Logique des polices et des pages dans la conversion Office vers PDF

Quand vous convertissez un document Word en PDF, le nombre de pages peut changer, les tableaux se décaler, les polices paraître différentes. Ce ne sont pas des défaillances aléatoires ; ce sont les conséquences naturelles du passage entre deux modèles de document. Dans cet article, nous expliquons ces modèles et ce qui change, et pourquoi, lors de la conversion.

Deux modèles de document différents

Le modèle de document au fil du texte (flow document) : c'est le mode de fonctionnement de Word. Le document est un flux composé de texte et d'objets. La mise en page est calculée à l'exécution : les mots sont répartis en lignes, les lignes en pages, tant que le flux se poursuit. Dès que vous ajoutez un mot, tout se réagence.

Le modèle de page fixe (fixed layout) : c'est le mode de fonctionnement du PDF. Chaque page a une taille fixe et chaque élément est placé à des coordonnées précises. Le calcul est effectué une fois et le résultat est gelé.

La conversion est le passage du premier modèle au second : le flux est calculé une fois et le résultat est figé.

Son grand avantage est que le document s'affiche partout de la même façon. Son prix, c'est que ce calcul est effectué selon les conditions du moment de la conversion.

Les métriques de police : l'origine des décalages

La façon dont un texte se découpe en lignes dépend de la largeur des caractères. Chaque police porte ses propres métriques : la place qu'occupe chaque caractère, les espacements entre les lettres, la hauteur de ligne.

Quand Word ouvre un document, il utilise ces métriques pour calculer les retours à la ligne. Si la police employée dans le document n'est pas présente sur le système, Word choisit l'alternative la plus proche — et les métriques de cette alternative diffèrent.

La chaîne de conséquences :

1. Les chasses de caractères changent.
2. Les points de retour à la ligne se décalent.
3. Les paragraphes occupent un nombre de lignes différent.
4. Les sauts de page se décalent.
5. Le nombre de pages change.

Une page de plus, un tableau coupé en deux ou un titre resté seul en bas de page sont les résultats de cette chaîne.

Un exemple : dans un rapport de 40 pages, si Arial remplace Calibri, les caractères plus larges d'Arial peuvent porter le document à 43 pages, et chaque tableau se coupe à un endroit différent.

L'intégration des polices

La solution à ce problème est l'intégration : copier à l'intérieur du document les données de tracé des caractères de la police.

Le PDF le fait par défaut. C'est la raison d'être du format — pour garantir que le document s'affiche partout de la même façon, il transporte dans le fichier les polices utilisées.

Dans Word, l'intégration est facultative et désactivée par défaut, car elle augmente la taille du fichier. L'option « Incorporer les polices dans le fichier » se trouve sous Fichier > Options > Enregistrement.

Deux sous-options existent :

• N'incorporer que les caractères utilisés : le fichier reste petit, mais un problème survient si vous modifiez le document et ajoutez de nouveaux caractères.
• Incorporer tous les caractères : le fichier grossit mais la sécurité est totale.

Restriction de licence : certaines polices commerciales n'autorisent pas l'intégration. Un indicateur d'autorisation figure dans le fichier de police et les programmes le respectent. Si vous utilisez une telle police, l'intégration échoue et le système bascule sur une alternative.

L'intégration par sous-ensemble dans le PDF

Les PDF n'intègrent généralement pas la police entière, mais uniquement les caractères présents dans le document. On parle d'intégration par « sous-ensemble » (subset).

Son avantage est la taille du fichier : là où une famille de polices complète peut peser plusieurs mégaoctets, un sous-ensemble ne fait que quelques centaines de kilo-octets.

Son effet de bord : si vous tentez ensuite de modifier le PDF, vous ne pourrez pas saisir une lettre absente du document (s'il n'y avait aucun « œ », par exemple) — les données de tracé de ce caractère ne sont pas dans le fichier.

Excel : un format sans notion de page

Excel est le format qui réserve le plus de surprises, et la raison en est structurelle : une feuille de calcul n'a pas de notion naturelle de page.

C'est théoriquement une grille de largeur et de hauteur illimitées. L'idée de « page » n'apparaît qu'avec les réglages d'impression :

| Réglage | Effet | |---|---| | Zone d'impression | Quelle plage de cellules est incluse | | Orientation | Portrait / paysage | | Échelle | En pourcentage ou « ajuster à tant de pages » | | Marges | La surface utilisable | | Sauts de page | Points de coupure ajoutés manuellement | | Titres à imprimer | Ligne/colonne répétée sur chaque page |

La conversion en PDF utilise ces réglages. S'ils ne sont pas définis, Excel applique ses valeurs par défaut et le résultat est rarement celui souhaité.

Problèmes classiques :

Des centaines de pages vides. Si un caractère espace a été saisi par erreur dans une cellule, Excel considère cette cellule comme « utilisée » et la zone d'impression s'étend jusque-là. Résultat : des dizaines de pages vides. Solution : définir explicitement la zone d'impression.

