Was genau bedeutet Schrifteinbettung?

Einbettung bedeutet, dass die Zeichnungsinformationen der im Dokument verwendeten Schriften in die PDF-Datei selbst kopiert werden. In einem eingebetteten PDF trägt die Datei alles in sich, was zum Zeichnen des Textes nötig ist; ob die Schrift auf dem öffnenden Rechner installiert ist, spielt keine Rolle. Ein PDF ohne Einbettung speichert dagegen nur den Namen und die Maße der Schrift und überlässt das Zeichnen dem anzeigenden Programm. Findet dieses die Schrift nicht, ersetzt es sie durch eine andere und das Erscheinungsbild ändert sich.

Lässt sich jede Schrift einbetten?

Technisch lassen sich die meisten einbetten, doch Schriften tragen eigene Lizenzkennzeichen. Manche kommerziellen Schriften sind als nicht einbettbar markiert; in diesem Fall wird die Einbettung bei der Umwandlung übersprungen und eine ähnliche Schrift ersetzt sie. Nahezu alle weit verbreiteten Schriften, die mit Windows ausgeliefert werden, sind einbettbar. Häufiger tritt diese Einschränkung bei kostenlosen oder als Testversion aus dem Internet geladenen Schriften auf.

Was ist Teilmengen-Einbettung und worin unterscheidet sie sich von der vollständigen?

Bei der Teilmengen-Einbettung werden nur die tatsächlich im Dokument verwendeten Zeichen in die Datei aufgenommen, nicht die gesamte Schrift. Wenn eine Überschrift zehn oder fünfzehn Buchstaben nutzt, ist es unnötig, eine Schrift mit Tausenden Zeichen mitzuführen. Die Teilmenge verringert die Dateigröße merklich und liefert optisch genau dasselbe Ergebnis wie die vollständige Einbettung. Ihr einziger Nachteil ist, dass Sie beim späteren Bearbeiten von Text in diesem PDF ein nicht eingebettetes Zeichen benötigen könnten.

Woran erkenne ich, ob die Schriften meines Dokuments eingebettet sind?

Die meisten PDF-Betrachter haben im Fenster der Datei- oder Dokumenteigenschaften eine Registerkarte für Schriften. Neben jeder dort aufgeführten Schrift steht, ob sie eingebettet ist und ob es sich gegebenenfalls um eine Teilmenge handelt. Eine praktischere Prüfung besteht darin, das PDF auf einem anderen Gerät zu öffnen, auf dem die Schriften nicht installiert sind, etwa auf dem Telefon, und das Erscheinungsbild zu vergleichen. Sind Buchstabenformen und Zeilenumbrüche identisch, wurde die Einbettung höchstwahrscheinlich korrekt ausgeführt.

Warum Schrifteinbettung beim Weg von Word zu PDF wichtig ist

Dieselbe Datei, zwei verschiedene Erscheinungsbilder

Sie bereiten ein Dokument sorgfältig vor, richten die Überschriften aus, setzen die Tabelle passgenau auf die Seite. Sie versenden die Datei, und von der Gegenseite kommt ein Bildschirmfoto mit der Frage: „Sieht das bei dir auch so aus?" Zeilen sind verrutscht, die Überschrift ist auf zwei Zeilen gebrochen, die Tabelle läuft über.

Hinter dieser Situation steckt fast immer ein einziger Mechanismus: die Schriftersetzung. Dieser Beitrag erklärt, warum die Ersetzung geschieht, wie die Einbettung sie verhindert und welche Entscheidungen das Ergebnis auf dem Weg von Word zu PDF bestimmen.

Ein Word-Dokument trägt seine Schriften nicht mit sich

Der wesentliche Punkt lautet: Eine .docx-Datei trägt die verwendeten Schriften nicht in sich. Sie trägt nur deren Namen.

Wenn Ihr Dokument „Calibri, 11 Punkt" angibt, ist das, was in der Datei gespeichert wird, dieser Name und diese Größe. Die Information darüber, wie die Buchstaben tatsächlich gezeichnet werden, liegt nicht in der Datei, sondern in der Schriftdatei, die im Betriebssystem des öffnenden Rechners installiert ist. Beim Öffnen sucht Word diesen Namen im System, findet ihn und zeichnet die Buchstaben entsprechend.

