Word sait déjà ouvrir les PDF, à quoi bon un outil séparé ?

La fonction d'ouverture de PDF de Word suffit réellement pour de nombreux documents, et si Word est installé chez vous, c'est la première option à essayer. Cette fonction ne travaille toutefois qu'avec les PDF textuels ; en ouvrant un document numérisé, vous obtenez des images de pages impossibles à modifier. Word se montre en outre relativement prudent pour préserver la mise en page et peut produire, avec des documents multicolonnes ou aux tableaux complexes, une sortie découpée en zones de texte difficile à retravailler. Enfin, sur un ordinateur dépourvu de Word ou depuis un téléphone, cette option ne s'offre tout simplement pas à vous.

Utiliser un outil en ligne est-il risqué pour la confidentialité ?

Lors d'une conversion en ligne, votre fichier est téléversé sur un serveur pour y être traité : le contenu du document quitte donc votre propre appareil, ne serait-ce que brièvement. Pour des documents ordinaires, c'est généralement acceptable, mais c'est un point à considérer pour des projets de contrat, des dossiers médicaux, des pièces d'identité ou des fichiers relevant du secret des affaires. Vérifier, avant d'utiliser un service, combien de temps les fichiers sont conservés après traitement et s'ils sont supprimés automatiquement est une bonne habitude. Si vos exigences de confidentialité sont élevées, une solution de bureau, où rien ne quitte l'appareil, est plus indiquée.

Les logiciels de bureau payants donnent-ils vraiment de meilleurs résultats ?

Dans certains cas oui, mais l'écart n'est pas aussi grand que la plupart des gens l'imaginent. Les avantages les plus nets des logiciels professionnels payants sont leurs moteurs OCR évolués, la reconnaissance multilingue et le traitement par lots ; si vous travaillez régulièrement avec des archives numérisées, cette différence compte. Sur un PDF textuel simple, en revanche, vous ne verrez généralement pas de différence notable entre la sortie d'un logiciel payant et celle d'un outil en ligne gratuit, car tous deux résolvent le même problème de fond avec les mêmes méthodes.

Dans quel cas vaut-il mieux ressaisir à la main plutôt que convertir ?

Si le document est court et sa mise en page complexe, la ressaisie se termine souvent plus vite. Convertir puis remettre en ordre une brochure de deux pages, riche en graphismes et à la mise en page particulière, peut prendre plus de temps que de la réécrire. De même, si la sortie doit respecter votre modèle d'entreprise, copier le texte et le coller dans votre propre modèle donne un résultat plus net que de batailler avec les mises en forme héritées de la conversion. Avec de longs documents en texte courant, la conversion reste en revanche incomparablement plus avantageuse.

Convertir un PDF en Word : outil en ligne, Word lui-même ou logiciel de bureau ?

Un même besoin, quatre voies différentes

Quiconque souhaite rendre modifiable le texte d'un PDF dispose en réalité de quatre options, et aucune n'est absolument supérieure aux autres. Le bon choix varie selon le type de document, la fréquence à laquelle vous accomplissez cette tâche, les logiciels dont vous disposez et le degré de sensibilité du contenu. Dans cet article, nous passons ces quatre voies en revue et précisons laquelle a du sens dans quel scénario.

Voie 1 : la fonction d'ouverture de PDF propre à Word

Microsoft Word sait depuis un certain temps ouvrir directement les fichiers PDF et les transformer en documents modifiables. Lorsque vous ouvrez le fichier dans Word, le programme vous avertit qu'il va procéder à une conversion et, après votre confirmation, importe le document dans son propre format.

Points forts : aucun logiciel supplémentaire ni connexion Internet n'est nécessaire. Le fichier ne quitte pas votre ordinateur, ce qui en fait l'une des options les plus sûres du point de vue de la confidentialité. Si Word est déjà installé, cette voie ne vous coûte rien de plus.

Points faibles : elle ne fonctionne qu'avec les PDF textuels ; avec un document numérisé, vous obtenez un fichier ne contenant rien d'autre que des images de pages. Avec des mises en page complexes, Word peut découper le texte en un grand nombre de zones en cherchant à imiter la page, et le document obtenu peut se révéler plus difficile à modifier que l'original. Pour les utilisateurs sans licence Word, cette option est d'emblée écartée.

Quand la choisir : si Word est installé, que le document est textuel et que la confidentialité est une priorité, c'est la première voie à essayer.

Voie 2 : les outils de conversion en ligne

Les outils qui fonctionnent dans le navigateur réalisent la conversion côté serveur après le téléversement, puis vous font télécharger le DOCX.

Points forts : ils ne demandent aucune installation et le système d'exploitation importe peu ; ils fonctionnent depuis un téléphone, une tablette ou un poste de travail aux droits restreints. Le traitement s'effectuant sur le serveur, la puissance de votre propre matériel n'influe pas sur le résultat. Pour des tâches ponctuelles occasionnelles, c'est la voie qui présente le moins de frictions.

Points faibles : le fichier quitte votre appareil, même brièvement ; pour des documents sensibles, c'est à prendre en compte. Une connexion Internet est nécessaire, et avec de très gros fichiers le téléversement peut durer plus longtemps que le traitement. La plupart des services imposent des limites de taille de fichier ou d'usage quotidien.

