Que signifie exactement l'incorporation des polices ?

L'incorporation signifie que les informations de tracé des caractères des polices utilisées dans le document sont copiées à l'intérieur même du fichier PDF. Dans un PDF incorporé, le fichier transporte tout ce qui est nécessaire pour dessiner le texte ; que cette police soit installée ou non sur l'ordinateur qui l'ouvre ne change rien. Un PDF sans incorporation ne stocke en revanche que le nom et les métriques de la police et laisse le tracé au logiciel de lecture. Si celui-ci ne trouve pas la police, il en substitue une autre et l'apparence change.

Toutes les polices peuvent-elles être incorporées ?

Techniquement la plupart le peuvent, mais les polices portent leurs propres indicateurs de licence. Certaines polices commerciales sont marquées comme non autorisées à l'incorporation dans les fichiers ; dans ce cas l'incorporation est ignorée lors de la conversion et une police similaire est substituée. La quasi-totalité des polices largement diffusées livrées avec Windows sont incorporables. Cette restriction apparaît plus souvent avec les polices gratuites ou en version d'essai téléchargées sur Internet.

Qu'est-ce que l'incorporation par sous-ensemble et en quoi diffère-t-elle de l'incorporation complète ?

Dans l'incorporation par sous-ensemble, seuls les caractères réellement utilisés dans le document sont placés dans le fichier, et non la police entière. Si un titre n'emploie qu'une dizaine de lettres, transporter une police de plusieurs milliers de caractères est inutile. Le sous-ensemble réduit sensiblement la taille du fichier et donne exactement le même résultat visuel que l'incorporation complète. Son seul inconvénient est que, si vous souhaitez ensuite modifier du texte dans ce PDF, vous pourriez avoir besoin d'un caractère qui n'a pas été incorporé.

Comment savoir si les polices de mon document sont incorporées ?

La plupart des lecteurs PDF proposent un onglet des polices dans la fenêtre des propriétés du fichier ou du document. À côté de chaque police listée, il est indiqué si elle est incorporée et, le cas échéant, s'il s'agit d'un sous-ensemble. Une vérification plus pratique consiste à ouvrir le PDF sur un autre appareil où les polices ne sont pas installées, votre téléphone par exemple, et à comparer l'apparence. Si les formes des lettres et les retours à la ligne sont identiques, l'incorporation a très probablement été faite correctement.

Pourquoi l'incorporation des polices compte lors du passage de Word au PDF

Le même fichier, deux apparences différentes

Vous préparez un document avec soin, vous alignez les titres, vous faites tenir le tableau parfaitement sur la page. Vous envoyez le fichier et une capture d'écran vous revient avec la question : « chez toi aussi ça ressemble à ça ? ». Les lignes se sont décalées, le titre s'est coupé sur deux lignes, le tableau déborde.

Derrière cette situation se cache presque toujours un seul mécanisme : la substitution de polices. Cet article explique pourquoi la substitution se produit, comment l'incorporation l'empêche et quels choix déterminent le résultat lors du passage de Word au PDF.

Un document Word ne transporte pas ses polices

Le point essentiel à comprendre est celui-ci : un fichier .docx ne transporte pas en lui les polices qu'il utilise. Il n'en transporte que les noms.

Lorsque votre document indique « Calibri, 11 points », ce qui est stocké dans le fichier est ce nom et cette taille. L'information sur la façon dont les lettres sont réellement tracées ne se trouve pas dans le fichier mais dans le fichier de police installé sur le système d'exploitation de l'ordinateur qui ouvre le document. Lorsque Word ouvre le document, il cherche ce nom sur le système, le trouve et trace les lettres en conséquence.

Ce choix de conception a une raison solide : les polices sont des logiciels protégés par le droit d'auteur, et les copier dans chaque document serait à la fois problématique du point de vue des licences et coûteux en taille de fichier. Mais ce choix rend la portabilité du document directement dépendante de la présence de la police partout.

Comment se produit la substitution et pourquoi casse-t-elle la mise en page ?

Lorsque le système qui ouvre le document ne trouve pas la police demandée, il ne signale pas d'erreur ; il utilise silencieusement l'alternative la plus proche qu'il trouve. Ce comportement paraît raisonnable du point de vue de l'expérience utilisateur — après tout, mieux vaut afficher quelque chose qu'une page blanche. Mais il rend le résultat imprévisible.

Le problème n'est pas seulement que « les lettres ont l'air différentes ». Le véritable enjeu, ce sont les métriques. Dans chaque police, chaque lettre possède une largeur qui lui est propre. Si la lettre « m » mesure 12 unités dans une police, elle peut en mesurer 13 dans la police substituée. Pour une seule lettre cette différence est négligeable ; mais un paragraphe contient des milliers de lettres.

Ces écarts s'accumulant, la longueur totale d'une ligne change. Quand la longueur de ligne change, l'endroit où le texte passe à la ligne suivante change. Quand les retours à la ligne changent, le nombre de lignes occupées par le paragraphe change. Quand ce nombre change, les sauts de page se décalent. Ainsi, une seule police introuvable peut casser toute la mise en page d'un document de trente pages par effet domino.

Les tableaux y sont particulièrement exposés. Si le texte d'une cellule ne tient plus à cause des lettres plus larges de la police substituée, il passe à la ligne, la cellule grandit, la ligne grandit, et le tableau ne tient plus sur la page.

