dokument in Text umzuwandeln, wählen Sie PNG.

OCR-Engines erkennen Zeichen anhand der Kanteninformation. JPG-Artefakte verwischen diese Kanten und können gerade bei kleiner Schrift, feinen Serifenschriften und Handschrift die Erkennungsfehler erhöhen. Bei einem hochwertigen JPG bleibt der Unterschied meist akzeptabel, bei niedriger Qualität verschlechtert er sich jedoch deutlich.

Der Preis für PNG ist allein die Dateigröße. Wenn Ihnen OCR-Genauigkeit wichtig ist, lohnt sich dieser Preis.

Regeln, die in beiden Fällen gelten

Bewahren Sie das ursprüngliche TIFF auf

Das ist die wichtigste Regel, unabhängig vom Format. Das von Ihnen erzeugte PNG oder JPG ist eine Auslieferungskopie. Bei Dokumenten mit rechtlicher Bedeutung oder mit Archivbestimmung muss die ursprüngliche Scandatei unverändert erhalten bleiben. Brauchen Sie später ein anderes Format, erzeugen Sie es daraus neu.

Prüfen Sie die Seitenzahl

TIFF kann mehrseitig sein; PNG und JPG können es nicht. Bei der Umwandlung wird entweder die erste Seite übernommen oder jede Seite wird eine eigene Datei. Arbeiten Sie mit einem gescannten Vertrag, vergewissern Sie sich, dass sämtliche Seiten herausgekommen sind.

Denken Sie an PDF, wenn die Seiten zusammenbleiben müssen

Das ist die am häufigsten übersehene Option. Wenn Sie ein mehrseitiges Dokument weitergeben, sind PNG und JPG nicht das richtige Ziel. PDF unterstützt Mehrseitigkeit, lässt sich auf jedem Gerät öffnen und bewahrt die Seitenreihenfolge.

Entscheidungsübersicht

| Situation | Wahl | |---|---| | Sauberer Schwarz-Weiß-Text | PNG | | OCR geplant | PNG | | Scan mit Papiertextur / in Farbe, Größe ist wichtig | Hochwertiges JPG | | Weitergabekopie eines Rechtsdokuments | PNG | | Mehrseitiges Dokument | PDF | | Master-Kopie fürs Archiv | als TIFF belassen |

Kurz gefasst

Bei einem gescannten Dokument folgt die Formatwahl einer anderen Logik als beim Foto. Bei textlastigen, sauberen Scans ist die Umwandlung in PNG in Qualität und Größe zugleich vorteilhaft — ein seltener Fall. Bei Scans mit Papiertextur und Farbe liefert ein hochwertiges JPG das ausgewogenere Ergebnis. Sparen Sie in beiden Fällen nicht an der Qualitätseinstellung und löschen Sie das ursprüngliche TIFF nicht; ein Dokument braucht man später erfahrungsgemäß wieder.