Pourquoi les polices changent-elles après conversion en PDF ?

Parce que si la police utilisée dans le document n'est pas présente dans l'environnement de conversion, le système bascule sur l'alternative la plus proche. Les chasses de caractères étant différentes, les fins de ligne se décalent, les tableaux se déforment et le nombre de pages peut même changer. Pour réduire le risque, employez des polices répandues (Arial, Times New Roman, Calibri) ou activez l'option d'intégration des polices dans le document source.

Mon tableau Excel ne tient pas sur la page, que faire ?

C'est un problème du fichier source, pas du convertisseur. Dans Excel, la sortie PDF est déterminée par vos réglages de mise en page. Avant de convertir, passez en orientation paysage dans « Mise en page », réglez l'échelle sur « Ajuster toutes les colonnes à une page » et définissez la zone d'impression. Ces réglages se répercutent tels quels dans la conversion.

Qu'advient-il des animations PowerPoint ?

Elles disparaissent. Le PDF est un format de document statique ; il ne peut transporter ni animation, ni effet de transition, ni son, ni vidéo intégrée. Chaque diapositive devient une page et tous ses éléments apparaissent dans leur état final. Les puces qui apparaissent successivement par animation sont toutes visibles d'un coup dans le PDF — si vous voulez montrer la présentation pas à pas, il faut faire de chaque étape une diapositive distincte.

Les hyperliens et la table des matières continuent-ils de fonctionner ?

Généralement oui. Les hyperliens vers des adresses web sont conservés comme liens cliquables dans le PDF. Les liens internes au document et la table des matières automatique restent également fonctionnels avec la plupart des convertisseurs. Cela dépend toutefois des capacités du convertisseur ; sur un document important, il est bon d'ouvrir la sortie et de tester quelques liens.

Comment convertir un fichier Word, Excel ou PowerPoint en PDF ?

Vous devez envoyer un rapport, un devis, un tableau ou une présentation et vous voulez que le destinataire le voie exactement tel quel. Les fichiers Office peuvent s'afficher différemment d'un ordinateur à l'autre — polices, différences de version, réglages de page. Le PDF supprime cette incertitude, mais quelques points méritent attention lors de la conversion.

Pourquoi convertir en PDF

Garantie d'apparence. Un document Word peut s'afficher différemment selon les polices, la version de Word et les réglages présents sur l'ordinateur du destinataire. Les sauts de page peuvent se décaler, les tableaux se déformer. Le PDF fige le document tel quel.

Non-modifiabilité. Si le destinataire ne doit pas pouvoir changer les chiffres de votre devis, le PDF est le bon format.

Ouverture universelle. Le destinataire n'a peut-être pas de licence Office. Un PDF s'ouvre sur tous les appareils, sous tous les systèmes d'exploitation.

Procédures officielles. Les administrations et les démarches officielles réclament généralement du PDF.

Archivage. Les formats de fichiers Office sont sensibles aux changements de version ; le PDF (et surtout le PDF/A) a été conçu pour la conservation de longue durée.

Étape 1 : préparez le document source à la conversion

Cette étape est la clé pour ne pas avoir de surprise après conversion. Le convertisseur suit les réglages du document source — les corrections doivent donc se faire dans la source.

Pour les documents Word

Choix des polices. Si la police utilisée dans le document n'est pas disponible dans l'environnement de conversion, le système bascule sur l'alternative la plus proche et la mise en page se décale. Pour réduire le risque :

Utilisez des polices répandues : Arial, Times New Roman, Calibri, Verdana.
Si vous employez une police particulière, activez l'option « Incorporer les polices dans le fichier » dans Word, sous Fichier > Options > Enregistrement.

Contrôlez les sauts de page. Regardez dans l'aperçu avant impression comment le document se découpe. Un tableau coupé en deux ou un titre resté seul en bas de page se retrouvera tel quel dans le PDF.

Mettez la table des matières à jour. Une table des matières automatique périmée porte de mauvais numéros de page.

Nettoyez les commentaires et les modifications suivies. Ils peuvent être transportés dans le PDF lors de la conversion. Acceptez-les ou refusez-les avant l'envoi.

Pour les fichiers Excel

Excel est le format qui réserve le plus de surprises, car un tableur n'a pas naturellement la notion de « page ».

Avant de convertir, réglez les points suivants dans Excel :

La zone d'impression. Si vous ne voulez qu'une plage précise, définissez-la via Mise en page > Zone d'impression. Sinon, des cellules vides risquent d'être incluses.

L'orientation. Choisissez le paysage pour les tableaux larges.

L'échelle. L'option « Ajuster toutes les colonnes à une page » évite que le tableau soit coupé sur la droite. Mais une réduction excessive donne un résultat illisible ; contrôlez le pourcentage d'échelle.

Les titres répétés. Si vous voulez que la ligne d'en-tête se répète sur chaque page d'un tableau multipage, réglez-le via Mise en page > Imprimer les titres.

Le quadrillage. Il ne s'imprime pas par défaut. Activez-le depuis Mise en page si vous le souhaitez.

Voyez combien de pages sortiront. L'aperçu avant impression indique le nombre de pages qu'aura le PDF. Si vous vous attendez à une sortie de 200 pages, il faut probablement corriger les réglages.