Coupure à droite. Si le tableau n'entre pas dans la largeur de page, Excel scinde les colonnes et place le reste sur les pages suivantes. La sortie devient illisible. Solution : l'échelle « ajuster toutes les colonnes à une page ».

Texte trop petit pour être lu. Une mise à l'échelle excessive rend le texte illisible. Contrôlez le pourcentage ; les valeurs descendant sous 50 % sont généralement problématiques.

Titres manquants. Sur un tableau multipage, les en-têtes de colonnes disparaissent à partir de la deuxième page. Solution : Mise en page > Imprimer les titres.

Point déterminant : aucun de ces problèmes n'est la faute du convertisseur. Le convertisseur suit les réglages d'impression d'Excel. La correction doit se faire dans la source.

PowerPoint : la perte de l'axe temporel

Une présentation est une suite d'états qui évoluent dans le temps : les puces apparaissent successivement, les objets se déplacent, les diapositives se succèdent avec des effets de transition.

Le modèle de contenu du PDF ne comporte pas d'axe temporel. Chaque page définit une seule apparence fixe.

Le convertisseur dessine l'état final de la diapositive — toutes animations achevées — sur une seule page.

Conséquences :

| Fonction PowerPoint | Dans le PDF | |---|---| | Animation d'objet | L'état final est affiché | | Transition de diapositive | Perdue | | Vidéo intégrée | Une image fixe ou une zone vide | | Son | Perdu | | Boutons interactifs | Généralement perdus | | Hyperliens | Généralement préservés | | Notes de l'intervenant | Nécessitent une disposition spécifique |

Conséquence pratique : les puces qui apparaissent successivement par animation sont toutes visibles d'un coup dans le PDF. Si vous voulez une démonstration pas à pas, il faut préparer chaque étape comme une diapositive distincte — dupliquer les diapositives plutôt qu'animer.

C'est une pratique courante dans la distribution de présentations : le fichier de présentation est animé, la version PDF est préparée avec des diapositives pas à pas.

Ce qui est préservé, ce qui est perdu

Les structures qui peuvent ou non être transportées lors de la conversion :

Préservés :

• Le texte (comme véritable texte, sélectionnable et consultable)
• Les graphiques vectoriels (formes, traits, SmartArt)
• Les images
• Les tableaux (visuellement)
• Les hyperliens (avec la plupart des convertisseurs)
• Les liens internes et la table des matières
• Les signets (pouvant être produits à partir de la structure des titres)
• La taille et l'orientation des pages
• Les métadonnées (auteur, titre)

Perdus :

• Les formules (dans Excel, seuls les résultats subsistent)
• Les animations et transitions
• Le son et la vidéo
• Les macros
• La logique du suivi des modifications (elle peut être transportée visuellement)
• Les connexions de données en direct
• La logique de mise en forme conditionnelle (le résultat visuel subsiste)

Susceptibles de changer :

• Le nombre de pages (par décalage lié aux polices)
• La résolution des images (selon le réglage de compression)
• Les valeurs de couleur (par conversion d'espace colorimétrique)

PDF balisé et accessibilité

Les versions modernes d'Office peuvent produire un PDF balisé (tagged). Cela ajoute au PDF l'information structurelle du document — titres, paragraphes, listes, cellules de tableau, ordre de lecture.

Ses bénéfices :

• Les lecteurs d'écran restituent le document dans le bon ordre et avec la bonne structure.
• L'extraction de texte et le réagencement deviennent plus fiables.
• La conformité aux normes d'accessibilité est assurée.

Pour les organismes publics et les grandes entreprises, c'est souvent une obligation. Lors de l'enregistrement en PDF depuis Word, assurez-vous que l'option « Balises de structure du document » est activée.

Utiliser de vrais styles de titre dans le document source (Titre 1, Titre 2) détermine directement la qualité de cette structure. Mettre du texte en gros et en gras ne crée pas un titre structurel.

Traitement des images

Les images des documents Office sont affectées par les réglages de compression lors du transfert vers le PDF.

Le réglage « Compresser les images » de Word peut réduire les images à une résolution donnée lors de l'enregistrement. La valeur par défaut est généralement de 220 DPI, ce qui suffit pour la plupart des usages ; mais si vous visez une impression de haute qualité, il faut désactiver cette compression.

L'option « Ne pas compresser les images dans le fichier » se trouve sous Fichier > Options > Options avancées > Taille et qualité de l'image.

En résumé

La conversion d'Office vers PDF est le passage d'un modèle de document au fil du texte à un modèle de page fixe : la mise en page est calculée une fois et gelée. Comme ce calcul dépend des polices présentes au moment de la conversion, une police introuvable modifie les chasses de caractères et décale tout, des retours à la ligne jusqu'au nombre de pages — la solution est d'employer des polices répandues ou de les intégrer. Dans Excel, la notion de page n'existe qu'à travers les réglages d'impression : l'origine des problèmes de sortie est donc presque toujours dans les réglages du fichier source. Dans PowerPoint, l'axe temporel disparaît et les animations sont figées dans leur état final. Préparer le document source en connaissant ces limites élimine la plupart des surprises après conversion.