Diese Entwurfsentscheidung hat einen guten Grund: Schriften sind urheberrechtlich geschützte Softwareprodukte, und sie in jedes Dokument zu kopieren wäre lizenzrechtlich problematisch und in Bezug auf die Dateigröße verschwenderisch. Doch die Entscheidung macht die Übertragbarkeit des Dokuments unmittelbar davon abhängig, dass die Schrift überall vorhanden ist.

Wie die Ersetzung abläuft und warum sie das Layout zerstört

Findet das öffnende System die angeforderte Schrift nicht, meldet es keinen Fehler; es verwendet stillschweigend die nächstähnliche Alternative. Aus Sicht der Benutzerfreundlichkeit wirkt dieses Verhalten vernünftig — etwas anzuzeigen ist schließlich besser als eine leere Seite. Es macht das Ergebnis jedoch unvorhersehbar.

Das Problem ist nicht bloß, dass „die Buchstaben anders aussehen". Der eigentliche Punkt sind die Maße. In jeder Schrift hat jeder Buchstabe seine eigene Breite. Ist das „m" in einer Schrift 12 Einheiten breit, kann es in der Ersatzschrift 13 Einheiten sein. Bei einem einzelnen Buchstaben ist dieser Unterschied belanglos; ein Absatz enthält jedoch Tausende Buchstaben.

Häufen sich diese Unterschiede, ändert sich die Gesamtlänge einer Zeile. Ändert sich die Zeilenlänge, ändert sich die Stelle, an der der Text umbricht. Ändern sich die Zeilenumbrüche, ändert sich die Zeilenzahl eines Absatzes. Ändert sich die Zeilenzahl, verschieben sich die Seitenumbrüche. So kann eine einzige nicht auffindbare Schrift das gesamte Seitenlayout eines dreißigseitigen Dokuments über einen Dominoeffekt zerstören.

Tabellen sind diesem Effekt besonders ausgesetzt. Passt der Text in einer Zelle wegen der breiteren Buchstaben der Ersatzschrift nicht mehr, bricht er um, die Zelle wird höher, die Zeile wird höher, und die Tabelle passt nicht mehr auf die Seite.

Die Lösung des PDF: Einbettung

PDF löst dieses Problem, indem es tut, was Word nicht tut — es legt die Schrift in die Datei hinein.

Bei durchgeführter Einbettung trägt die PDF-Datei die zum Zeichnen des Textes nötigen Zeichendefinitionen in sich. Das öffnende Programm sucht nicht mehr im System, sondern nutzt unmittelbar die Definitionen in der Datei. Dadurch sieht das Dokument selbst auf einem Rechner, auf dem die Schrift überhaupt nicht installiert ist, genau gleich aus.

Das ist die technische Grundlage des Versprechens, ein PDF sehe „überall gleich aus". Dieses Versprechen gilt nur, wenn die Schriften wirklich eingebettet sind; ein PDF ohne Einbettung trägt dieselbe Anfälligkeit weiter wie das Word-Dokument. Tatsächlich sind die meisten in der Praxis auftretenden Fälle von „sogar als PDF sah es kaputt aus" PDFs ohne Einbettung.

Vollständige Einbettung und Teilmengen-Einbettung

Die Einbettung tritt in zwei gängigen Formen auf, und der Unterschied zeigt sich in der Dateigröße.

Die vollständige Einbettung legt den gesamten Zeichensatz der Schrift in die Datei. Eine Schrift kann Tausende Zeichen enthalten — lateinisches Alphabet, Kyrillisch, griechische Buchstaben, mathematische Symbole und Satzzeichen. Selbst wenn Ihr Dokument nur ein Prozent davon nutzt, gelangen alle in die Datei.

Die Teilmengen-Einbettung nimmt nur die Zeichen auf, die tatsächlich im Dokument vorkommen. Haben Sie einen deutschen Text verfasst und nie einen kyrillischen Buchstaben verwendet, werden kyrillische Zeichen nicht aufgenommen. Das senkt die Dateigröße erheblich, besonders bei Dokumenten mit vielen verschiedenen Schriften.

Optisch besteht zwischen beiden kein Unterschied — das Dokument sieht in beiden Fällen korrekt aus. Der einzige praktische Nachteil der Teilmenge ist, dass beim späteren Versuch, Text in diesem PDF zu bearbeiten, ein Problem auftreten kann, wenn Sie ein nicht enthaltenes Zeichen eingeben müssen. Da PDF ohnehin kein zum Bearbeiten gedachtes Format ist, ist dies für die meisten Nutzer eine theoretische Einschränkung.