La solution du PDF : l'incorporation

Le PDF résout ce problème en faisant ce que Word ne fait pas : il place la police à l'intérieur du fichier.

Lorsque l'incorporation est effectuée, le fichier PDF transporte en lui les définitions de caractères nécessaires au tracé du texte. Le logiciel qui ouvre le fichier ne cherche plus sur le système ; il utilise directement les définitions contenues dans le fichier. Le document a donc exactement la même apparence, même sur un ordinateur où la police n'est pas installée du tout.

C'est le fondement technique de la promesse du PDF d'« avoir la même apparence partout ». Cette promesse ne vaut que si les polices sont réellement incorporées ; un PDF sans incorporation conserve la même fragilité que le document Word. De fait, la plupart des cas rencontrés en pratique du type « même en PDF c'était cassé » sont des PDF sans incorporation.

Incorporation complète et incorporation par sous-ensemble

L'incorporation prend deux formes courantes, et la différence entre elles se manifeste dans la taille du fichier.

L'incorporation complète place dans le fichier l'intégralité du jeu de caractères de la police. Une police peut contenir des milliers de caractères couvrant l'alphabet latin, le cyrillique, les lettres grecques, les symboles mathématiques et la ponctuation. Même si votre document n'en utilise qu'un pour cent, tous entrent dans le fichier.

L'incorporation par sous-ensemble ne prend que les caractères réellement présents dans le document. Si vous avez rédigé un texte en français sans jamais employer de lettre cyrillique, les caractères cyrilliques ne sont pas placés dans le fichier. Cela réduit sensiblement la taille, surtout dans les documents utilisant de nombreuses polices différentes.

Visuellement, il n'existe aucune différence entre les deux — le document s'affiche correctement dans les deux cas. Le seul inconvénient pratique du sous-ensemble est que, si vous tentez ensuite de modifier du texte dans ce PDF, vous pourriez rencontrer un problème au moment de saisir un caractère absent du fichier. Le PDF n'étant de toute façon pas un format conçu pour l'édition, il s'agit d'une limite théorique pour la plupart des utilisateurs.

Alors, qu'est-ce qui peut mal tourner ?

Pour être honnête, l'incorporation n'est pas toujours garantie.

Restrictions de licence. Les fichiers de police contiennent un indicateur précisant si la police peut être incorporée dans des documents. Certaines polices commerciales sont marquées comme non autorisées. Si vous avez utilisé une telle police, l'incorporation est ignorée lors de la conversion et la substitution prend le relais. Cela se produit silencieusement, sans aucun avertissement.

Police absente du système. Si la conversion s'effectue non pas sur votre ordinateur mais sur un serveur, la police particulière employée dans le document peut ne pas y être installée non plus. Dans ce cas il n'y a rien à incorporer ; la substitution a déjà eu lieu au moment de la conversion, et le PDF est figé dans son état substitué.

Ce second point est important car il est souvent mal compris : convertir en PDF ne restaure pas une police manquante. Si la police est absente au moment de la conversion, le PDF rend cette apparence dégradée définitive. Si vous utilisez une police rare, la voie la plus sûre est donc d'effectuer la conversion sur votre propre ordinateur, où la police est installée, puis de partager le résultat.

Que faire en pratique ?

Préférez les polices répandues. Utiliser dans le corps du texte des polices présentes partout comme Arial, Times New Roman ou Calibri annule en grande partie le risque de substitution. Si l'identité de votre entreprise impose une police particulière, la limiter aux titres réduit les dégâts.

Vérifiez le résultat sur un autre appareil. Tout paraît correct sur votre ordinateur, puisque la police y est installée. Le véritable test consiste à ouvrir le PDF sur votre téléphone ou un autre ordinateur. Si les retours à la ligne et les numéros de page sont identiques, l'incorporation a fonctionné.

Considérez l'augmentation de taille comme normale. L'incorporation alourdit le PDF. Dans un document utilisant plusieurs polices, cette hausse peut atteindre quelques centaines de kilo-octets. C'est un prix raisonnable pour que le document s'affiche correctement partout.

Avoir ce mécanisme à l'esprit en convertissant votre document Word en PDF supprime la question « pourquoi c'est bon chez moi et cassé chez lui » avant même qu'elle ne se pose.

Le cas des documents d'archive

Pour des documents destinés à être conservés des années, l'incorporation n'est plus une commodité mais une exigence. C'est précisément pour cela que le profil d'archivage PDF/A impose l'incorporation des polices. La logique est simple : une police courante aujourd'hui peut n'être disponible sur aucun système dans vingt ans. Un document incorporé restera lisible ; un document non incorporé s'ouvrira substitué et avec une mise en page cassée.

Pour les documents ayant valeur d'archive officielle, de contrat ou d'archive d'entreprise à long terme, respecter cette distinction revient à résoudre aujourd'hui un problème que l'on rencontrerait dans dix ans.

En résumé

Un document Word ne transporte pas ses polices, seulement leurs noms ; c'est pourquoi le même fichier peut s'afficher différemment selon les ordinateurs. Le PDF supprime cette dépendance en incorporant la police dans le fichier, garantissant une apparence identique partout. L'incorporation échoue toutefois parfois, en raison de restrictions de licence ou de l'absence de la police dans l'environnement de conversion. L'approche la plus robuste consiste à utiliser des polices répandues et à vérifier une fois le résultat sur un appareil où la police n'est pas installée.