La signature électronique basée sur un tracé (SES) est-elle juridiquement valable ?

La signature électronique simple est considérée comme valable dans de nombreuses opérations quotidiennes reposant sur l'accord mutuel des parties, comme la correspondance interne, la validation d'un devis ou un contrat fournisseur. Cependant, elle n'est pas suffisante pour les démarches nécessitant une signature qualifiée, comme les demandes auprès d'organismes officiels ou les actes devant notaire ; dans ce cas, vous devez utiliser le système de signature électronique qualifiée de votre pays.

Comment déterminer l'ordre si plusieurs personnes doivent signer le document ?

Lors de l'ajout des signataires, vous pouvez choisir le mode séquentiel ou parallèle. En mode séquentiel, le document ne passe pas à la personne suivante tant qu'une personne n'a pas signé, ce qui convient aux situations avec une hiérarchie d'approbation. En mode parallèle, une notification est envoyée simultanément à tous les signataires et chacun signe à son propre rythme.

Dois-je retracer ma signature à chaque fois ?

Non, une fois que vous avez créé votre signature par tracé manuel, saisie de texte ou téléchargement de photo, vous pouvez la placer sur plusieurs pages ou emplacements dans le même document. Pour des documents différents, vous devrez recréer votre signature car l'enregistrement de signature est conservé de façon spécifique à chaque document.

Comment signer un PDF ? Guide de la signature électronique (étape par étape)

Vous devez signer un contrat et l'envoyer, mais vous n'avez ni imprimante ni scanner, seulement un ordinateur ou un téléphone. Cette situation arrive désormais à presque tout le monde, et la solution est souvent étonnamment simple : plutôt que d'imprimer le document, le signer puis le rescanner, signer directement le PDF à l'écran.

Dans cet article, nous expliquons étape par étape comment signer des documents PDF avec une signature électronique basée sur un tracé, comment le processus fonctionne en cas de plusieurs signataires, et où les gens font le plus souvent des erreurs dans ce processus.

Qu'est-ce que la signature électronique (SES) exactement ?

Il faut d'abord clarifier le terme, car c'est une source de confusion fréquente. « Signature électronique » est un terme générique regroupant différents niveaux de confiance. La signature basée sur un tracé — c'est-à-dire une signature manuscrite apposée à la souris, sur écran tactile ou trackpad — est considérée comme relevant du niveau Signature Électronique Simple (SES).

La SES offre une marque visuelle et enregistrée indiquant que le signataire a approuvé le document. Elle n'est pas suffisante pour les opérations nécessitant une signature électronique qualifiée (systèmes similaires à la SEQ) comme une déclaration officielle à une administration, un dossier d'appel d'offres ou une validité devant notaire. Mais pour les situations qui composent la majeure partie de la vie professionnelle quotidienne — validation de devis, contrat interne, accord fournisseur, validation de formulaire, signature de procès-verbal — la SES est une solution pratique et suffisante.

En bref : si il suffit que l'autre partie dise « j'ai approuvé ce document », vous pouvez utiliser la SES. S'il s'agit d'une opération pour laquelle une signature qualifiée est légalement exigée (par exemple des démarches auprès d'organismes officiels), vous devez utiliser le système de signature électronique qualifiée de votre pays plutôt que cet outil.

Ce qu'il faut vérifier avant de signer un PDF

Avant de passer aux étapes, vérifiez deux choses :

Le document est-il dans sa version finale ? Modifier le texte après signature peut invalider la signature ou créer une chaîne de documents confuse. Finalisez d'abord le contenu, puis signez.
Combien de personnes vont signer ? Un seul signataire ou plusieurs parties doivent-elles approuver le document ? Cela affecte directement le processus décrit ci-dessous.

Étape par étape : signer un PDF avec une signature électronique

Étape 1 — Téléchargez le document

Téléchargez votre fichier PDF dans le système. Le fichier s'ouvre dans le navigateur et est affiché page par page ; vous pouvez faire défiler pour trouver la page où vous allez signer.