Pour les présentations PowerPoint

Les animations disparaissent. Le PDF est un format statique. Les puces qui apparaissent successivement par animation sont toutes visibles d'un coup dans le PDF.

Si vous voulez montrer la présentation pas à pas, il faut faire de chaque étape une diapositive distincte — dupliquer les diapositives plutôt qu'animer.

Les effets de transition, le son et la vidéo disparaissent.

Les notes de l'intervenant. Si vous voulez les inclure, il faut utiliser l'option d'export en disposition « Pages de notes ». Une conversion standard ne reprend que les diapositives.

Les diapositives masquées. Les diapositives que vous avez masquées dans la présentation peuvent être incluses dans la conversion. Vérifiez.

Étape 2 : lancez la conversion

Ouvrez l'outil de conversion Office vers PDF et téléversez votre fichier.

En alternative, les programmes Office disposent de leur propre fonction « Enregistrer au format PDF » et, ayant un accès direct au fichier source, elle offre généralement la meilleure fidélité. Mais si vous n'avez pas de licence Office ou si vous travaillez sur un autre ordinateur, la conversion en ligne est une alternative pratique.

Étape 3 : contrôlez le résultat

Après la conversion, ouvrez impérativement le fichier et examinez-le. Liste de contrôle :

Les polices. Le document ressemble-t-il à sa version source ? Les caractères accentués (é, è, à, ç, ù, œ) sont-ils corrects ?

Le nombre de pages. Est-il conforme à ce que vous attendiez ? Une augmentation inattendue indique qu'un changement de police a décalé les fins de ligne.

L'intégrité des tableaux. Les tableaux sont-ils correctement coupés aux sauts de page, les colonnes sont-elles alignées ?

Les images. Sont-elles bien placées, leur qualité est-elle suffisante ? Si l'option « compresser les images » est active dans Word, leur résolution a pu baisser.

Les liens. Cliquez sur quelques hyperliens pour vérifier qu'ils fonctionnent. Testez aussi les liens de la table des matières.

Les coupures dans Excel. Le côté droit du tableau est-il tronqué ? Les en-têtes de colonnes figurent-ils sur chaque page ?

Les débordements dans PowerPoint. Y a-t-il des éléments coupés sur les bords des diapositives ?

Problèmes courants et solutions

| Problème | Cause | Solution | |---|---|---| | La police a changé | Police introuvable | Utilisez une police répandue ou intégrez-la | | Le nombre de pages a augmenté | Les fins de ligne se sont décalées | Réglez le problème de police | | Excel tronqué à droite | Réglage d'échelle | Choisissez « Ajuster à une page » | | Excel produit des centaines de pages | Zone d'impression non définie | Définissez la zone | | Toutes les puces apparaissent d'un coup | Animation perdue | Faites de chaque étape une diapositive | | Images floues | Réglage de compression | Désactivez la compression des images dans Word | | Caractères accentués corrompus | Prise en charge de la police | Utilisez une police gérant les accents | | Les commentaires apparaissent dans le PDF | Non nettoyés | Acceptez-les ou supprimez-les dans la source |

Étapes complémentaires après conversion

Opérations à envisager avant d'envoyer le document :

Nettoyage des métadonnées. Les documents Office transportent le nom de l'auteur, celui de l'organisation et l'historique des modifications, qui sont transférés dans le PDF. Si vous envoyez un document confidentiel, nettoyez-les avec un outil d'édition des métadonnées.

Compression. Les documents riches en images peuvent produire de gros PDF. L'outil de compression facilite l'envoi par e-mail.

Protection par mot de passe. Si l'ouverture ou la modification du document doit être restreinte, utilisez l'outil de chiffrement.

Aplatissement. Si le document comporte des champs de formulaire et que vous l'envoyez rempli, aplatissez-le.

Conversion en PDF/A. Si un archivage de longue durée est requis.

Fusion. Vous pouvez regrouper le rapport Word, l'annexe Excel et la présentation PowerPoint dans un seul fichier.

Quand ne pas convertir en PDF

Si le destinataire doit modifier le document. Si vous l'envoyez pour un travail collaboratif, envoyez-le au format Office. Rendre un PDF à nouveau modifiable est pénible et se paie en pertes.

Si les calculs doivent rester actifs. Les formules d'un fichier Excel ne fonctionnent pas dans un PDF ; seules les valeurs résultantes apparaissent.

Si c'est vous qui présenterez. Les animations et les transitions disparaissent dans le PDF. Si vous animez la présentation, utilisez le fichier PowerPoint ; produisez le PDF pour le distribuer aux participants.

Sur les très grands tableaux. Un tableau Excel de 50 colonnes sera, en PDF, soit illisiblement petit, soit étalé sur des dizaines de pages. Dans ce cas, le fichier Excel est plus utile.

En résumé

La clé de la réussite d'une conversion Office vers PDF est de faire les corrections dans le document source — le convertisseur suit les réglages de la source. Dans Word, utilisez des polices répandues ou intégrez-les ; dans Excel, réglez la zone d'impression, l'orientation et l'échelle ; dans PowerPoint, sachez que les animations disparaîtront et faites de chaque étape une diapositive. Après la conversion, contrôlez les polices, le nombre de pages, l'intégrité des tableaux et les liens. Et avant l'envoi, évaluez si des étapes complémentaires comme le nettoyage des métadonnées, la compression ou le chiffrement s'imposent.