Cómo aplanar (flatten) un formulario PDF

Has rellenado un formulario PDF. Cuando lo envías a la otra parte, los campos se ven vacíos; o al imprimirlo el contenido no sale; o el destinatario puede cambiar lo que has escrito. Los tres problemas tienen una única solución: el aplanado. La operación convierte los campos de formulario y las anotaciones en contenido fijo de la página.

Qué hace el aplanado

En un PDF, un campo de formulario es un objeto aparte que se sitúa sobre la página. El contenido de la página es una capa y los campos de formulario son otra. El campo lleva un valor ("Ana García") y tiene un flujo de apariencia que define cómo se verá ese valor en pantalla.

El aplanado fusiona esas dos capas. Dibuja la apariencia del campo en el contenido de la página y borra la definición del campo interactivo. Como resultado:

• El texto pasa a ser una parte inseparable de la página.
• El campo ya no se puede pulsar ni editar.
• Todos los visores y todas las impresoras muestran el contenido igual.

La misma operación vale para las anotaciones: notas adhesivas, resaltados, dibujos, sellos, cuadros de texto. Todos ellos son objetos independientes situados sobre la página y en el aplanado se convierten en contenido fijo.

Paso 1: Ten claro por qué aplanas

Hay cuatro motivos habituales para aplanar, y cuál sea el tuyo determina qué comprobarás después:

Consistencia de apariencia. Algunos visores dibujan los campos de formulario de otra manera: distinta tipografía, distinto borde, distinta alineación. Las aplicaciones móviles y los visores integrados en el navegador son especialmente inconsistentes en esto. Tras el aplanado, todo el mundo ve lo mismo.

Problema de impresión. Algunos controladores de impresora y visores no imprimen el contenido del formulario. Esta es la solución estándar a la queja de "he rellenado el formulario pero sale en blanco".

Inalterabilidad. Si no quieres que el destinatario cambie los valores rellenados, tienes que aplanar. En un formulario sin aplanar, el destinatario puede editar los campos libremente.

Compatibilidad. Algunos sistemas de gestión documental, sistemas de archivo y cadenas de procesamiento automático no tratan bien los campos de formulario interactivos. El formato de archivo PDF/A también restringe algunas funciones de formulario.

Paso 2: Haz una copia del original

No te saltes este paso, porque el aplanado es irreversible.

Guarda tu archivo relleno pero sin aplanar con un nombre distinto ("presupuesto-relleno.pdf" y "presupuesto-aplanado.pdf"). Cuando después tengas que corregir una cifra, no podrás hacerlo en el archivo aplanado; tendrás que abrir el original, volver a rellenarlo y aplanarlo de nuevo.

Si tienes la plantilla del formulario en blanco, guárdala también. Si vas a reutilizar el mismo formulario, ese es el archivo más valioso.

Paso 3: Aplica el aplanado

Abre la herramienta de aplanado de formularios y sube tu archivo. El proceso se ejecuta en tu navegador; como los formularios rellenos suelen contener información personal, que el archivo no vaya al servidor es una diferencia importante.

Durante el proceso ocurre esto:

| Elemento | Tras el aplanado | |---|---| | Campos de texto | El valor se convierte en texto fijo | | Casillas de verificación | Se fija la apariencia marcada/sin marcar | | Botones de opción | Se fija la apariencia seleccionada | | Listas desplegables | El valor seleccionado pasa a texto fijo | | Campo de firma (dibujada) | Se fija la imagen | | Notas adhesivas | Su forma visible se dibuja en la página o se elimina | | Resaltados | Pasan a ser una zona de color fija | | Dibujos libres | Pasan a ser un dibujo vectorial fijo | | JavaScript del formulario | Se elimina | | Hipervínculos | Normalmente se conservan |

Las dos últimas filas son importantes. Los formularios suelen llevar códigos JavaScript que hacen cálculos (campos de total, control de fechas, validación de campos obligatorios). El aplanado los elimina: como los valores ya están calculados y fijados, dejan de tener función.

Los hipervínculos, en cambio, suelen conservarse porque no son campos de formulario sino anotaciones de enlace, y la mayoría de las herramientas de aplanado no los tocan.