Étape 2 — Choisissez le type de signature

En mode signature basée sur un tracé, trois options se présentent généralement à vous :

Tracé manuel : Vous tracez directement votre signature à la souris ou sur écran tactile. Cela demande un peu de pratique sur trackpad mais donne le résultat le plus authentique.
Création par saisie : Vous tapez votre nom, le système le convertit en une police d'écriture manuscrite.
Téléchargement : Vous photographiez la signature que vous avez apposée sur papier, rendez l'arrière-plan transparent et la placez sur le PDF.

Le tracé au doigt sur téléphone donne généralement le résultat le plus naturel ; sur ordinateur de bureau, l'option de téléchargement paraît plus nette pour la plupart des gens.

Étape 3 — Placez la signature sur le document

Faites glisser la signature créée jusqu'à l'endroit voulu dans le document. Ajustez sa taille, ajoutez si nécessaire un champ de date et de nom. S'il y a plusieurs champs de signature (par exemple si un paraphe est requis en bas de chaque page), répétez cette étape.

Étape 4 — Définissez l'ordre s'il y a plusieurs signataires

Si plusieurs personnes doivent signer le document, ajoutez les signataires par leur adresse e-mail et définissez l'ordre de signature. Il existe deux approches :

Signature séquentielle : Le document ne parvient pas à la personne B tant que la personne A n'a pas signé. Logique pour les contrats avec une hiérarchie d'approbation (d'abord le chef de service, puis le directeur général, par exemple).
Signature parallèle : Une notification est envoyée à tous en même temps, et chacun signe dans l'ordre où il le fait. Cela fait gagner du temps mais ne doit pas être utilisé si l'ordre d'approbation est important.

Chaque signataire doit avoir sa propre case de signature dans le document — c'est le moyen le plus sûr d'éviter la confusion.

Étape 5 — Envoyez et attendez la finalisation

Le document parvient aux signataires que vous avez définis, séquentiellement ou simultanément. Vous recevez une notification à chaque signature apposée. Lorsque le dernier signataire a également signé, le PDF signé et complété est automatiquement transmis à toutes les parties.

Erreurs courantes et conseils pratiques

Laisser la signature trop petite ou trop grande. Vérifiez visuellement le ratio de la zone de signature par rapport au document ; des signatures trop petites pour être lisibles ou trop grandes au point de perturber la page ne paraissent pas professionnelles.

Placer la signature sur la mauvaise page. En particulier dans les contrats de nombreuses pages, laisser le paraphe de chaque page dans une autre zone d'apparence similaire plutôt qu'à l'endroit demandé est une erreur fréquente. Vérifiez deux fois le numéro de page avant de placer.

Mal configurer l'ordre des signataires. Si l'approbation doit progresser selon une hiérarchie précise mais que le mode parallèle est choisi, cela peut donner l'impression que le document est « bloqué » chez la mauvaise personne. Clarifiez avant de lancer le processus qui doit signer après qui.

Se tromper dans l'adresse e-mail. C'est l'erreur la plus agaçante dans un processus multi-signataires — le document part vers une adresse qui ne le reçoit jamais et personne ne comprend ce qui s'est passé. Vérifiez les adresses une par une avant d'envoyer.

Envoyer sans vérifier la version finale. Après avoir placé les signatures, relisez le document une fois du début à la fin. Vérifier que le texte, la date, la position de la signature — tout est correct — ne prend que quelques secondes mais vous évite le stress d'une correction.

Conclusion

Le processus de signature de PDF devient, avec le bon outil, une opération qui tient en quelques minutes. L'important est de savoir quel niveau de signature vous est nécessaire, de finaliser le document avant de le signer, et de bien configurer l'ordre s'il y a plusieurs signataires. En faisant attention à ces trois points, vous pouvez conclure vos contrats le jour même sans le tracas de l'imprimante et du scanner.