Was kann also schiefgehen?

Ehrlicherweise ist die Einbettung nicht immer gewährleistet.

Lizenzeinschränkungen. In Schriftdateien befindet sich ein Kennzeichen, das angibt, ob die Schrift in Dokumente eingebettet werden darf. Manche kommerziellen Schriften sind als nicht zulässig markiert. Haben Sie eine solche verwendet, wird die Einbettung bei der Umwandlung übersprungen und die Ersetzung greift. Das geschieht stillschweigend, ohne jede Warnung.

Im System fehlende Schrift. Erfolgt die Umwandlung nicht auf Ihrem Rechner, sondern auf einem Server, ist die von Ihnen genutzte Sonderschrift dort möglicherweise ebenfalls nicht installiert. Dann gibt es nichts einzubetten; die Ersetzung hat bereits bei der Umwandlung stattgefunden, und das PDF wird in seinem ersetzten Zustand festgeschrieben.

Dieser zweite Punkt ist wichtig, weil er oft missverstanden wird: Die Umwandlung in PDF holt eine verlorene Schrift nicht zurück. Fehlt die Schrift im Moment der Umwandlung, macht das PDF dieses fehlerhafte Erscheinungsbild dauerhaft. Nutzen Sie eine seltene Schrift, ist es daher am sichersten, die Umwandlung auf Ihrem eigenen Rechner durchzuführen, wo die Schrift installiert ist, und das Ergebnis weiterzugeben.

Was in der Praxis zu tun ist

Bevorzugen Sie verbreitete Schriften. Im Fließtext überall vorhandene Schriften wie Arial, Times New Roman oder Calibri zu verwenden, beseitigt das Ersetzungsrisiko weitgehend. Verlangt die Unternehmensidentität eine besondere Schrift, verringert die Beschränkung auf Überschriften den Schaden.

Prüfen Sie das Ergebnis auf einem anderen Gerät. Auf Ihrem eigenen Rechner sieht alles richtig aus, weil die Schrift dort installiert ist. Der eigentliche Test besteht darin, das PDF auf dem Telefon oder einem anderen Rechner zu öffnen. Stimmen Zeilenumbrüche und Seitenzahlen überein, hat die Einbettung funktioniert.

Nehmen Sie den Zuwachs der Dateigröße als normal hin. Die Einbettung macht das PDF größer. Bei einem Dokument mit mehreren Schriften kann dieser Zuwachs einige hundert Kilobyte betragen. Das ist ein angemessener Preis dafür, dass das Dokument überall richtig aussieht.

Sich dieses Mechanismus beim Umwandeln Ihres Word-Dokuments bewusst zu sein, beseitigt die Frage „warum ist es bei mir in Ordnung und bei ihm kaputt", bevor sie entstehen kann.

Der Fall der Archivdokumente

Bei Dokumenten, die über Jahre aufbewahrt werden, ist die Einbettung keine Bequemlichkeit mehr, sondern eine Anforderung. Genau deshalb schreibt das Archivierungsprofil PDF/A die Einbettung der Schriften vor. Die Logik ist einfach: Eine heute gängige Schrift ist in zwanzig Jahren womöglich auf keinem System mehr verfügbar. Ein eingebettetes Dokument bleibt dann lesbar; ein nicht eingebettetes öffnet sich ersetzt und mit zerstörtem Layout.

Bei Dokumenten mit amtlichem Nachweischarakter, Verträgen oder langfristigen Unternehmensarchiven bedeutet die Beachtung dieser Unterscheidung, heute ein Problem zu lösen, das sonst in zehn Jahren aufträte.

Zusammengefasst

Ein Word-Dokument trägt seine Schriften nicht mit sich, nur deren Namen; deshalb kann dieselbe Datei auf verschiedenen Rechnern verschieden aussehen. PDF beseitigt diese Abhängigkeit, indem es die Schrift in die Datei einbettet, und sorgt dafür, dass das Dokument überall gleich aussieht. Die Einbettung unterbleibt jedoch mitunter wegen Lizenzeinschränkungen oder weil die Schrift in der Umwandlungsumgebung fehlt. Am zuverlässigsten ist es, verbreitete Schriften zu verwenden und das Ergebnis einmal auf einem Gerät zu prüfen, auf dem die Schrift nicht installiert ist.