Paso 4: Comprueba el resultado

Abre el archivo aplanado y verifica esto:

¿Se ven todos los valores? ¿Está en la página el contenido de cada campo que has rellenado? Un problema poco frecuente: si el flujo de apariencia de algunos campos no está actualizado (el programa de formularios escribió el valor pero no refrescó la apariencia), el aplanado puede fijar una apariencia antigua o vacía. En ese caso, abre el formulario en otro visor, guárdalo y vuelve a intentarlo.

¿Los caracteres acentuados salen bien? Comprueba las tildes y la ñ. Si la tipografía del campo de formulario no está totalmente incrustada en el documento, puede haber problemas en el aplanado.

¿Se ha desbordado el texto de su caja? Si has introducido en un campo un texto demasiado largo para su caja, el campo se desplazaba en pantalla, pero en el aplanado solo se fija la parte visible. Compruébalo sin falta en los campos de dirección y de observaciones largos.

¿Las casillas están correctas? ¿Las que marcaste están marcadas y las demás vacías?

Prueba de impresión. Mira la vista previa con Ctrl+P. Si el motivo del aplanado era precisamente un problema de impresión, haz una impresión de prueba real.

¿Se han bloqueado de verdad los campos? Prueba a hacer clic en un campo de texto. Si todavía se puede editar, la operación no se ha completado.

Cuidado con las firmas

Esta es la parte más delicada del aplanado y hay que distinguir dos situaciones.

Imagen de firma dibujada a mano (con el ratón, con el dedo o una firma escaneada): es solo una imagen, no una estructura criptográfica. Aplanarla no crea problemas, incluso es útil porque impide que se modifique.

Firma digital (firma electrónica basada en certificado): se basa en el resumen criptográfico del contenido de bytes del documento en el momento de firmarlo. Como el aplanado reescribe el archivo, la firma queda inválida y la verificación da el error de "el documento se ha modificado tras la firma".

El orden correcto: aplana primero, firma después. Si vas a rellenar un formulario y ponerle firma digital, aplánalo antes de firmar. Aplanar un documento firmado destruye todo el sentido de la firma.

Cuándo no conviene aplanar

Si la otra parte va a rellenar el formulario. Si aplanas un formulario en blanco, deja de poder rellenarse. Parece obvio, pero es un error que se comete con facilidad al trabajar en lote.

Si el documento lleva firma digital. Como se ha explicado arriba.

Si vas a reutilizar el formulario. No aplanes tu archivo de plantilla.

Si existe la posibilidad de una corrección posterior. En documentos como presupuestos, facturas o solicitudes, aplaza el aplanado hasta la aprobación final.

Si hacen falta requisitos de accesibilidad. En los PDF etiquetados (tagged), los campos de formulario forman parte de la estructura de accesibilidad. El aplanado puede estropear la experiencia con lectores de pantalla.

El aplanado no es una herramienta de ocultación

Aclaremos un malentendido importante: el aplanado no elimina información confidencial.

Si pones una caja negra sobre un campo de formulario y aplanas, la caja se convierte en contenido fijo, pero el texto que hay debajo también se convierte en contenido fijo y sigue en el archivo. Puede salir a la luz con la herramienta de selección de texto o con una extracción de texto.

Para eliminar información confidencial hace falta una herramienta de redacción, que borra físicamente el contenido del archivo.

Además, el aplanado no siempre limpia los valores anteriores de los campos. Algunos PDF arrastran un historial de actualizaciones incrementales y las versiones previas del archivo pueden seguir dentro. Antes de compartir un documento delicado, plantéate también los pasos de limpieza de metadatos y, si hace falta, de redacción.

En resumen

El aplanado convierte los campos de formulario y las anotaciones en contenido permanente de la página. Eso tiene cuatro ventajas prácticas: la misma apariencia en cualquier visor, una impresión correcta en cualquier impresora, que el destinatario no pueda modificarlo y la compatibilidad con los sistemas de archivo. Como la operación es irreversible, guarda siempre el original relleno. No lo apliques en documentos con firma digital: el aplanado debe ir antes de la firma. Y no olvides que el aplanado no oculta nada; para la información confidencial hace falta redacción. Tras aplicarlo, comprobar que se ven todos los valores, que los caracteres acentuados se dibujan bien y que los textos largos no se han cortado remata el trabajo.