Une remarque honnête s'impose ici : une part notable des outils en ligne, le nôtre compris, s'appuie sur des logiciels libres comme LibreOffice comme moteur de conversion. Cela donne de bons résultats avec des documents simples ou moyennement complexes ; mais avec des pages très travaillées, des cadres imbriqués et des polices inhabituelles, il ne faut pas attendre un résultat identique. Prévoyez la relecture du résultat et de petites corrections comme une part normale du processus.

Voie 3 : les logiciels PDF de bureau

Les logiciels PDF professionnels comme Adobe Acrobat, et leurs équivalents payants, effectuent la conversion en local et intègrent généralement une prise en charge avancée de l'OCR.

Points forts : le fichier ne quitte pas l'appareil. Avec les documents numérisés, les moteurs OCR intégrés reconnaissent le texte plus fidèlement que la plupart des options gratuites et se débrouillent mieux avec les documents multilingues. Les fonctions de conversion par lots, capables de traiter des dizaines de fichiers d'un coup, font gagner un temps considérable sur les travaux d'archives. Ils offrent en outre davantage de contrôle sur les réglages de conversion.

Points faibles : ils sont généralement payants, et la plupart se vendent désormais par abonnement ; pour qui convertit un PDF quelques fois par an, cette dépense n'a pas de sens. Ils exigent installation et gestion de licence, ce qui peut poser des problèmes de droits en environnement professionnel. Ouvrir un programme et y importer un fichier est plus lent, pour un document unique, que de le glisser dans un navigateur.

Quand la choisir : si vous accomplissez ce travail régulièrement et en volume ; si vous travaillez avec des archives numérisées ; si la non-sortie des données de l'appareil est une exigence de l'entreprise.

Voie 4 : la ressaisie manuelle

La voie qui vient généralement à l'esprit en dernier, mais qui est parfois réellement la meilleure, consiste à copier le texte dans votre propre document ou simplement à le réécrire.

Points forts : elle vous donne la maîtrise totale du résultat. La sortie se conforme directement à votre modèle et à vos normes de mise en forme ; aucun résidu de mise en forme à nettoyer. Elle ne réclame ni outil, ni licence, ni connexion, et elle est irréprochable en matière de confidentialité.

Points faibles : avec de longs documents, le coût en temps se multiplie rapidement, et le report manuel comporte un risque de coquilles ; avec un contenu riche en chiffres en particulier, ce risque est sérieux.

Quand la choisir : si le document est court ; si vous n'avez besoin que de quelques paragraphes ; si la sortie doit se conformer exactement à votre modèle d'entreprise ; ou si la mise en page du document est si complexe que la remise en ordre après conversion prendrait plus de temps que la réécriture.

Un guide de décision pratique

Vous avez Word, et le document est textuel et simple : essayez d'abord la fonction d'ouverture de PDF de Word, elle suffira probablement.
Pas de Word, ou vous êtes sur un autre appareil, et vous avez un seul fichier à convertir : l'outil en ligne PDF vers Word est la voie la plus rapide.
Vous devez transformer en texte des centaines de documents d'archives numérisés : un logiciel de bureau professionnel doté d'un OCR solide et du traitement par lots vaut l'investissement.
Le document contient un projet de contrat, des données de santé ou des secrets d'affaires : privilégiez les solutions locales ou évitez les services dont vous ignorez la politique de conservation.
Vous n'avez besoin que de deux paragraphes : sélectionner et copier le texte dans la visionneuse PDF est bien plus rapide qu'une conversion.
Le document est une brochure de deux pages très graphique : envisagez sérieusement de la réécrire plutôt que de remettre en ordre après conversion.
Vous n'avez qu'une date à corriger dans le PDF : utilisez directement un outil d'édition PDF plutôt que de convertir vers Word et retour ; la mise en page reste parfaitement intacte.

Ce qu'aucune méthode ne résout

Pour finir, il convient de rappeler un fait valable quelle que soit la voie choisie. La structure des paragraphes, des colonnes et des tableaux n'est souvent pas enregistrée du tout dans un fichier PDF ; seul est enregistré quel caractère est tracé où. Par conséquent, tout convertisseur doit deviner, à partir des coordonnées, une structure qui n'existe pas. C'est pourquoi un certain degré de rupture sur les mises en page complexes est commun à toutes les méthodes, et un outil plus coûteux ne l'élimine pas, il réduit seulement quelque peu la marge d'erreur.

Travailler en gardant cette réalité à l'esprit vous aide à la fois à choisir le bon outil et à ne pas perdre de temps à changer inutilement d'outil en découvrant le résultat.

En résumé

Si Word est installé et le document simple, sa fonction intégrée suffit le plus souvent. Pour des tâches ponctuelles occasionnelles, les outils en ligne présentent le moins de frictions. Pour qui traite de gros volumes de documents numérisés, un logiciel de bureau professionnel fait une réelle différence. Et avec des documents courts ou excessivement complexes, la ressaisie manuelle donne toujours le résultat le plus net. Décider en fonction du document est toujours plus productif que de s'obstiner sur une seule méthode.